Wij zijn het nieuwe jaar ingegaan. Voor veel bedrijven is dit hét moment om de jaarafsluiting uit te voeren. Wat is er nieuw dit jaar? En waar moet je extra op letten? We deelden dit in een recent webinar en benoemen in deze blog de aandachtspunten voordat je begint met de jaarafsluiting.
Liever het webinar terugkijken?
De terugkijklink vraag je hier aan >
Wat is een jaarafsluiting?
In de jaarafsluiting worden de saldi op de balansrekeningen overgeheveld van het voorgaande boekjaar naar de beginbalans van het nieuwe boekjaar. Tevens wordt het totaal van de winst- en verliesrekeningen (het resultaat) overgeboekt naar de balans.
We nemen je mee in het proces van de jaarafsluiting in Unit4 Financials.
Verschil tussen versie 14 en 15 (Continuous Release) van Unit4 Financials
Een grote verandering tussen versie 14 en versie 15 is de voorlopige jaarafsluiting. Tot en met versie 14 was de jaarafsluiting een onomkeerbaar proces. In versie 15 is het mogelijk om het proces weer terug te draaien en wordt deze niet direct door het systeem afgesloten. Dit betekent dat je in het nieuwe jaar nog aanvullende transacties in kan voeren, voordat je de definitieve jaarafsluiting maakt.
Aandachtspunten vooraf
Voordat je begint met de jaarafsluiting is het belangrijk om een aantal zaken goed in te richten en te controleren.
1. Controleer de hardware en beschikbare schijfruimte
Zorg dat er genoeg geheugen vrij is op de server om het proces uit te voeren. Het systeem doorloopt namelijk alle transacties en maakt daarna boekingen, waarvoor het systeem voldoende geheugen- en schijfruimte nodig heeft. Dit geldt vooral voor organisaties met veel transacties in de administratie.
2. Documentbestanden aanmaken voor de jaarafsluitingsboekingen
Als je nog nooit eerder een jaarafsluiting hebt uitgevoerd, moet je van tevoren het een en ander inrichten. Hiervoor heb je twee documenten en minimaal één rekening nodig voor de resultaatbestemming.
Een stappenplan voor de inrichting hiervan kan je in de helpondersteuning van Unit4 Financials vinden, onder het kopje ‘uitvoeren jaarafsluiting instellen’.
3. Stel eventueel een tussenrekening in
Een tussenrekening komt in de praktijk niet vaak voor. Het wordt alleen ingesteld als je verwacht dat er erg veel transacties zijn. Het aantal transacties dat in de jaarrekening wordt verwerkt, kan dan worden beperkt door een deel ervan op de tussenrekening te boeken.
4. Controleer of de gegevens juist zijn
Daarnaast zijn er nog een paar andere zaken die je moet controleren voordat je een jaarafsluiting kan maken. Controleer of:
- alle transacties zijn geboekt;
- documentstambestanden voor jaarafsluiting zijn ingesteld;
- er geen documenten staan in het register, het intercompany uit-register of in de Link tabellen voor het jaar dat wordt afgesloten;
- de boekingsrekeningen voor de jaarafsluiting zijn ingesteld;
- controleer de linker- en rechterlijsten zodat boekingen in de jaarafsluiting hierdoor niet afgekeurd worden;
- de rekeningtypes correct zijn ingesteld als balansrekening of resultatenrekening voor de elementen;
- een documentcontrole en een saldocontrole zijn uitgevoerd om de juistheid van de gegevens te controleren;
- de activa afschrijvingen correct zijn uitgevoerd;
- de toegang tot het af te sluiten jaar voor alle beveiligingsgroepen geblokkeerd is met behulp van openen/sluiten periodes;
- een standaardperiode is geopend in het nieuwe boekjaar;
- er een back-upbestand van het systeem is aangemaakt en de gegevens zijn geverifieerd voorafgaand aan het uitvoeren van de jaarafsluiting.
5. Zorg ervoor dat je de juiste bevoegdheden hebt om de jaarafsluiting uit te voeren
De gebruiker die de jaarafsluiting gaat uitvoeren moet de juiste rechten hebben om deze actie ook daadwerkelijk uit te kunnen voeren. Zorg er dus altijd voor dat je als ‘named user’ bent ingelogd als je de jaarafsluiting gaat boeken.
Met bovenstaande tips ben je goed op weg om de jaarafsluiting te maken in Unit4 Financials. Mocht je toch nog vragen hebben of hulp nodig hebben? Neem gerust contact met ons op.
