Gebruik je binnen Unit4 Financials de overheidstemplate BILO (Basisinrichting Lokale Overheden)? Dan herken je vast dat dit template geen ingebouwde budgetbewaking heeft. Met als gevolg dat budgetten meer dan eens worden overschreden. De verantwoording is zonder documentatie ook al niet zo makkelijk. Solmate heeft een oplossing ontworpen, waardoor budgetbewaking nu wel mogelijk is.
Als inkoper wil je graag bij het invoeren van de inkooporder zien of je nog voldoende budget hebt. In het begin van het jaar is het budget geen onderwerp van gesprek, maar gedurende het jaar kan het zijn dat het begrootte geld bijna op is. Om discussie te voorkomen, wil je hiervan op de hoogte blijven. Wat doe je als je software dit niet faciliteert? Dan ga je buiten het systeem werken en inkopen. En zo wordt het probleem steeds groter…
Oplossing voor de budgetbewaking
Bij een van de klanten van Solmate signaleerde de accountant dit probleem in de budgetbewaking. Vervolgens zijn we aan de slag gegaan met het ontwikkelen van een oplossing. We wilden graag een waarschuwing inbouwen. Een signaal wanneer een inkooporder ingevoerd wordt: je gaat over het budget heen. Een harde blokkade is ook mogelijk, maar vaak niet wenselijk. Als de riolering stuk is, wil je immers niet wachten tot de volgende gemeenteraad waarin nieuw budget wordt goedgekeurd.
De oplossing houdt in dat het resterende budget getoond wordt als je de inkooporder invoert. Je krijgt vervolgens een waarschuwing als je er met de inkooporder overheen gaat. In het getoonde budget worden ook orders meegenomen die nog in afwachting van goedkeuring zijn, maar al wel deel uitmaken van het budget. Zo trek je geen verkeerde conclusies en heb je altijd inzicht in de beschikbare ruimte.
Is deze oplossing geschikt voor jou?
Voor gemeenten die gebruikmaken van Unit4 Financials en de overheidstemplate BILO gebruiken, is deze oplossing ideaal. De unieke oplossing in de techniek zorgt ervoor dat je de budgetbewaking weer in één systeem kunt uitvoeren. Je voorkomt dat budgetten buiten jouw weten om worden overschreden en de verantwoording van de kosten is weer zuiver.
Kunnen we je helpen met de implementatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.
