Ongetwijfeld herkent u dit: het eerste kwartaal is al begonnen en de vragen over het komende jaarbudget blijven binnen stromen. Vanuit alle hoeken en gaten van uw organisatie wordt er om dezelfde gegevens gevraagd. De één wil weten wat zijn budget in het nieuwe jaar zal zijn, de ander wil juist weten wat er voor jouw afdeling moet worden opgenomen in het totale budget. En dat terwijl je uit ervaring weet dat het budget al verouderd is voor het is goedgekeurd en dat er weer een jaar lang vergelijkingen worden gemaakt met een achterhaald beeld van het bedrijf en de markt. Kan dat niet veel efficiënter. Gelukkig wel.
Effectief budgetteringstool
De ideale oplossing is een budgetteringstool waarin verschillende medewerkers vanuit verschillende invalshoeken informatie voor het budget aanleveren en waarmee snel en effectief prognoses kunnen worden bijgesteld. Een dergelijk budgetteringstool stelt je in staat om de onderliggende aannames en cijfers per verantwoordelijke te kunnen toewijzen. Afdelingsmanagers krijgen elk een eigen begrotingssheet waarin deze zijn/haar eigen budget kan invullen. Uiteraard moet het mogelijk zijn om de kaders vooraf te definiëren zodat voorkomen wordt dat deze kaders op afdelingsniveau worden gewijzigd.
Op centraal niveau volgen
Met de budgetteringstool moet het verder op centraal niveau mogelijk zijn om te volgen wie, wanneer, welk budget heeft ingevuld en eventueel heeft gewijzigd. Een controleslag op de ingevoerde gegevens moet zoveel mogelijk geautomatiseerd uitgevoerd kunnen worden. Nadat alle deelbudgetten zijn ingevoerd, moet het totaalbudget daar zonder extra werk uit kunnen rollen. Aanpassingen op dit bottom-up budget dienen vervolgens top-down te kunnen worden doorgevoerd. Met de juiste tools, en dan heb ik het niet over Excel, is het opstellen van het budget voortaan in een fractie van de reguliere doorlooptijd uit te voeren. Vertragingen in het proces zijn via ingebouwde rapporten direct inzichtelijk, zodat daarop gestuurd kan worden.
Snel wijzigingen doorvoeren en doorrekenen
Dit is echter maar de eerste helft van de oplossing. De tweede helft is minstens zo belangrijk. Als je een jaar lang probeert te sturen op basis van een budget dat in januari al niet meer actueel en/of haalbaar was, dan heeft het budget geen of heel weinig toegevoegde waarde. Iedere significante wijziging van de werkelijkheid ten opzichte van het budget zorgt er voor dat sturing op basis van het oorspronkelijke budget minder effectief wordt. Een voorbeeld uit de praktijk: als in een consultancybedrijf in het eerste kwartaal een medewerker uitvalt door langdurige ziekte, dan hoef je er echt niet iedere maand eraan herinnerd te worden dat de uren van de consultants achterblijven op het budget. Het is in dergelijke gevallen veel effectiever om direct een gewijzigde prognose op te stellen voor het eventueel maken van andere strategische keuzes. Om dit te realiseren moet je in heel korte tijd een gewijzigde prognose kunnen opstellen op basis van de realisatie tot vandaag, het budget voor de resterende periode en op grond van de gewijzigde aannames/correcties ten opzichte van het originele budget. Waar mogelijk moet dit per deelbudget of afdeling worden gedaan.
Prevero: perfecte oplossing?
Uiteraard is een audit trial op de wijzigingen dan van groot belang. In mijn ogen is dat de tweede belangrijke reden waarom Excel toch niet zo'n geweldige budgetteringstool is. Prevero, de CPM- en budgetteringstool van Unit4, is perfect in staat om het beschreven budgetteringsproces te ondersteunen. Er zijn geen losse Excelsheets meer, er zijn geen onvindbare wijzigingen in budgetversies, er hoeft niet eindeloos geknipt en geplakt te worden, er zijn geen formules die nog naar een verouderde versie verwijzen en uw rapportage is voortaan een integraal onderdeel van het budgetteringsproces. Onze ervaren Prevero consultants informeren u graag over de mogelijkheden om met Prevero heel efficiënt en flexibel te budgetteren en continu vinger aan de pols te kunnen houden.
