Herken je dit? Je merkt dat je rapport traag is. Die vraag leg je neer bij de database administrator. Vervolgens zit je ongeduldig te wachten op de oplossing.
Hoe fijn zou het zijn als je zelf de performance van het rapport kan verbeteren? Wij geven je tips om onafhankelijk van de database administrator verbeterslagen door te voeren. Sommige tips zijn tool-onafhankelijk, andere tips hebben betrekking op SAP BusinessObjects.
Opbouw rapport
Voordat we ingaan op de factoren die de performance beïnvloeden, wil ik je eerst meenemen in de opbouw van het rapport, oftewel het Webintellingence document.
Het Webintelligence document bestaat uit 3 lagen.
- Beveiliging: in deze laag staan de gegevens die de toegang regelen tot het rapport.
- Gegevens: de gegevens die opgehaald zijn na het verversen van het document staan in het rapport.
- Presentatie: in de presentatielaag staan de rapporten (tabbladen) en visualisaties (grafieken en tabellen). Ook slaat het document hier de formules, berekeningen-filters en alle andere bewerkingen op.
Tip 1: Duidelijke uitgangspunten
Niet altijd wordt een rapport opgebouwd met een duidelijk plan voor ogen. Daarom is het praktisch om vóór het bouwen, eerst deze vragen te beantwoorden:
- Wat is het doel van het document?
- Welke vragen beantwoordt het document?
- Voor welke gebruikers is dit document?
- Kan het document in meerdere rapporten gesplitst worden, waardoor je specifieke rapporten krijgt?
Tip 2: Zo min mogelijk gegevens in het rapport
Haal niet meer gegevens op dan nodig is. Hanteer hierbij de volgende vuistregels:
- Selecteer alleen gegevens die nodig zijn voor het doel van het rapport.
- 50.000 rijen is een aanvaardbaar aantal
- hanteer als absoluut maximum 500.000 rijen per document
- hoe meer objecten, hoe minder rijen
- houd de ‘scope of analysis’ zo klein mogelijk
- zet query stripping aan, want dit verwijdert ongebruikte objecten uit de dataproviders
- Voeg geen dataprovider toe die niet nodig is voor het rapport.
- 5 dataproviders is een redelijk aantal
- hanteer als absoluut maximum 15 dataproviders
- Let op bij het gebruik van optionele aanwijzingen.
De optionele aanwijzing kan het document zowel positief als negatief beïnvloeden. Het niet invullen van een aanwijzing zorgt ervoor dat de Webintelligence de ‘query’ opnieuw genereert. Dit kost tijd. Door het weglaten van de aanwijzing kan de query veel sneller zijn. Dit nettoresultaat heeft een positieve invloed op de performance.
Tip 3: Query- versus rapport-filters
Gebruik zoveel mogelijk query-filters. Dit beperkt de hoeveel gegevens in het rapport. Bijvoorbeeld: de gebruiker mag met een invoerbesturingselement het jaar selecteren dat het rapport toont. De query haalt alle jaren uit de database. Is dit noodzakelijk? Of kun je dit beperken tot bijvoorbeeld dit jaar en vorig jaar?
Tip 4: Koppelen van rapporten
Het afdelingsmanagement vraagt om een budgetoverzicht van hun afdelingen. In dit document moet de manager naar de detailgegevens kunnen voor verdere analyse. Deze eis heeft tot gevolg dat het aantal regels in het document explodeert.
Veel van deze detailregels zijn niet nodig, omdat de manager alleen geïnteresseerd is in de details bij eventuele afwijkingen. Dit kun je oplossen met een sub-rapport dat alleen die gegevens ophaalt die bij een afwijking horen. Dit koppel je dan via een ‘document link’ aan het hoofddocument.
Tip 5: Planning van rapporten
Bij sommige documenten duurt het uitvoeren van de query's op de database erg lang. Het plannen (scheduling) van de documenten biedt hier een oplossing. Je wilt bijvoorbeeld morgen aan de gang met de ziekteverzuimgegevens. Het verversen van het document duurt ongeveer 2 uur. Het is vervelend als je hier op moet wachten. Als je dit document ‘s nachts laat verversen, dan staat het document de volgende dag met de actuele data klaar.
Conclusie
Gebruik dus de volgende vuistregels bij het maken van een rapportage.
- Bepaal eerst de uitgangspunten van de rapportage.
- Haal niet meer gegevens op dan strikt noodzakelijk.
- Houd de opbouw van het rapport zo eenvoudig mogelijk en beperk het aantal tabbladen.
Als je dit aanhoudt is je rapport een stuk sneller. Succes!
En als je hulp nodig hebt, weet je ons te vinden.
