Begin 2023 telde Nederland 342 gemeenten, maar ooit was dit aantal twee keer zo hoog. De reden hiervoor is dat er veel gemeentelijke herindelingen plaats hebben gevonden. Naast het feit dat gemeenten hun lokale wet- en regelgeving hebben, moeten gemeenten allemaal aan dezelfde wet- en regelgeving voldoen. Die uniformiteit is ingebouwd in het gemeentemodel van Unit4 ERPx, terwijl er ook ruimte is voor maatwerk. Hoe dat precies zit, lees je in deze blog.
Zijn gemeenten echt zo uniform?
Op het eerste gezicht lijken gemeenten erg verschillend. Zo heeft Amsterdam ruim 880.000 inwoners, terwijl Schiermonnikoog er maar 944 heeft. Toch moeten beide gemeenten voldoen aan dezelfde regels. Denk bijvoorbeeld aan het Besluit Begroting en Verantwoording van provincies en gemeenten (BBV). De BBV geeft aan hoe financiële rapportages worden opgesteld. Of denk aan de Informatie voor Derden (Iv3), die stelt welke financiële informatie aangeleverd moet worden en op welke manier. Het niet of niet juist aanleveren van informatie aan bijvoorbeeld het CBS kan gevolgen hebben voor de uitkering van het Gemeentefonds.
Bij dit proces hoort ook het BTW Compensatiefonds (BCF). Het BCF is een overheidsfonds waar gemeenten btw die ze hebben betaald over de prijs van extern ingekochte diensten en werkzaamheden, kunnen terugkrijgen.
Voorbeeld vanuit de Iv3 aangifte voor de gemeente
Standaardisatie van de inrichting van ERPx
Bepaalde (complexe) processen van gemeenten zijn gestandaardiseerd. Zo moet de inrichting van de jaarrekening conform BBV zijn. De onderliggende grootboekrekeningen en producten worden gekoppeld aan de voorgeschreven economische categorieën en taakvelden vanuit de Iv3. De transacties van deze rekening zijn weer onderhevig aan de btw-regels.
Deze standaardisatie ligt in lijn met de Common Ground gedachte. Binnen de Common Ground is het uniformeren van gegevens en processen één van de voornaamste pijlers. Een standaard proces vraagt dan ook om een uniforme inrichting van een systeem als ERPx. Denk hierbij aan een standaard inrichting voor onder meer het rekeningplan, de Iv3-inrichting en de btw.
Het 5-lagen model van Common Ground
Speciaal gemeentemodel voor Unit4 ERPx
Binnen Unit4 ERPx is voor gemeenten het Gemeentemodel (Public Sector Model) in het leven geroepen. Dit is ontwikkeld vanuit de gedachte dat een groot deel van de inrichting van de applicatie gestandaardiseerd kan worden.
Het implementeren van een standaardmodel levert een aantal voordelen op:
- Er is een kortere doorlooptijd van het implementatietraject.
- Efficiencyvoordelen, waardoor de focus meer ligt op het opleidingstraject.
- Het uniformeren van gegevens, mede gebaseerd op de wet- en regelgeving.
- Inrichting van ERPx op basis van best practices.
Zo kan een gemeentemodel eruitzien
Als voorbeeld voor het gemeentemodel nemen we de boekingen. In het PS-model binnen ERPx wordt een standaard rekeningstelsel opgeleverd. De grootboekrekeningen in dit rekeningstelsel zijn weer gekoppeld aan een standaard rekeningregel. Op deze rekeningregel leg je vast welke data ingegeven moeten worden bij een bepaalde transactie. De boekingen op deze posten worden automatisch op de juiste economische categorie geboekt. Dat komt, doordat er op de rekeningregel een relatie is gelegd met de waardematrix voor de Iv3.
Voorbeeld van een rekeningregel in ERPx
Gemeenten zijn ook uniek
Niet iedere gemeente is hetzelfde; kijk maar naar Amsterdam en Schiermonnikoog. Daarom is het vanzelfsprekend dat ook bepaalde onderdelen binnen ERPx afwijken. Zo behouden gemeenten hun ‘colour locale’. Een goed voorbeeld hiervan zijn de raadsprogramma's. Deze zijn niet voor iedere gemeente gelijk en leveren dus unieke gegevens. De producten die gekoppeld zijn aan deze programma's, zijn wel weer gebonden aan de standaard Iv3-richtlijnen. Het standaardmodel van Iv3 kan daarom ook hier gebruikt worden in Unit4 ERPx.
Unit4 ERPx: het standaard programma voor unieke gemeenten
Er kan dus geconcludeerd worden dat het Gemeentemodel een goede basis is voor iedere gemeente. De wet- en regelgeving is immers voor iedere gemeente gelijk. Unit4 ERPx is een uitgebreide en flexibele applicatie met veel mogelijkheden. De flexibiliteit is een kracht van de applicatie, maar kan ook voor vertraging in het implementatieproces zorgen. Daarom is een basis van inrichting en processen, gebaseerd op het gemeentemodel, juist van toegevoegde waarde. Zo behoud je de snelheid én heb je mogelijkheden om aanpassingen te doen.
Wil je meer informatie over het gemeentemodel binnen Unit4 ERPx?
Neem dan contact met ons op via onderstaande button.
