Blog: Allocatie, maar dan anders

Met de standaard herverdeling van Unit4 Financials kunnen bedragen herverdeeld worden naar andere rekeningen, op percentuele of op dynamische basis. Overheadkosten kunnen bijvoorbeeld verdeeld worden op basis van geboekte verkoop over verschillende opbrengstcentra.

Een andere toepassing van de herverdeling is het boeken van een “voorlopig jaareinde”, zodat je niet hoeft te wachten op de goedkeuring van de auditor om cijfers te krijgen in periode 0 van het nieuwe jaar. Later kan dan alsnog de standaard jaarafsluit gedraaid worden.

Herverdelen kan van en naar de boeken, het register of de saldi. De elementen waarop geboekt moet worden, kunnen vast ingesteld worden, verwijzen naar de selectie van de regel of naar die van de verdeling. Mogelijkheden genoeg lijkt het. Maar er is meer.

De TAT of voluit: de Transaction Allocation Tool

Voor Nederlandse gemeenten heeft Unit4 nu een tool gemaakt om de BTW na de boeking te herverdelen op basis van gedefinieerde regels. Hierdoor kan je het aantal BTW-codes beperken en hoeft de invoerder niet te weten onder welk BTW-regime de betreffende kostenpost valt. De ‘Transaction Allocation Tool’ verdeelt de geboekte BTW naar kosten, compensatiefonds of terugvorderbaar. De tool is echter zodanig gemaakt dat hij ruimer inzetbaar is:

Er kunnen zoveel verdeelregels worden opgemaakt als nodig is
Je kunt ook alleen de BTW-lijnen, niet BTW-lijnen of alle lijnen herverdelen
Boekingen die herverdeeld moeten worden kun je selecteren door:
- Elementen te definiëren – mogelijk met wildcard
- Groepen te definiëren – mogelijk met wildcard

Op het stambestand verdeling definieer je vanaf welke datum de regel actief moet worden. Zo zorg je ervoor dat op het moment dat andere verdeelregels van kracht worden, deze automatisch worden toegepast.

Dit maakt dat de TAT ook voor andere toepassingen dan BTW kan worden ingezet. Denk bijvoorbeeld aan boekingen op tussenrekeningen die je automatisch wil laten overboeken op basis van elementen of elementgroepen die gebruikt worden in de rekeningsleutel.

Voordelen

Inzicht in de verdeling per document: het herverdelingsjournaal boekt een verwijzing naar de oorspronkelijke document-velden (originele documentcode, origineel documentnummer en lijnnummer).
Automatische verdeling in de periode van het document: het herverdelingsjournaal neemt de documentdatum, het jaar en de periode over van het oorspronkelijke document.
Verdelingspercentages zijn aanpasbaar per jaar/periode. Omdat de verdelingsregels werken op basis van een jaar/periode van ingang kunnen gewijzigde verdeelsleutels op eenvoudige wijze worden voorbereid en vanaf het juiste moment worden toegepast.
Uitzonderingen op verdelingen zijn mogelijk door hiermee rekening te houden in de definitie van de regels.

Enkele mogelijkheden:

De invoer (of interfaces) kun je eenvoudiger maken door te boeken op een vaste tussenrekening, waarna je de TAT de overboekingen naar de juiste rekening laat doen.
Bij gedeelde belastingplicht, waarbij de elementen of elementgroepen waarop geboekt is, bepalend zijn voor het belastingregime, kan de TAT de taak op zich nemen om de omboeking te doen op basis van een boeking met een standaard BTW-code.