Blog: Denk aan de jaarafsluiting in Financials

Het einde van het jaar komt in zicht, dus tijd voor wat aandacht voor de procedure van de jaarafsluiting in Unit4 Financials.

Waarom zou je een jaarafsluiting uitvoeren?

Als je een afsluitingsprocedure voor een specifiek jaar uitvoert, dan kan je de rekeningen van het bedrijf voor dat jaar afsluiten. Zo voorkom je verdere boekingen in dat jaar.
Deze procedure bereidt een proefbalans voor, maakt overboekingen van winst- en verliessaldi naar de ingehouden winstrekening en boekt items uit de balansrekening over naar het volgende financiële jaar.

Wat is de functie van de jaar afsluitingsprocedure?

De volgende acties worden na activatie van de jaarafsluitingsprocedure uitgevoerd binnen het bedrijf waarvoor de run geldt:

Er wordt voorkomen dat via een andere handeling dan de jaarafsluiting zelf naar het afgesloten jaar wordt geboekt.
Resultaatrekeningen worden overgeboekt op het ingehouden winstgedeelte van de balansrekening en hoeveelheden worden verrekend. Als een hoeveelheidssaldo bijvoorbeeld 10 is, wordt er een invoer van -10 geboekt zodat het resultaat nul is.
Er wordt een proefbalans geschreven.
De bedragen op de balansrekening worden samen met de bijbehorende hoeveelheden overgebracht naar het volgende jaar.

Bij het verrichten van de boekingen worden er bij de jaarafsluiting drie aanvullende periodes toegepast:

Jaarafsluitingsperiode (9999)
Openingsperiode (0)
Correctieperiode (9998)

Bij tijdelijke leveranciers heeft de informatie van het jaarafsluitingsproces betrekking op het niveau van het overkoepelende element. Je kunt geen saldi onderhouden voor afzonderlijke tijdelijke leveranciers. Alle transacties met betrekking tot tijdelijke leveranciers van een bepaald overkoepelend element worden samengevoegd op één regel, die gebruikt wordt bij afletteren. Documentregels die naar een rekening met een overkoepelend element zijn geboekt, zijn namelijk niet aan een afzonderlijke leverancier gekoppeld. Bij de jaarafsluiting blijven de oorspronkelijke waarden wel intact. Zo kan de betaling aan een tijdelijke leverancier worden afgeletterd in het nieuwe boekjaar.

Wanneer een jaarafsluiting uitvoeren?

Het resultaat van dit proces is onherroepelijk. Voer alleen een jaarafsluiting uit wanneer u er absoluut zeker van bent dat alle documenten voor dat jaar zijn geboekt. De jaarafsluiting wordt direct in de boeken geboekt.

Voordat u gaat bepalen wanneer een jaarafsluiting moet worden uitgevoerd, dient u rekening te houden met de volgende aspecten:

De beschikbaarheid van het systeem
De benodigde tijd
De beschikbaarheid van back-up-bestanden

Aandachtspunten jaarafsluiting

Voor deze functie geldt de normale systeembeveiliging van Unit4 Financials. Als je een jaarafsluiting wil uitvoeren, mag het bevoegdheidsstambestand geen instellingen bevatten waardoor je geen toegang hebt tot de vereiste rekeningen en documenten.

De functies van de jaarafsluiting kunnen net zoals de functies van alle andere interne applicaties worden beveiligd.

Checklist voorafgaand aan jaarafsluiting

Verifieer de volgende zaken voordat u een jaarafsluiting start:

Zijn alle transacties ingevoerd?
Zijn alle documenten voor de jaarafsluiting aanwezig en correct?
Zijn er geen documenten meer in het register of in de Link-tabellen voor het jaar dat wordt afgesloten?
Zijn de boekingsrekeningen voor de jaarafsluiting ingesteld?
Zijn de rekeningtypes correct ingesteld als Balansrekening of Resultaatrekening?

Eindelijk heropenen

Met de verbeteringen in Financials CR2020Q3 is het eindelijk mogelijk om een afgesloten jaar alsnog te heropenen. Voor sommige onder ons een goede reden voor een upgrade. Dit staat in de releasenotes:

Provisional Year End: You can now choose to run Year End in two modes: provisional or full.
Provisional Year End will perform all the processing of a full Year End, but will not close the year being
ended, allowing you to continue posting to that year. Documents for a provisional Year End will be
selected based on document input date. Subsequent Year End processing, provisional or full, will
perform incremental postings for any transactions applicable to the year being ended with an input
date greater than the date specified for the last provisional Year End.

Met bovenstaande tips moet het goedkomen met de jaarafsluiting. Mocht je toch nog vragen hebben? Neem gerust contact met ons op.