Crescendo valt nu een aantal maanden onder Solmate en dat levert mooie nieuwe inzichten op voor de consultants van beide partijen. Eén van die nieuwe inzichten willen we in dit blog toelichten. Het symboliseert de meerwaarde van de gebundelde kennis én het onderwerp is actueel bij meerdere gezamenlijke klanten.

Nog niet bekend met Crescendo? Dit is een applicatie die volledig integreert met Unit4 Financials. Vrijwel al onze klanten gebruiken deze add-on om bankafschriften geautomatiseerd te verwerken.

PaymentID als onderdeel van de Common-module i.c.m. Crescendo

De functionaliteit ‘PaymentID’ (betaalkenmerken) is beschikbaar in Unit4 Financials v14 en hoger. Daarnaast heb je de Unit4 Financials Common-module nodig, deze gebruik je om het PaymentID terug te schrijven op de externe referentievelden van de betaalde posten. Het gebruiken van deze functionaliteit biedt meerwaarde in combinatie met Crescendo.

Wat houdt deze meerwaarde in? We beantwoorden dit in drie vragen.

1. Wat doet de PaymentID functionaliteit binnen Unit4 Financials?

Met deze functie kunnen unieke (betaal)kenmerken worden gegenereerd en toegevoegd aan betaal- en incassovoorstellen. De toegekende (betaal)kenmerken kunnen vervolgens ook worden teruggeschreven naar de betaalde of geïncasseerde transacties. Er worden twee typen (betaal)kenmerken gegenereerd:

• een uniek (betaal)kenmerk voor het hele betaal- of incassovoorstel; en
• een uniek (betaal)kenmerk voor de losse, eventueel verdichte, transacties.

Let op: Wij zetten expres (betaal)kenmerken op deze wijze neer. Het gegenereerde kenmerk kan naast het al in gebruik zijnde betaalkenmerk weggeschreven worden voor intern gebruik (binnen Crescendo bijvoorbeeld).

2. Hoe moet ik dit voor me zien?

Om dit visueel te maken geven we eerst een overzicht:

Aan het eind van het proces tref je dit in Financials aan:

Hier zie je in het rode kader dat er een BatchID is gegenereerd voor het gehele betaalvoorstel. In het groene kader tref je een uniek TransactionID voor een losse transactie aan. Voor een verdichte betaling tref je een uniek TransactionID aan in de blauwe kaders.

3. Ik heb nu een beeld van de PaymentID-functionaliteit binnen Financials, maar wat is de toegevoegde waarde van Crescendo?

De PaymentID-functionaliteit kan gebruikt worden voor zowel betaal- als incassovoorstellen. De toegevoegde waarde zullen we per proces toelichten. Voordat we dat doen eerst een algemene toelichting:

Zoals je al hebt gelezen, worden de TransactionID en BatchID weggeschreven in de betaaltabellen van Financials. Bij het opstellen van het betalingsformaat (het bestand wat je aanlevert aan de bank) wordt de informatie uit de betaaltabellen gehaald. Dit houdt in dat je, zonder dat de klant dit op zijn of haar afschrift ziet, beide ID’s mee kan sturen richting de bank. Zo komt deze informatie terug op het bankafschrift en komt de kracht van Crescendo naar voren.

Betaalproces:
Binnen het betaalproces is het op basis van het BatchID altijd te herleiden welke transacties in een betaalbestand hebben gezeten. Hetzelfde BatchID kan binnen Crescendo gebruikt worden voor het automatisch koppelen van de bijlageregel. Indien er niet gewerkt wordt met bijlagen kan je het BatchID gebruiken in de filterregels van Crescendo voor een betere afhandeling.

Incassoproces:
Ook binnen het incassoproces geldt dat er op basis van het BatchID automatische koppeling of filtering kan plaatsvinden binnen Crescendo. Er is echter binnen het incassoproces nóg een toegevoegde waarde. Dit is namelijk de storno afhandeling. Door te filteren op het unieke TransactionID vindt er altijd een 100% afhandeling plaats. De problemen van meerdere factuurnummers, verdichte incasso’s en het niet juist kunnen bepalen van de gestorneerde factuur zijn verleden tijd.

Voor beide processen geldt dat het automatisch koppelen van bijlagen en/of het filteren ervoor zorgt dat bankafschriften automatisch doorgeboekt worden en de overige regels afgehandeld kunnen worden in je opvolgingsdocument.

Toegevoegde waarde in jouw situatie

De toegevoegde waarde van PaymentID kan sterk verschillen per sector, bedrijf, inrichting, et cetera. Het is dus zomaar mogelijk dat je voor je eigen bedrijf andere voordelen ziet.

Wat de meerwaarde in jouw specifieke situatie is, verschilt per situatie. Vragen die we in een adviesgesprek stellen, zijn onder meer:

• Hebben jullie veel storneringen af te handelen?
• Maken jullie veel gebruik van bijlagen?
• Zo ja, willen jullie die automatisch doorboeken?

We komen graag in contact om voor jouw situatie in kaart te brengen wat de toegevoegde waarde is.