Business Intelligence is één van onze specialismen. Bij veel bedrijven liggen er enorme kansen om de ondersteuning van het management te verbeteren met behulp van juiste en tijdig beschikbare informatie. Zoals bekend zijn beide factoren van essentieel belang voor het behalen van de gewenste resultaten. Wat is de meest effectieve aanpak om met Business Intelligence kansen te verzilveren? Daar hebben wij een duidelijke visie op. Een tipje van de sluier: begin niet te vroeg met het ontwikkelen of laten ontwikkelen van dashboards.
Van data naar informatie
Regelmatig geven onze klanten aan dat ze dashboards willen laten ontwikkelen, hoewel ze er nog niet klaar voor zijn. Dat is ongeveer hetzelfde als een bouwbedrijf de opdracht te geven om te starten met de bouw hoewel de architect zijn tekeningen nog moet maken. Je krijgt wel iets opgeleverd, maar niet een product waar je echt veel aan hebt. Op zich is de vraag om dashboards natuurlijk heel verklaarbaar: als manager of directeur wil je uiteraard in één oogopslag zien hoe het bedrijf of de afdeling ervoor staat en waar er ruimte is voor verbetering. Een goed dashboard is hiervoor het sturingsinstrument bij uitstek. Uit ervaring weten wij dat het realiseren van een effectief dashboard een proces is dat een nauwe samenwerking vereist tussen IT en business.
De belangrijkste processtappen bij het ontwikkelen van een dashboard:
Vanuit IT-perspectief:
- Gegevens verzamelen uit verschillende transactionele systemen en eventueel in een datawarehouse plaatsen.
- De verzamelde gegevens omvormen zodat de gegevens uit de verschillende systemen met elkaar te vergelijken zijn en consistent zijn.
- De verzamelde gegevens analyseren en omvormen tot informatie die bruikbaar is voor het management.
- De gevonden informatie presenteren in een dashboard of in andere overzichtelijke presentatievorm.
Valkuilen omzeilen
Om de valkuilen bij het ontwikkelen van dashboards te omzeilen, hanteert Solmate het onderstaande model:
Praktische aanpak met 4 stappen
Stap 1: technical readiness
Voor we starten met het ontwikkelen van een dashboard dienen we zekerheid te krijgen over de data die ten grondslag ligt aan de verschillende meters op het dashboard. Deze data wordt door onze specialisten in kaart gebracht en gevalideerd. In de praktijk blijkt heel vaak dat dit een uiterst belangrijke eerste stap is. Verrassend vaak blijken organisaties gebruik te maken van operationele systemen waarbij vastgelegde data incompleet, inconsistent of eenvoudigweg incorrect is. Het spreekt vanzelf dat, als op basis hiervan dashboards worden gebouwd, deze niet de juiste informatie weergeven en zorgen voor onjuiste managementbeslissingen. Als onderdeel van deze eerste stap kiezen we uiteraard een infrastructuur die het best past bij het ontsluiten van de data.
Stap 2: organizational readiness
Als we beginnen met de ontwikkeling van de dashboard, analytics en rapporten, gaan we eerst gedetailleerd in gesprek met de betreffende business analisten. Samen bepalen we welke KPI’s de visie en de strategie het bedrijf ondersteunen. Vanzelfsprekend leggen wij gemaakte afspraken op dit gebied vast in een proces-omschrijvend werkdocument.
Stap 3: data driven decision making
Nadat de data is gevalideerd, worden er rapporten ontwikkeld. Deze zijn relatief eenvoudig en tonen de data in geaggregeerde vorm in tabellen en grafieken. Door samen met de klant te bepalen welke rapporten het operationeel niveau het beste ondersteunen, wordt ook de datakwaliteit in de toekomst gezekerd. Omdat de kwaliteit van dashboards afhankelijk is van de kwaliteit van de data, zullen medewerkers veel meer belang hechten aan het correct en compleet houden van de data in de systemen en zullen zij hiervoor ook verantwoordelijkheid nemen. Dit is de basis voor de volgende stap.
Stap 4: ontwikkeling van analytics
De volgende stap in het proces van het implementeren van Business Intelligence is het ontwikkelen van de analytics op basis van de geaggregeerde data zoals ontwikkeld in de rapporten van stap 3. Het dashboard ondersteunt de manager op een gestructureerde manier door de analytics en onderliggende details te navigeren. Het doel is vanzelfsprekend om managers een zo helder mogelijk inzicht te verschaffen in waar hun aandacht nodig/vereist is. Met een goed dashboard is de manager in staat om eventuele problemen in de operatie snel te traceren en hierop tijdig actie te ondernemen. Dashboards voor de directie hebben een ander perspectief dan dashboards voor managers. In het dashboard voor directieleden worden indicatoren getoond die de directie in staat stellen om te verifiëren of de uitgezette koers goed wordt gevolgd en of deze koers tot de gewenste resultaten leidt. Een drill-down naar operationele data is hierbij niet noodzakelijk. Kunnen inzoomen op business units, regio's of productcategoriën is dit beslist wel. Dit helpt de directie om zich te kunnen richten op strategische aansturing zonder te worden verleid om zich te bemoeien met de aansturing op operationeel niveau.
Met de hiervoor beschreven stapsgewijze methodiek hebben wij afgelopen jaren diverse organisaties geholpen bij het migreren van rapportages naar echte Business Intelligence met juiste en tijdige informatie. Geïnteresseerd in de mogelijkheden en voordelen voor uw organisatie? Neem contact op met Carlo Rolle.
Meer inspiratie en kennis
Gerelateerde blogs
