In Nederland kennen we geen wettelijk voorgeschreven rekeningschema. Tijdens de opleiding werd ‘het stelsel van Bakker’ gehanteerd om voor ons structuur aan te brengen in de lijst met grootboekrekeningen. Echter weinig Coda gebruikers hanteren dit stelsel als standaard, in de praktijk zijn er vele varianten in gebruik.
Externe partijen, zoals banken, KvK, CBS en de Belastingdienst willen graag inzicht in de financiele huishouding en vragen om rapportages. Het gevolg is dat elke organisatie haar Coda gegevens moet transformeren om in het gewenste formaat de informatie te kunnen aanleveren. Het kost een ondernemer veel tijd en dus geld om elke partij van deze gewenste non-gestandaardiseerde informatie te voorzien.
Alle belanghebbenden zijn gebaat bij een snelle, eenduidige, geautomatiseerde aanlevering van informatie van voldoende kwaliteit, zodat ze deze eenvoudiger kunnen verwerken, beoordelen en vergelijken.
Vast staat dat in de komende jaren meer, vaker en sneller zal moeten worden gerapporteerd. Tegelijkertijd leven we in een tijd van liberalisering en lastenverlichting. Het is ongewenst om het bedrijfsleven nieuwe administratieve verplichtingen op te leggen. Deze twee, op het eerste gezicht tegengestelde krachten, richting transparantie enerzijds en administratieve lastenverlichting anderzijds, leiden tot een behoefte aan nieuwe technische oplossingen.
Om dit te bereiken is een aantal jaren geleden bedacht om deze veelheid en diversiteit aan aanleveringen te standaardiseren.
Standard Business Reporting (afgekort SBR)
De Nederlandse standaard voor de digitale uitwisseling van alle bedrijfsmatige rapportages, SBR genaamd, is ontwikkeld door de overheid in samenwerking met banken, accountants en softwareleveranciers.
Het doel is om de gegevens uit de boekhouding, in uw geval Unit4 Financials by Coda, eenmalig op een standaard manier vast te leggen en eenvoudig te hergebruiken voor verschillende rapportages aan overheidsinstellingen en een aantal andere belanghebbenden. Coda blijft de bron.
De vereiste rapportages worden gevalideerd, opgesteld en digitaal verzonden naar de verschillende partijen. Zo hebben ondernemers minder werk aan het samenstellen en aanleveren van verschillende (verplichte) rapportages.
SBR is gebaseerd op de internationale elektronische standaardtaal voor gegevensuitwisseling XBRL (afkorting voor eXtensible Business Reporting Language). Standaard betekent in dit geval dat mensen en systemen en mensen over alle sectoren en landen heen dezelfde (informatie)taal spreken. Om met de XBRL-taal te kunnen communiceren, zijn een grammatica en een woordenschat een voorwaarde, waarin alle financiële gegevens zijn opgenomen. Deze grammatica en woordenschat worden aangeduid als de ‘taxonomie’.
De Nederlandse Taxonomie (afgekort NT) is het woordenboek met definities van (financiële) gegevens die nodig zijn voor het samenstellen van rapportages gebaseerd op wetten en regels ten aanzien van bijvoorbeeld jaarrekeningen, belastingaangiften en statistiekverplichtingen. De taxonomie bevat zelf dus geen gegevens, maar beschrijft wel de betekenis van de gegevens.
Standaardiseren van de structuur en context van rapportages en het loskoppelen van de vorm en inhoud. Dit zijn de belangrijke stappen om een beter en efficiënter rapportageproces te realiseren.
Een redelijk technisch verhaal, maar gelukkig is het de taak van de softwareleverancier om de SBR module op te leveren conform deze standaarden.
Alles onder de motorkap?
Enige kennis is nodig voor het begrijpen van het concept. Net zoals de bestuurder niet precies hoeft te weten hoe zijn of haar auto werkt om erin te mogen rijden, maar wel enige basiskennis moet hebben over de werking van de motor, het remsysteem en het tanken van brandstof, geldt voor u dat u zelf niet hoeft te kunnen programmeren, maar wel het verband moet kunnen leggen tussen uw grootboekschema en de SBR data elementen.
Tijdens de invoer van SBR is naast het ‘mappen’ van het grootboekschema, ook belangrijk dat alle relevante gegevens correct worden vastgelegd en vervolgens getest.
Zullen we er dan toch aan moeten geloven?
Toenemende eisen op het gebied van corporate governance, externe verslaglegging, toezicht en (Europese) harmonisatie maken het nodig de mogelijkheden die IT biedt beter te benutten.
Standard Business Reporting wordt door banken en overheid stapsgewijs ingevoerd. Deze digitale opmars is onstuitbaar en dé standaard voor de toekomst.
Vanaf 1 januari 2013 is SBR de exclusieve aanlevermethode voor een aantal verplichte rapportages aan de overheid. Vanaf 2014 geldt deze verplichtstelling ook voor de Omzetbelasting en Intracommunautaire Prestaties.
Vanaf 2015 komen hier weer nieuwe stromen bij en dat vergt mogelijk aanpassingen in uw administratieve processen. Op termijn zullen de statistiekopgaven en het deponeren van de jaarrekeningen ook verplicht via SBR lopen.
In de toekomst zullen er nieuwe uitvragende partijen bijkomen, denk daarbij aan: investeerders, OCW, VWS, UWV, accountants, incassobureaus, credit risk, branche verenigingen, pensioenfondsen en verzekeraars.
Realiseert u dat invoeren van SBR aanpassingen vereist in uw software én werkprocessen. De SBR Implementatie vergt tijd en geduld.
Geschreven door: John van Dijk QC
Wil je meer weten over dit onderwerp? Solmate heeft de afgelopen jaren veel ervaring opgebouwd op het gebied van CODA Financials. Met deze kennis hebben we een scan ontwikkeld. Met deze scan kan je jouw financiële omgeving volledig in kaart brengen en daarmee zien of bijvoorbeeld uw proces effecienter en/of effectiever kan worden. Wil je meer weten?
