Automatiseren met Crescendo #2: filterregels

Vraag jij je weleens af of je Crescendo efficiënter kunt gebruiken dan je nu doet? Het antwoord is: waarschijnlijk wel!

Heb je bijvoorbeeld al aandacht besteed aan het opvolgingsdocument? Dit was het onderwerp van de eerste blog uit deze serie. Het stelt je in staat om op een later tijdstip alsnog de juiste boeksleutel aan de boeking mee te geven of een openstaande factuur te koppelen. Daarna kunnen de regels opnieuw worden geboekt. Handmatig overboeken in Financials is verleden tijd.

De komende maanden geven we je praktische tips voor Crescendo in een serie van blogs. Verschillende praktische tools van Crescendo komen daarbij aan bod. Aan het eind van de serie onthullen we hoe je alle tips aan elkaar kunt knopen, waardoor je het werk binnen Crescendo praktisch automatisch laat verlopen.

Deze tweede blog behandelt de filterregels.

Wat zijn filterregels?

Filterregels zijn zelf ingerichte zoekopdrachten die bij de bankafschriftregels horen. De informatie die bij een bankafschriftregel hoort, noemen we het ‘commentaar’. Op basis van dit commentaar, wat we van de bank ontvangen, kunnen we Crescendo op bankafschriftregelniveau een zoekopdracht geven. Door deze zoekopdrachten kan Crescendo bijvoorbeeld de openstaande factuur in Financials vinden of direct de juiste boeksleutel toekennen.

Inrichten en beheren (!) van filterregels

Inrichten
Bij het inrichten van de filterregels wil je rekening houden met de zoekvolgorde. Vaak worden er zoekopdrachten gedefinieerd voor bijvoorbeeld factuurnummer(s) en klantnummer(s). Hierbij wil je natuurlijk eerst op zoek naar het factuurnummer. Deze is uniek. Eén klantnummer kan daarentegen meerdere openstaande facturen hebben.

Naast de volgordelijkheid heb je bij het inrichten van de filterregels meer aspecten waar je over na kan denken. Bijvoorbeeld:

• Wat doe ik met deelbetalingen?
• Boek ik (kleine) betalingsverschillen automatisch af? Zo ja, tot welk bedrag?
• Wat is de aflettervolgorde? FIFO, LIFO of naar rato?
• Wat doe ik met storneringen? Ontvangst (aflettering) ongedaan maken? Extra informatie toevoegen aan gestorneerde factuur? Agenda item toevoegen?
• Wil ik bij het wijzigen van de boeksleutel een bankafschriftregel terug laten komen in een opvolgingsdocument?

Beheren
Filterregels zijn afhankelijk van het commentaar dat de klant en/of jouw organisatie levert aan de bank bij een transactie. De bank kan dit commentaar ook aanvullen. Dat kan dan weer reden zijn om de filterregels opnieuw te bekijken.

• Verrijkt de bank het commentaar met extra informatie van de betalende partij? Dan opent dit mogelijkheden voor nieuwe zoekopdrachten (en dus aanpassingen in bestaande filterregels).
• Verandert de organisatie de opbouw van het factuurnummer (bijvoorbeeld: vermelding van het jaartal in het factuurnummer)? Ook dit kan aanleiding zijn om naar je filterregels te kijken.

Het beheren van filterregels is geen dagelijkse activiteit. Wij adviseren om periodiek naar je filterregels te (laten) kijken, want het is zonde om handmatig aanpassingen door te voeren wanneer het automatisch kan!

Filterregels en het opvolgingsdocument

In het vorige blog van deze serie heb je kunnen lezen hoe opvolgingsdocumenten bijdragen aan een snellere verwerking van correct afgehandelde facturen. Met een goede inrichting van je filterregels kun je dit proces nóg verder te versnellen.

Een praktische instelling is dat je aan kunt geven binnen welk domein de zoekopdracht actief moet zijn (zie onderstaande afbeelding). Door hier bij het inrichten van je filterregels rekening mee te houden, zorg je ervoor dat bij het inlezen van het originele bankafschrift alleen de zoekopdrachten uitgevoerd worden, waarvan je weet dat het resultaat correct is.

Bijvoorbeeld: volledige betalingen in je originele bankafschrift en deelbetalingen in je opvolgingsdocument laten filteren.

Naast het bepalen waar een zoekopdracht actief is, kan je ook bepaalde resultaten uit zoekopdrachten uitsluiten voor het opvolgingsdocument. Denk hierbij aan filterregels die enkel de boeksleutel aanpassen voor bijvoorbeeld bank- of interestkosten.

Door onder meer bij deze instellingen stil te staan bij het inrichten van je filterregels, heb je aan de afhandeling van je originele bankafschrift geen werk. De bankafschriftregels die aandacht behoeven keren terug in je opvolgingsdocument.

Productiviteitsboost met bijlagen

Kunnen bijlagen zorgen voor een productiviteitsboost? Jazeker! In de volgende blog in deze serie zoomen we in op de toegevoegde waarde van bijlagen in Crescendo. We onthullen de mogelijkheden voor het efficiënt verwerken hiervan. Stap voor stap naar automatisering met Crescendo.

Hulp nodig bij het inrichten van je filterregels?

Heb je interesse in het inrichten van je filterregels maar weet je niet hoe dit moet? Of wil je meer weten over onze werkwijze? Neem dan gerust contact met ons op via onderstaande button.