Automatiseren is geen oplossing als processen het probleem zijn

Als ik uit het raam kijk, zie ik twee mannen hard aan het werk op straat. De eerste graaft een sleuf, de tweede gooit deze weer dicht. Na een dag hard werken is er per saldo niets veranderd. Ik kijk er met verbazing naar. De volgende dag zie ik een andere man bezig met het proberen een grote kabel in de onlangs omgewoelde grond te duwen. Weinig kans op succes zou ik denken.

Niemand die dit leest, zou voorstellen om de mannen van de eerste dag een graafmachine te geven in plaats van een schep om daarmee het werk sneller en beter te maken. Toch is dit iets wat ons regelmatig wordt gevraagd: het automatiseren van een proces om het efficiënter te maken, terwijl in de kern van het proces iets fout gaat.

Dat kan gaan om het automatiseren van het corrigeren van fouten, in plaats van het voorafgaande proces aan te passen waardoor er geen of minder fouten worden gemaakt. Of het gaat bijvoorbeeld om het implementeren van een factuur-workflowsysteem om het proces van goedkeuren van facturen te versnellen, in plaats van het aanpassen van het inkoop- en autorisatieproces zodat facturen die op goedgekeurde orders aansluiten niet nog apart beoordeeld hoeven te worden.

Als we de eerste man, die met zijn schep bezig is een geul te graven, vragen hoe het werk efficiëter kan, zal hij waarschijnlijk komen met: "Als we een graafmachine hadden, konden we veel sneller geulen graven." Vanuit zijn perspectief is dat logisch en een goede oplossing op de gestelde vraag. Als de manager vervolgens een inkoper vraagt om de beste en goedkoopste graafmachine te vinden, slaat hij de plank volledig mis. De kunst van een goede consultant is dan ook om de juiste mensen in de organisatie te helpen de juiste vragen te stellen. Op een goede vraag is het veel gemakkelijker een goed antwoord vinden. Dat maakt iedereen gelukkiger.

Om optimaal gebruik te maken van uw gehele inrichting van uw financieel systeem raden wij in de meeste gevallen aan om uw financiële processen in het geheel te analyseren en op basis daar van een besluit te nemen. Hiervoor heeft Solmate de Scan Optimalisatie Financiële Processen ontwikkeld.

Michel Laan

Meer blogs van Michel Laan

Automatiseren is geen oplossing als processen het probleem zijn

Michel Laan

Meer inspiratie en kennis

Gerelateerde blogs

Hoe zet je de inactieve gebruiker optimaal in?

Richt je vaste activa administratie effectief in met de module assets

Lokale en semioverheden missen kansen in Unit4 Financials by Coda