Ruim 15 jaar geleden stond ik - toen nog als CODA werknemer- , onder andere samen met mijn collega Dasja Janssen, aan de wieg van de overheidstemplate BiLO (Basisinrichting Lokale Overheden). Nadat we meerdere gemeentes, provincies en waterschappen hadden geïmplementeerd in het toenmalige CODA Financials waren we tot de conclusie gekomen dat heel veel processen en inrichtingsvereisten bij lokale overheden identiek waren. Om toekomstige implementaties eenvoudiger te maken en voortaan aanmerkelijk sneller te laten verlopen hebben we de BiLO gebouwd.
Begroting en realisatie in één administratie
Deze template is in de loop der jaren verder ontwikkeld op basis van de opgedane ervaringen en veranderingen in de wet- en regelgeving. De Basisinrichting Lokale Overheden, kortweg BiLO, is een voorgedefinieerde inrichting van zowel Unit4 Financials, de verplichtingenadministratie als de activamodule. Een belangrijke aanpassing die in de nieuwe template is doorgevoerd betreft het voeren van zowel de begroting als de realisatie (facturen, bankafschriften, memorialen, etc.) in één administratie. In de vorige template had je nog een aparte begrotingsadministratie en een werkelijke administratie waardoor informatie tamelijk lastig uit het systeem te halen was.
Alle basis-ingrediënten aanwezig
Met BiLO ben je snel in staat om het financiële systeem te implementeren omdat alle basis-ingrediënten al aanwezig zijn. Voorbeelden zijn het begrotingsproces waarin alle stamgegevens voor de primitieve begroting, begrotingswijzigingen en de noodzakelijke rapportages al aanwezig zijn gericht op zowel een jaarbegroting als een meerjarenbegroting. Dit geldt ook voor de informatievoorziening waarbij alle gewenste dwarsdoorsnedes gemaakt kunnen worden zoals:
- Overzicht per afdeling
- Overzicht per programma/taakveld
- Overzicht per kostensoort
Conform wettelijke regels en eisen
BILO voldoet aan alle regelgeving en eisen die aan een overheidsadministratie gesteld worden conform de BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) en het informatiesysteem voor derden (IV3).
In BILO zijn alle taken, economische categorieën en balansstanden als groepscode opgenomen en kunnen worden gekoppeld aan onder andere producten, projecten, kostensoorten en balansrekeningen die als elementcode in Unit4 Financials op vaste plekken zijn opgenomen. De elementcodes op vaste plekken zien er als volgt uit.
Via Excel kunnen vervolgens periodiek de IV3 standen aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) in het juiste formaat worden aangeleverd.
Slimme afhandeling BTW compensatiefonds
De laatste verbetering in de huidige versie van BiLO, waar ik zelf bijzonder enthousiast over ben, betreft de afhandeling van het BTW compensatiefonds. Waar wij in de oude overheidstemplate nog draken van (lees uiterst ingewikkelde) herverdelingen moesten inrichten om de BTW te verdelen, kunnen we nu in Unit4 Financials een groepscode met daarin de verdeelsleutel aan een product of project koppelen. Op basis van deze verdeelsleutel zal de BTW geboekt worden naar de kosten, het compensatiefonds en naar terugvorderbare BTW met behulp van de Transaction Allocation tool, een onderdeel van BiLO. BiLO is zowel beschikbaar in Unit4 Financials on-premise als de cloud oplossing en is flexibel aanpasbaar naar specifieke wensen.
