Soms denk ik aan een klant, waar ongeveer 15 jaar geleden een medewerker de hele dag druk was met het uitschrijven van cheques. Nog één laatste controle en de leverancier kan worden betaald. Heel zorgvuldig schrijft de medewerker de leveranciersnaam en het juiste bedrag in sierlijke letters op de cheque. Zodra het schrijven van de laatste cheque gereed was, verdwenen alle cheques in een lederen map en kwam de sigaar tevoorschijn en zei hij gewichtig: “ik moet naar de bank”.
Lang vervlogen tijd, tegenwoordig worden de betalingen vanzelfsprekend in een elektronisch formaat aangeleverd aan de bank. Een enorme tijdwinst en verhoogde accuratesse tot gevolg.
Met de introductie van het SEPA standaardformaat was er een aanleiding om het betaalproces verder te verbeteren. Binnen Europa kan met één bank en één bankrekeningnummer betaald worden alsof het gaat om een nationale betaling.
Het feit dat het nu ook mogelijk is om binnen heel Europa de uitstaande vorderingen automatisch te innen via automatisch incasso’s is bij veel organisaties nog onderbelicht. Het vastleggen en beheren van de mandaten weerhoud veel organisatie te incasseren.
Recente ontwikkelingen om online, via de bank, een incassomachtiging af te geven bij online koopovereenkomsten stimuleert automatisch incasso’s. Een handtekening op papier is daarbij niet meer nodig.
Een kanttekening bij SEPA ‘standaard’, inmiddels weten we dat SEPA vele dialecten kent, die niet alleen per land, maar ook per bank kunnen verschillen.
Het is typisch dat de uitgaande betalingen volledig geautomatiseerd zijn en de ontvangen bankafschriften vaak nog handmatig worden verwerkt. Helaas voorziet Coda Financials niet in een faciliteit om elektronisch bankafschriften in te lezen en te verwerken.
Het Nederlandse bedrijf Interstaff heeft deze tekortkoming ingevuld en de software-oplossing Crescendo ontwikkeld. Crescendo kan worden gekoppeld met de CODA-Financials database. Een groot aantal internationale elektronische bankformaten kunnen worden herkend en ingelezen. Crescendo heeft een eigen look en feel en wijkt sterk af van de CODA gebruikersinterface.
De electronische bankafschriften worden door Crescendo herkend en gefilterd. Op basis van deze filtering worden boekings- en aflettervoorstellen gegenereerd en in Coda automatisch verwerkt.
Ervaring leert dat na een korte implementatietijd, al een hoog matching percentage kan worden bereikt. Op deze wijze kan wederom tijdwinst, efficiency en accuratese worden gerealiseerd.
Een ander belangrijk ‘post SEPA’ thema is het electronic-bankaccountmanagement (EBAM), dat moet zorgen voor transparantie, centralisatie, efficiëntie en een forse kostenvermindering, bij de uitwisseling van informatie tussen banken en klanten. En, minstens zo belangrijk, ervoor zorgen dat aan alle governance-eisen, waaronder het vierogenprincipe, wordt voldaan.
We kunnen stellen dat de communicatie tussen ondernemingen en financiële instellingen nog steeds complex is. Pas als de interne systemen van een organisatie zorgvuldig zijn ingericht ontstaat een kosteneffectief en compliant proces.
Geschreven door: John van Dijk QC
Wil je meer weten over dit onderwerp? Solmate heeft de afgelopen jaren veel ervaring opgebouwd op het gebied van CODA Financials. Met deze kennis hebben we een scan ontwikkeld. Met deze scan kan je jouw financiële omgeving volledig in kaart brengen en daarmee zien of bijvoorbeeld uw proces effecienter en/of effectiever kan worden. Wil je meer weten?
