Vraag jij je wel eens af of je Crescendo beter kunt gebruiken dan je nu doet? Het antwoord is: waarschijnlijk wel! Denk bijvoorbeeld aan het optimaliseren van filterregels, het automatische koppelen van incasso- en betaalbestanden of het gebruiken van een opvolgingsdocument. Stuk voor stuk handige manieren om het verwerken van je bankafschriften soepeler te laten verlopen.
De aankomende maanden geven we je praktische tips voor Crescendo in een serie van blogs. Verschillende onderdelen van Crescendo komen daarbij aan bod. Aan het eind van de serie onthullen we hoe je alle tips aan elkaar kunt knopen, waardoor je het werk binnen Crescendo praktisch automatisch laat verlopen.
Deze eerste blog uit de serie behandelt het opvolgingsdocument.
Het opvolgingsdocument
Een opvolgingsdocument is een document dat, indien ingericht, door Crescendo wordt aangemaakt voor alle bankafschriftregels die nog niet verwerkt kunnen worden op het moment van boeken van het originele bankafschrift.
Handmatig overboeken verleden tijd
Het opvolgingsdocument stelt jou in staat om op een later tijdstip bijvoorbeeld alsnog de juiste boeksleutel aan een boeking mee te geven of een bijbehorende openstaande factuur te koppelen. Daarna kunnen de regels opnieuw worden geboekt. De originele bankafschriftregel wordt daarbij automatisch afgeletterd tegen de tegenboekingsregel uit het opvolgingsdocument. Handmatig overboeken in Financials is verleden tijd.
Een opvolgingsdocument is essentieel bij een stornoverwerking wanneer de incasso-ontvangst op hetzelfde bankafschrift plaatsvindt. In dit geval zal je in je originele bankafschrift de incasso-ontvangsten verwerken, waarmee de betaalstatus van de factuur op ‘Betaald’ komt te staan. Storneringen die horen bij de zojuist geboekte incasso-ontvangst, bijvoorbeeld door onvoldoende saldo, kun je in het opvolgingsdocument afhandelen.
Bankafschriftregels parkeren
Als je dit idee verder doortrekt, dan geeft een opvolgingsdocument je dus de mogelijkheid om bankafschriftregels te ‘parkeren’ op een tussenrekening om later uit te zoeken. Daarmee kan het originele bankafschrift, met de banksaldo’s, sneller verwerkt worden.
Crescendo genereert bij het verwerken van het opvolgingsdocument automatisch een tegenboeking (inclusief aflettering) op de tussenrekening waar de originele bankafschriftregel ‘geparkeerd’ is. Dus daar heb je ook geen omkijken naar.
Boekingsgang van een opvolgingsdocument:
De voordelen op een rij
- Uitzoekposten zijn in één document zichtbaar en niet verstopt op verschillende tussenrekeningen in je administratie.
- Het bankafschrift kan in zijn geheel geboekt worden ondanks de openstaande vragen. Dit is gewenst bij de periodeafsluiting en het debiteurenbeheer. De debiteurenbeheerder ziet de facturen die wel afgeletterd kunnen al terug in de administratie.
- Automatische verwerking van storneringen en afletteren in Crescendo is makkelijker dan in Unit4 Financials.
- Memoriaal boekingen en afzonderlijke handmatige afletteringen zijn niet meer noodzakelijk.
Dubbel zo efficiënt zijn?
Wil je dubbel zo efficiënt bezig zijn met het opvolgingsdocument? In het volgende blog zoomen we in op het beheer en inrichten van je filterregels. Ook in combinatie met het opvolgingsdocument. De inrichting van je filterregels kan het werken met opvolgingsdocumenten namelijk vele malen efficiënter maken.
Hulp nodig bij het inrichten van een opvolgingsdocument?
Heb je interesse in het inrichten van een opvolgingsdocument maar weet je niet hoe dit moet? Of wil je meer weten over onze werkwijze? Neem dan gerust contact met ons op via onderstaande button.
