Wie al wat langer met Unit4 Financials werkt is ongetwijfeld bekend met het aanmaningsproces. Binnen de applicatie Unit4 Financials versie 13 en 14 bepaal en selecteer je uiterst gemakkelijk de facturen die voor een aanmaning/herinnering in aanmerking komen. Vervolgens stel je ‘severity levels’ in op basis van het aantal dagen dat verstreken is vanaf de datum dat de factuur verstuurd is of sinds de vervaldatum van de factuur.
Iedere volgende stap stel je in op basis van het aantal dagen verstreken sinds de vorige aanmaning. U zou het bijvoorbeeld als volgt kunnen inregelen:
Stap 1
1 dag na vervaldatum: herinnering sturen dat de vervallen factuur nog niet betaald is en verzoeken om binnen
7 dagen te betalen.
Stap 2
7 dagen na de eerste herinnering: de 1e aanmaning versturen met het (dringende) verzoek om uw factuur binnen 7 dagen na dagtekening van de aanmaning te voldoen. Tip: nooit ‘1e aanmaning’ vermelden. De ontvanger weet dan dat er meer herinneringen verstuurd zullen worden en heeft zo min of meer een reden om nog niet te betalen.
Stap 3
7 dagen na de 1e aanmaning: de 2e aanmaning versturen met daarbij de vermelding dat wanneer de factuur niet binnen 7 dagen is voldaan, dat deze geïnd gaat worden aan het incassobureau. Hierbij kunt u eventueel aangeven dat er dan extra kosten in rekening gebracht zullen worden.
Stap 4
7 dagen na de 2e aanmaning: een brief versturen waarin u meldt dat u zich helaas gedwongen zag de vordering uit handen te gegeven aan uw incassobureau.
Nadat het aanmaningsproces is gestart zal het systeem een voorstellijst genereren met alle facturen die voldoen aan de opgegeven selectiecriteria. Op dat moment in het traject is het vanzelfsprekend nog mogelijk om specifieke klanten of facturen uit de lijst te verwijderen zodat zij geen herinneringsbrief en aanmaningsbrieven ontvangen. Deze klanten kunt u bijvoorbeeld met een telefoontje of een persoonlijke e-mail (laten) herinneren aan de nog onbetaalde factuur of facturen.
Letter Data Transfer Tables tabellen
De laatste te nemen actie in het aanmaningstraject is het daadwerkelijk produceren van de aanmaningsgegevens. Hierbij worden de LETDTT (Letter Data Transfer Tables) tabellen gevuld met de informatie die nodig is voor een (gedetailleerde) brief.
Om die brief, te versturen via per post of e-mail, te kunnen produceren is een koppeling met een rapportagetool zoals Business Objects nodig. Met deze rapportagetool kan de data uit de LETDTT tabellen uitgelezen worden om opgemaakt te worden tot een herinnerings- en aanmaningsbrief.
Directe briefopmaak binnen Unit4 Financials 13 en 14
Met Unit4 Financials versie 13 en de uitbreiding in versie 14 van Unit4 Financials kunt u met PrintFormatter de briefopmaak direct binnen Unit4 Financials realiseren. Vervolgens kan, afhankelijk van het gekozen uitvoerapparaat, de brief geprint of per e-mail verstuurd worden. Benodigde functionele inrichting:
- Met de PrintFormatter het template (de brief layout) opzetten en de gegevens van het aanmaanproces koppelen via de standaard “REMINDER” dataview.
- Aanmaken van het uitvoerapparaat: bijvoorbeeld e-mail of pdf.
- Via Generiek Opvragen de dataview “Reminder” koppelen aan het printformaat en het uitvoerapparaat.
