Tijdens onze kennissessie in Antwerpen hebben we een aantal tips & tricks met de aanwezigen gedeeld. Onder andere over Flexifields. Ook Solmate collega Miek Willemsen besteedde eerder in haar blog al enige aandacht aan de kracht en mogelijkheden van flexibele velden in Unit4 Financials versie 14 (zie blog: Flexifields). In deze vervolgblog over ‘Flexifields’ en de voordelen daarvan wordt, o.a. met diverse schermvoorbeelden, nader ingegaan op de praktische inrichting waaronder de creatie en ingebruikname.
Creatie en ingebruikname
Bij het aanmaken van flexibele velden worden op de database specifieke (UFF-) tabellen gecreëerd, die vervolgens direct kunnen gevuld worden. Dit kan:
- Via een elementsjabloon: voor flexibele velden op elementen.
- Via een invoersjabloon: voor flexibele velden op transacties.
- Via Opvragen gegevens: wijzigen van één of meerdere lijnen.
- Table link (let op: mapping moet wel aangemaakt worden).
- XL for Finance.
- Webservices of Xmli-interface.
Vervolgens kunnen de flexibele velden geraadpleegd worden via alle gebruikelijke opvraagschermen zoals Details, Saldi, Ledger, Agenda, U4-analyser, Generiek opvragen. De flexibele velden kunnen onder andere gebruikt worden voor:
- Contracten
- Data van certificering.
- Alle soorten kenmerken, gerelateerd aan de business.
Omdat ze door uzelf gedefinieerd worden, kunnen ze ook benoemd worden met de precieze term zoals die in uw organisatie gebruikt wordt.
Definitie van flexibele velden
Flexibele velden worden binnen Unit4 Financials versie 14 gedefinieerd binnen de module administratie. Het is mogelijk om deze definities te exporteren of importeren naar een andere omgeving, bijvoorbeeld van een testomgeving naar een productie-omgeving. Op het stambestand Flexveld geeft u aan waar u de velden wilt gebruiken:
- Op een element.
- Op een kopregel.
- Op een transactieregel.
Als het veld gedefinieerd is, kun je het gebruiken in elementsjablonen, invoersjablonen en opvragingen (selecties, weergaven, opvragen saldi, etc.). Met de instellingen kan je precies definiëren aan welke eisen de flexvelden moeten voldoen.
Buiten de definitie datum, numeriek - al of niet binnen een bepaald bereik - kunnen er reguliere expressies gebruikt worden zodat de ingevulde waarde een bepaalde structuur krijgt. In het voorbeeld gaat het over een code bestaande uit:
- 2 karakters van A-Z.
- Liggend streepje.
- Een getal met 4 cijfers.
- Liggend streepje.
- De letter A, E of U.
De definitie laat toe om de velden precies aan uw eisen, bijvoorbeeld zoals gebruikt in operationele systemen, te laten voldoen. Een tabel kan, zoals u ziet in onderstaande schermafbeelding, diverse types flexvelden bevatten.
Opvragen inhoud flexibele velden
Hieronder ziet u het resultaat van het opvragen van gegevens waarin flexvelden benoemd zijn.
Aanpassen tijdens opvraging
De lijnen die geselecteerd zijn met links, kunnen aangepast worden door het hokje bewerken aan te vinken.
Alle types flexibele velden zijn beschikbaar bij ‘opvragen gegevens’ en de daarvan afgeleide raadplegingen.
Bij ‘opvragen saldi’ zijn alleen de flexibele velden op element beschikbaar, omdat daar uiteraard de individuele transacties worden opgeteld naar saldi, volgens de instellingen van het ‘opvragen saldirapport’.
Flexibele velden op transacties kunnen gekoppeld worden aan één of meerdere documenten. Na koppeling kunnen zij gebruikt worden via invoer of opvragen.
Voorbeeld stambestand document
Bovendien kan de inhoud van de flexibele velden op transacties tijdens het opvragen van gegevens aangepast worden. Hierdoor kunt u na de boeking gegevens aanvullen. De inhoud van de flexibele velden op elementen hoort bij het element onderhoud.
Flexibele velden op elementen
Zoals hiervoor aangegeven kunnen flexibele velden op elementen worden getoond bij opvragen en worden ingevuld via een elementsjabloon.
Invullen van een tabel
Flexibele velden op transacties
Om flexibele velden tijdens de invoer te gebruiken dienen de betreffende velden op de invoersjablonen beschikbaar te zijn. Desgewenst kunnen zij gevuld worden via een interface waaronder ook via aangepaste l
link-tabellen.
Invoersjabloon
Vervolgens kunnen zij, net als andere velden, getoond worden in het invoersjabloon.
Relatief eenvoudig en snel te realiseren
De inrichting van flexibele velden in UNIT4 Financials versie 14 is relatief eenvoudig en relatief snel uitgevoerd worden. Het gebruik van flexibele velden is natuurlijk van invloed op uw huidige manier van werken. Voor een optimaal profijt is het aan te raden om met een consultant de mogelijkheden en voordelen in kaart te brengen.
Meer inspiratie en kennis
Gerelateerde blogs
