Alles gaat steeds sneller, beter en met minder menselijke handelingen. Een goede ontwikkeling, vind ik. In de 20 jaar dat ik als consultant werk in de wereld van de financiële systemen staat ook de automatisering van financiële processen niet stil. Processen kunnen met de jaren steeds een versnelling hoger en we zijn beter in control.
Waar veel processen in de financiële wereld een volwassen snelheid hebben behaald, blijft facturering op dit vlak nog in de kinderschoenen staan. In dit blog besteed ik extra aandacht aan e-facturering en dan specifiek de UBL-verkoopfacturen. Op dit gebied is voor veel organisaties nog veel winst te behalen.
Verplichting e-facturen & de praktijk
Werken met e-facturen maakt het leven van een financieel professional én de ontvanger een stuk makkelijker. Deze manier van facturen versturen en ontvangen is namelijk sneller, goedkoper, veiliger en nagenoeg foutloos. Sinds 18 april 2019 is het al verplicht bij de Rijksoverheid, decentrale overheden en andere aanbestedingsplichtige organisaties om e-facturen in Europees formaat te ontvangen en verwerken.
Toch zien we in de praktijk dat de meeste facturen nog steeds verstuurd worden via een pdf in een e-mail. Het verwerken van facturen vindt daardoor handmatig plaats. Dit kost natuurlijk meer tijd en is bovendien foutgevoelig. Het wordt daarom tijd dat e-facturatie ook ingeburgerd raakt in het bedrijfsleven.
Hoe werken e-facturen
E-facturen lever je aan in UBL-formaat (Universal Business Language). Dit is een gestructureerd XML-formaat dat zonder extra handelingen, zoals scannen en controleren, wordt ingelezen in het boekhoudpakket. Het grensoverschrijdend ontvangen en verzenden van e-facturen en inkooporders loopt via het PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) netwerk. Het aansluiten van organisaties op dit netwerk kan via serviceproviders.
Het opbouwen van de UBL-file
Het opbouwen en versturen van de UBL file doe je vanuit het boekhoudpakket. In het ene pakket is het opbouwen van de file behoorlijk goed geprogrammeerd, terwijl je er in het andere pakket je creativiteit op los moet laten en een consultant of beheerder de file op maat moet maken.
Het opbouwen van de UBL file is in die pakketten een flinke klus, omdat de file aan specifieke standaarden moet voldoen om een valide bestand te generen. Hiervoor heb je de officiële specificaties nodig van het Peppol platform.
Bij het maken van UBL facturen heeft deze site mij enorm geholpen: UBL ketentest. Dit is een uitgebreide site waar je alles vindt over UBL facturen, inclusief voorbeelden en scenario’s. De onderdelen van de opbouw van de UBL worden apart beschreven. Besteed hierbij extra aandacht aan:
- De uitwerking van BTW. Denk aan scenario’s voor normale BTW, BTW 0%, BTW verlegd en BTW buitenland.
- Creditnota’s. In Nederland wordt een creditnota feitelijk hetzelfde behandeld als een normale factuur. In de UBL kies je daarom voor “InvoiceTypeCode” 380. In andere landen kan dit afwijken.
- Facturen in vreemde valuta.
- Verzamelfacturen. Dit los je op in het UBL element OrderLineReference.
- Betalingscondities. Bijvoorbeeld
<cac:PaymentTerms>
<cbc:Note>Graag betalen binnen 30 dagen netto.</cbc:Note>
</cac:PaymentTerms>
Afwijkende specificaties per land
Bij het programmeren van de UBL file moet je rekening houden met de specificaties van jouw lidstaat. In Nederland gelden bijvoorbeeld afwijkende specificaties ten opzichte van België. Wij werken met herkenning van de organisatie op basis van het Kamer van Koophandel nummer of het Organisatie-identificatienummer. In België is dit bijvoorbeeld op BTW-nummer. Ook de afhandeling van creditnota’s wijkt in België af ten opzichte van Nederland.
Testen, testen en nog eens testen
Vanuit mijn rol bij de Solmate Group heb ik ervaren dat testen enorm belangrijk is. Het uiteindelijk ontwikkelen van het juiste bestand gaat vaak via trial and error. Om het bestand te kunnen valideren heb je een testtool nodig van de Nederlandse Peppolautoriteit. Het bestand is pas akkoord wanneer alle errors en warnings zijn opgelost.
Het is verstandig om met een beperkte set verkoopfacturen te testen. Test vervolgens vooral de diverse factuurscenario’s.
Conclusie en aanbevelingen
Het onderwerp ‘e-factureren’ zit nu duidelijk in de versnellingsfase. Wacht daarom niet te lang met het implementeren hiervan en profiteer van alle voordelen die je op dit vlak kunt behalen.
Enthousiast geworden en wil je starten met e-factureren? Kijk dan ook goed naar de eisen en wensen van de ontvangende partij. Een voorbeeld is de Nationale Politie. Die geeft expliciet aan hoe zij de inhoud van de e-factuur willen ontvangen.
Zorg er daarnaast voor dat onder meer de diverse factuurscenario’s rondom BTW, creditnota’s en buitenlandse facturen goed worden ingericht en getest.
Succes! En bij vragen weet je ons te vinden.
