Hoe kan het debiteurenbeheer proces verbeterd worden?

Momenteel lees je in verschillende media dat Nederland uit de crisis is. Nader onderzoek leert dat talloze bedrijven desondanks in financiële moeilijkheden verkeren. Eén op de vijf bedrijven zou hierbij betrokken zijn. Als oorzaak wordt het niet-tijdig of in het geheel niet betalen van facturen door klanten genoemd. Dit heeft mij aan het denken gezet.

Vaak zie ik dat tijdens de implementatie van een financieel pakket, zoals Unit4 Financials, aandacht wordt besteed aan het inrichten van de financiële processen en de hierbij behorende rapportages. Er wordt vaak uitgegaan van de gedachte:

“Als ik al mijn processen (Inkoop, Verkoop, grootboek) erin kwijt kan, dan ben ik tevreden.”

Vaak spelen tijd en geld een belangrijk rol bij het eenvoudig inrichten van het debiteurenbeheerproces. Er wordt wel veel aandacht besteed aan het aanmaanproces, maar vaak te weinig aan het volledig en efficiënt inrichten van het debiteurenbeheerproces.

Zelf heb ik jaren gewerkt op de afdeling financiën bij verschillende bedrijven. Ik moest ook mijn steentje bijdragen aan het debiteurenbeheerproces, maar ik moet eerlijk toegeven dat mijn hart niet lag bij het bellen en/ of najagen van de niet betaalde facturen. In die tijd was het uitvoeren van het debiteurenbeheerproces een tijdrovende bezigheid. Dankzij de mogelijkheden die Unit4 Financials biedt, kan er op het proces tijd en dus geld bespaard worden.

Hoe het debiteurenbeheer proces vaak is ingericht
Binnen een organisatie is het debiteurenbeheerproces toevertrouwd aan de afdeling financiën. De inrichting van het debiteurenbeheerproces beperkt zich vaak tot het inrichten van het aanmaanproces en de bijhorende brieven. Het uitvoeren van het debiteurenbeheerproces is een iets waar niet altijd de prioriteit ligt.

Regelmatig ligt de verantwoordelijkheid van het debiteurenbeheerproces niet bij één persoon, maar wordt deze taak gespreid over de medewerkers van de afdeling Financiën. Iedereen doet zijn best en voert het proces op zijn eigen manier uit, waardoor geen eenduidige verslaglegging of rapportage mogelijk is.

Vaak worden de gemaakte afspraken met de relaties niet in het financiële pakket vastgelegd. Maar worden ze bijvoorbeeld in Word, of erger, op een velletje papier geschreven dat later tussen alle andere papieren verdwijnt. Hierdoor bestaat voor de bedrijfsleiding geen volledig beeld omtrent het debiteurenbeheer. En het opvolgen van de gemaakte afspraken is hierdoor heel lastig geworden.

Hoe kan het debiteurenbeheer proces beter ingericht worden?
Met het oog op efficiency en de volledigheid van de inrichting van het debiteurenbeheerproces, heb ik een paar zaken beschreven, hoe dit proces het beste in Unit4 Financials ingericht kan worden. Het moge duidelijk zijn dat het invoeren van de nodige informatie de basis vormt van de informatievoorziening.

Standaard biedt Unit4 Financials de volgende functionaliteiten c.q. mogelijkheden om tijdsbesparing te realiseren en dus geld besparen:

• Kredietinformatie kan worden vastgelegd op de stamgegevens van de relatie.
• Inrichting van het aanmaanproces, rekening houdend met het boeken van de boeterente, zoals gedefinieerd in de leveringsvoorwaarden.
• Gebruik van de agendafunctie van Unit4 Financials voor het beheer van de gemaakt afspraken met de relatie. Deze afspraken kunnen automatisch worden aangemaakt binnen het aanmaanproces.

Door gebruik te maken van deze functionaliteiten wordt de invoer en het beheer van de gemaakte afspraken centraal geregeld. Door middel van bevoegdheden is te regelen wie welke informatie kan inzien. De afspraken worden op basis van gedefinieerde codering vastgelegd, waardoor rapporteren over het debiteurenbeheer eenvoudig is. De afspraken vanuit de agendafunctionaliteit worden door Unit4 Financials dagelijks getoond aan de verantwoordelijk medewerker. Hierdoor is een follow-up van de acties kinderspel geworden.

Mocht het ondanks alle inspanningen niet gelukt zijn om de betaling te ontvangen dan is de laatste stap in het debiteurenbeheerproces de overdracht aan het incassobureau. Alle informatie is digitaal beschikbaar en maakt het overdragen van het dossier eenvoudig.

Tot slot kan ik zeggen dat de combinatie van bovengenoemde functionaliteiten de beste manier is voor het uitvoeren van een efficiënt en kostenbesparend debiteurenbeheerproces.

Bent u nieuwsgierig geworden hoe het debiteurenbeheerproces voor uw organisatie optimaal ingezet kan worden? Neem dan vrijblijvend contact op met Solmate.