Na ruim 2 jaar Corona-beperkingen konden wij eindelijk weer genieten van een bedrijfsuitje in oude stijl. In het indrukwekkende AFAS theater hebben we de musical 14 over Johan Cruijff meegemaakt. Wist je dat Cruijff mij iets heeft meegegeven wat ik in mijn dagelijkse ERP-werkzaamheden toepas?
Slim lopen is snel spelen
Alhoewel ik geen voetbalfan ben en zeker geen Cruijff-kenner heeft deze musical mij wel aan het denken gezet. Cruijff is een van s ’werelds grootste voetballers. Volgens kenners is zijn talent, 38 jaar na zijn laatste wedstrijd als speler, nog altijd ongeëvenaard. Volgens Cruijff zelf is talent en technische vaardigheid slechts een deel van zijn succes.
“Voetbal speel je met het hoofd, want de bal is vlugger dan de benen”. Met andere woorden, eerst de oplossing bedenken en daarna uitvoeren. Een ander voorbeeld: “Kijk, als ik iets eerder begin te lopen dan een ander, dan lijk ik sneller." Het gaat dus niet zozeer om de snelheid waarmee je loopt maar het inzicht in waar je naartoe moet. Als je niet ziet waar je naartoe moet is je loopsnelheid nutteloos. Oftewel: "Je snapt het pas als je het begrijpt".
Deze onnavolgbare uitspraken van Cruijff zijn het gevolg van zijn overtuigingen. Overtuigingen die gedurende zijn leven met zijn ervaringen steeds aangescherpt en versterkt worden. Het mooie is dat deze overtuigingen zich niet tot het voetbalveld beperken. Net als bij voetbal spelen we bij ERP-implementaties ook met ons hoofd.
Sterke 'techniek' met ERP
Sinds vorig jaar houd ik mij naast Unit4 Financials ook met ERP bezig. Het kenmerkende van ERP is dat de scope van processen groter is. Van tijdsregistratie en declaraties tot rapportage, planning en controle en alles daartussen. Elk proces vormt weer een startpunt voor een volgend proces.
Daarnaast biedt de applicatie structuren en bouwstenen, maar geen vaste inrichting. Elk bedrijfsproces dat je bedenkt, kan uitgewerkt worden. Hier kleeft echter ook een groot nadeel aan. Met toenemende complexiteit neemt de beheersbaarheid af, zowel vanuit het perspectief van applicatiebeheer als perspectief van risicobeheersing.
Het wordt nog een slag complexer door de bijna ongelimiteerde mogelijkheden van de applicatie te combineren met een implementatieteam dat bestaat uit hoofden financiën, controllers en applicatieconsultants. Veelal mensen die van complexiteit hun werk hebben gemaakt. Kortom: overal is een oplossing voor en geen vraag te teveel.
Dit is te vergelijken met de technische vaardigheden van een voetballer. Met de juiste techniek, bijvoorbeeld loopsnelheid, kom je een heel eind. De bal is echter sneller dan de snelste loper en dan wordt het heel hard werken. De crux zit niet in de snelheid, maar het inzicht. Iets vergelijkbaars gebeurt bij ERP. Alles is mogelijk en alles kan. Maar voordat we hard gaan lopen, moeten we ons afvragen of dat wel nodig is. Welk doel behalen we hiermee? Wat zijn de kosten van deze oplossing en wat levert het op?
Complexiteit ERP in de praktijk
Laatst moest ik uurtarieven in ERP bijwerken. Een arbeidsintensieve klus. Het opmerkelijke was dat er veel meer verschillende categorieën-tarieven waren dan daadwerkelijke verschillende tarieven. Onnodige complexe structuren die voor hoge beheerskosten zorgen en niet leiden tot effectieve inzichten over de bedrijfsvoering.
Een ander voorbeeld is declaraties. Het declareren van kosten door medewerkers is voor velen belangrijk, het gaat immers om geld. Voor de organisatie is het van belang dat deze declaraties en het goedkeuringsproces vast worden gelegd. Als er echter veel tijd en geld wordt geïnvesteerd om allerlei bijzondere regelingen in het proces te krijgen van vooral kleine bedragen, dan stijgen de kosten hiervan al snel boven het totaal van de declaraties uit.
De uitdaging in Unit4 ERP
In Unit4 ERP is veel mogelijk en daarom is sturing op bedrijfsdoelstellingen van cruciaal belang. Bij een gebrek aan heldere doelstellingen ontaard het natuurlijke proces van mogelijkheden en actoren in een zeer complex geheel.
Een inzicht van Cruijff kom hier van pas “Voetballen is heel simpel, maar het moeilijkste wat er is, is simpel voetballen. Hetzelfde is van toepassing op ERP. ERP is heel simpel, maar het moeilijkste wat er is, is ERP simpel houden.
Benieuwd wat wij kunnen betekenen op het gebied van Unit4 ERP?
Neem dan gerust contact met ons op via onderstaande button.
