We ontkomen er niet aan dat overheidsinstellingen per 18 april verplicht zijn om elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Dit is al een tijdje bekend en met nog minder dan een maand een feit! Ik lees vele blogs dat overheden zich moeten klaarmaken en toch zie ik dat ik veel klanten/bedrijven nog niet helemaal gereed zijn met betrekking tot de inrichting hiervan. Veel organisaties moeten daarvoor nog de benodigde voorzieningen treffen. Ik heb de top 5 uitdagingen op een rij gezet:
1. Wat staat er nu ECHT in de wetgeving?
Alle aanbestedende diensten moeten per 18 april 2019 de benodigde voorzieningen hebben getroffen om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken conform de EU-richtlijn 2014/55/EU en op basis van een wijziging in de Aanbestedingswetgeving. Kunnen we voorzieningen definiëren, is er een stappenplan en wat verandert er precies in de aanbestedingswetgeving? Kort samengevat: vanaf deze datum dienen alle overheden hun facturen digitaal te ontvangen en te verwerken om handmatige fouten te voorkomen, veiligheid te waarborgen en dat facturen met zekerheid aankomen.
2. Hoe krijg ik toegang naar het PEPPOL-netwerk?
PEPPOL is een internationaal netwerk dat verschillende Europese overheden, dienstverleners en bedrijven gebruiken. Via het PEPPOL-netwerk kunt u eenvoudig, veilig en efficiënt door heel Europa elektronische (bedrijfskritische) documenten (bijvoorbeeld facturen) verzenden naar en ontvangen van bedrijven en overheden. PEPPOL verandert niets aan de bestaande technologieën voor elektronisch berichtenverkeer. Als de administratie van zowel de verzender als de ontvanger geregistreerd zijn op het netwerk, wordt de elektronische factuur direct naar de boekhouding van de ontvanger gestuurd. Om toegang te krijgen tot het PEPPOL-netwerk moet je als bedrijf eerst een validatieproces ondergaan om de legitimiteit laten te controleren. Registratie in het netwerk vindt plaats op basis van (unieke) ID-nummers zoals KvK of BTW-nummers, IBAN-nummers en OIN-nummers voor overheidsinstellingen. Kopers en leveranciers met een access point, nationaal en internationaal, kunnen elkaar vervolgens bereiken.
3. Wat is een elektronische factuur?
Heel veel mensen denken aan een pdf in plaats van een XML bericht. Een e-factuur is een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. In tegenstelling tot een papieren factuur (of een e-mail met een factuur als pdf-bijlage) kan een e-factuur vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Handmatige verwerking is daarmee verleden tijd.
4. Wat is het belang van Access Point (APs)?
PEPPOL is een open netwerk en elke organisatie heeft vrije keuze in een Access Point. Deze providers kunnen u aansluiten op het Europese e-facturatie netwerk PEPPOL. Kijk bij het maken van uw keuze wel goed naar de mogelijkheden van de aanbieder, voor nu én in de toekomst. Ik heb een mooie lijst gevonden. Voor Unit4 Financials hebben we een rechtstreekse koppeling met eVerbinding.
5. Ervaringen van bedrijven die al live zijn met e-factureren?
Heel veel overheden willen kijken en weten wat andere overheden gaan doen. Dit om ervaringen uit te wisselen want ze willen niet de eerste zijn. Immers, het is spannende deadline maar wat als het niet goed gedaan is?
Al met al vragen die begrijpelijk zijn maar waar we niet aan ontkomen. Sites zoals PIANOo kunnen meer informatie, advies en instrumenten bieden.
Meer informatie over e-factureren? Kijk op de site van Unit4 of neem contact op met Carlo Rolle van Solmate.
