De tijd vliegt. We zijn inmiddels begonnen aan het laatste kwartaal van het jaar en voor we het weten is het al weer kerst en oudjaarsdag. Veel organisaties zijn deze maanden van het jaar dan ook bezig met het opstellen van het jaarbudget. Ongetwijfeld zal er dan vanuit alle geledingen van uw organisatie weer om vitale bedrijfsinformatie gevraagd worden. Medewerkers willen weten wat hun budget in het nieuwe jaar zal zijn en anderen willen juist weten wat er voor uw afdeling moet worden opgenomen in het totale budget. Niet iedereen is even dol op het samenstellen van het jaarbudget. Enerzijds omdat het heel arbeidsintensief is, anderzijds omdat de ervaring leert dat informatie in het budget al heel snel achterhaald is en er een jaar lang vergelijkingen worden gemaakt met een achterhaald beeld van het bedrijf en de markt. Vaak gebeurt dit nog met Excel, maar met professionele tooling - zoals bijvoorbeeld Prevero van Unit4 - kan dit veel efficiënter.
Snel en effectief prognoses bijstellen
Budgetteren zal natuurlijk altijd noodzakelijk blijven en tijd kosten, maar een adequate budgetteringstool kan u veel tijd (en ergernis) besparen en zorgt ervoor dat u daadwerkelijk vinger aan de pols houdt en niet hoeft te vertrouwen op achterhaalde informatie. Met een goed budgetteringstool kunnen medewerkers vanuit verschillende invalshoeken informatie voor het budget aanleveren en prognoses snel en effectief worden bijgesteld. U kunt onderbouwde aannames en cijfers per verantwoordelijke toewijzen. Vanzelfsprekend worden er hierbij vooraf duidelijke kaders gedefinieerd om te voorkomen deze kaders op afdelingsniveau worden gewijzigd.
Fractie van gebruikelijke tijd
Bij elke budgetteringstool is het noodzakelijk dat op centraal niveau te volgen is wie, wanneer, welk budget heeft ingevuld en eventueel heeft gewijzigd. Onnodig te vermelden dat, met het oog op tijdbesparing en vermindering van menselijke fouten, een controle op de ingevoerde gegevens zoveel mogelijk geautomatiseerd uitgevoerd moet kunnen worden. Want nadat alle deelbudgetten zijn ingevoerd, moet het totaalbudget zonder al te veel werk samengesteld kunnen worden. Aanpassingen in dit bottom-up budget zouden daarna top-down
moeten kunnen worden doorgevoerd. Met de juiste tools, ik doel niet op Excel, kost het opstellen van de budgetten inclusief het jaarbudget een fractie van de reguliere doorlooptijd. Wanneer er eventueel vertragingen in het proces zijn wordt dit via ingebouwde rapporten direct inzichtelijk waardoor desgewenst direct ingegrepen kan worden.
Snel prognoses wijzigen
Tot zo ver de eerste helft van de oplossing om effectiever te budgetteren. De tweede helft op dit gebied
is minstens zo belangrijk. Heb je een jaar lang proberen te sturen op basis van een budget dat in januari al achterhaald en/of niet haalbaar meer was, dan heeft het budget natuurlijk nauwelijks toegevoegde waarde.
Een praktijkvoorbeeldje: valt in een advocatenkantoor in het eerste kwartaal een advocaat uit door langdurige ziekte, dan hoeft het systeem je echt niet iedere maand opnieuw eraan te herinneren dat de uren van
dat team achterblijven ten opzichte van het budget. Aan te raden is om dan op korte termijn een gewijzigde prognose op te stellen waarna wellicht andere strategische keuzes worden gemaakt. Bij het in heel korte tijd opstellen van een gewijzigde prognose dien je je te baseren op de realisatie tot en met vandaag, het budget voor de resterende periode en de gewijzigde aannames/correcties ten opzichte van het originele budget. Idealiter gebeurt dit per deelbudget of afdeling.
Prevero CPM- en butteringstool van Unit4
Een audit trial op de wijzigingen is dan natuurlijk van groot belang. Naar mijn mening is dat een tweede belangrijke reden waarom Excel toch niet zo'n geweldig budgetteringstool is. Prevero, de CPM- en budgetteringstool van Unit4, biedt een perfecte ondersteuning van het hiervoor beschreven budgetteringsproces. U werkt dan niet meer tal van losse Excelsheets, er zijn geen tal van onvindbare wijzigingen in allerlei budgetversies en er hoeft geen tijd besteed te worden aan eindeloos knip- en plakwerk. Een belangrijk voordeel is ook dat er zijn geen formules meer zijn die nog naar een verouderde versie verwijzen. Bovendien is uw rapportage voortaan een integraal onderdeel van het budgetteringsproces.
U merkt het: ik ben fan van Prevero. Onze Prevero consultants informeren u graag over de mogelijkheden om met Prevero veel efficiënter en flexibeler te budgetteren waarbij u bovendien continu vinger aan de pols kunt houden.
Wilt u meer weten over de kenmerken en voordelen van Unit4 Prevero? Neemt u dan beslist contact met ons op. Natuurlijk verzorgen wij ook graag een demonstratie op locatie.
