Wat als je functioneel beheerder uitvalt, en dan ook nog eens precies op het moment dat je het financiële systeem van on premise naar de cloud aan verhuizen bent? Het overkwam de gemeente Brunssum. In 2020 schakelden zij daarom Solmate in voor functioneel beheer én de upgrade van Unit4 Financials versie 12 naar Unit4 Financials Continuous Release.
Een functioneel beheerder is in veel organisaties een onmisbare schakel tussen de gebruikers van software en de inrichting van het (financiële) programma. Een functioneel beheerder optimaliseert de informatievoorziening en zorgt dat de software up-to-date blijft met de laatste wensen en eisen. Een goede functioneel beheerder is daarnaast ook een klankbord voor de eindgebruikers en denkt mee op de inhoud.
Functioneel beheer bij Brunssum
We spreken Kevin Tummers, coördinator informatiemanagement bij gemeente Brunssum, over zijn ervaringen met Solmate. Kevin overziet het functioneel beheer van ongeveer 200 applicaties en alles wat daarbij komt kijken. “Als coördinator zorg ik er mede voor dat alle functioneel beheerders op dezelfde manier werken en dat we meegaan in de ontwikkelingen van ieder cluster, maar ook in zijn algemeenheid binnen de overheid. Daarbij ondersteunt functioneel beheer ook in allerlei projecten, waaronder de implementatie van een verplichtingenadministratie binnen de Gemeente Brunssum.”
Rol van Solmate
“Solmate zorgt er bij ons in feite voor dat de applicatie draait, maar signaleert tevens continu verbeteringen in het systeem. Daarbij denken zij mee hoe een bepaalde functionaliteit eruit moet komen te zien en is er kennis van de gemeentelijke financiën aanwezig. Dat dit ook nog duidelijk en begrijpelijk wordt uitgelegd aan de gebruikers, is een mooie bonus.”
Gebruikerstrainingen
Vanuit Solmate is Peter van Roekel een van de consultants die bij de gemeente Brunssum over de vloer komt. “Peter heeft onder meer de nieuwe functioneel beheerder opgeleid. Deze training omvatte een helder opleidingsplan en wierp echt zijn vruchten af. Helaas is deze functioneel beheerder uiteindelijk toch een andere rol gaan vervullen. Daarnaast heeft Peter ook gebruikerstrainingen verzorgd via Teams, toen iedereen vanwege corona thuis zat. Hij wist de inhoud echt terug te brengen naar begrijpelijke taal.”
Ervaring met Solmate
“Solmate is een meedenkende en flexibele organisatie, niet alleen als het over de applicatie gaat. Als ik iets vraag, dan is het antwoord nooit: dat kan niet. Maar in plaats daarvan: dat is zo niet mogelijk, maar als we het zo doen, komen we wel in de buurt van je wensen. Dat is een hele andere, prettigere instelling en kenmerkt een goede consultant.”
“Naast functioneel beheer door Peter, zetten we de expertise van Solmate ook in voor andere projecten. Bijvoorbeeld de eerder genoemde verplichtingenadministratie, maar ook de implementatie van de vaste activa module van Unit4 Financials by CODA.”
Toekomstplannen
“We hebben het contract met Solmate, en Peter specifiek, verlengd. Uiteindelijk willen we graag iemand inhouse halen voor het functioneel beheer, maar ook dan houden we contact Solmate. Peter en/of zijn collega’s zullen dan de nieuwe collega onderdompelen in het vak en een inhoudelijk klankbord zijn. En ook voor andere projecten zoeken we Solmate op, omdat we gewoon erg goede ervaringen hebben.”
