Automatiseren met Crescendo #3: Het werken met bijlagen

Vraag jij je weleens af of je Crescendo efficiënter kunt gebruiken dan je nu doet? Het antwoord is: waarschijnlijk wel!

Heb je bijvoorbeeld al aandacht besteed aan het opvolgingsdocument en je filterregels? Dit waren de onderwerpen van de eerste twee blogs uit deze serie. Met een goede inrichting van je filterregels heb je aan de afhandeling van je originele bankafschrift geen werk. De bankafschriftregels die aandacht behoeven keren terug in je opvolgingsdocument.

In dit blog bekijken we het derde onderwerp wat bijdraagt aan het automatiseren met Crescendo. Namelijk het werken met en automatisch koppelen van bijlagen. Deze bijlagen staan namelijk ook op originele bankafschriften. Als je hier aandacht aan besteedt, dan kan je het handmatige werk (nog) verder reduceren.

Wat is een bijlage?

Eén bijlage wordt door Crescendo aangemaakt op basis van één geboekt betaal- of incassovoorstel in Unit4 Financials. Doordat de bijlage wordt aangemaakt op basis van de incasso- en betaalvoorstellen weet Crescendo welke facturen in het aflettervoorstel moeten worden opgenomen. Een bijlage is géén PDF of tekstbestand, maar een groot aflettervoorstel. Zodra de bijschrijving (incassovoorstel) of afschrijving (betaalvoorstel) op het bankafschrift staat, kan deze gekoppeld worden aan de bijlage.

Hoe kan ik werken met bijlagen?

Binnen Crescendo is het werken met bijlagen een standaard functionaliteit. Uiteraard moeten Crescendo en Unit4 Financials er wel voor ingericht worden.

Van jouw bank ontvang je de bankafschriftregels. Deze bankafschriftregels hebben allemaal een kenmerk (transactietype). De bankafschriftregels die bij een incasso- of betaalvoorstel horen, worden door de bank aangeleverd met een specifiek transactietype, namelijk een batchtransactie. Door dit transactietype als bijlage bankafschriftregel in te richten, kan de door Crescendo gegenereerde bijlage gekoppeld worden aan de desbetreffende bankafschriftregel.

Hoe wordt een bijlage verwerkt?

Bij het creëren van een bijlage heeft Crescendo een aflettervoorstel aangemaakt met daarin de geïncasseerde of betaalde facturen van het bijbehorende voorstel. In dit aflettervoorstel ontbreekt de bij- of afschrijving (bankafschriftregel). Door de bijlage te koppelen aan de bijlage bankafschriftregel wordt het aflettervoorstel aangevuld met de bij- of afschrijving. Na het boeken van het bankafschrift wordt het aflettervoorstel uitgevoerd. Hiermee worden alle facturen die in het aflettervoorstel zitten afgeletterd met de bankafschriftregel.

Kortom:

• De bank levert de bankafschriftregels met de bij- en afschrijvingen aan. Deze horen bij de incasso- of betaalvoorstellen met een specifiek transactietype.
• Het specifieke transactietype is in Crescendo ingericht als bijlage bankafschriftregel.
• Crescendo is ingericht om bijlagen aan te maken op basis van de betaal- en incasso voorstellen van Unit4 Financials.
• Crescendo en Unit4 Financials zijn aanvullend ingericht om het aflettervoorstel uit te voeren.

Automatische koppeling

Het handmatig koppelen van een bijlage kost niet veel tijd, maar om zo snel mogelijk je originele bankafschrift te verwerken wil je het handmatige werk zo beperkt mogelijk houden. Dit is efficiënt en voorkomt fouten. Een bijlage kan automatisch gekoppeld worden aan de bijlage bankafschriftregel. Over die opties en mogelijkheden hebben we eerder deze blog geschreven. Dat het wel automatisch koppelen wél degelijk tijdswinst en voordelen oplevert, lees je in de volgende blog van deze serie.

De juiste configuratie in Crescendo

Je bent in deze serie meer te weten gekomen over het opvolgingsdocument, het beheer en inrichten van filterregels en het werken met bijlagen. Met de juiste configuraties kan je nu overgaan tot het (gedeeltelijk) geautomatiseerd verwerken van je bankafschriften richting Unit4 Financials. Welke configuraties je daarvoor nodig hebt, vertellen we je in de volgende en laatste blog van de serie.