Een inactieve gebruiker in je organisatie? Dat klinkt niet als het ideaal van een werkgever. Toch is de inactieve gebruiker in Unit4 Financials by Coda heel erg handig. En nee, dat is niet omdat een relaxte sfeer iedereen op kantoor goed doet, maar wel om de volgende reden.
Een inactieve gebruiker telt namelijk niet mee voor de licentietelling. Dat komt goed uit, nu deze licentietelling erg strikt is geworden. Met deze optie kun je op het stambestand gebruiker een datum invullen tot wanneer deze gebruiker actief is. Vanaf die datum heeft de gebruiker geen toegang meer tot het systeem en telt deze ook niet mee als licentie. Op deze wijze kan een organisatie flexibel en tijdelijk toegang verlenen aan gebruikers van het systeem zonder extra kosten voor licenties.
Hier vul je op het stambestand gebruiker in tot wanneer een gebruiker actief is.
Bij deze gebruikers biedt de inactieve gebruiker uitkomst:
Externe consultants en accountants die regelmatig tijdelijk toegang krijgen
Veel bedrijven hebben regelmatig externe consultants en accountants over de vloer. Met deze optie kunnen zij als gebruiker worden aangemaakt, en alleen bij aanwezigheid op actief staan. Ze hoeven op deze manier niet iedere keer verwijderd te worden of aangepaste bevoegdheden te krijgen. Door de handige optie hebben ze alleen toegang op de momenten dat het nodig is, en dat kan ook nog in de audit trail worden meegenomen. Daar worden accountants dubbel zo blij van.
Medewerkers met langdurige afwezigheid & verlof
Voor gebruikers die langdurig afwezig zijn door verlof, een lange reis of ziekte is de optie ook goed te gebruiken. Vaak is er dan een vervanger aangesteld, die ook weer als gebruiker aangemaakt moet worden en meetelt voor de licenties. Maar zodra het werk van de vervanger erop zit, kan die gebruiker natuurlijk ook weer op inactief worden gezet. Met het voordeel dat je ruimte overhoudt binnen je licentie.
Collega’s die er voor een bepaalde tijd zijn
Voor de collega die volgende maand uit dienst gaat, of de interim-collega, is het moment dat het werk erop zit natuurlijk al besloten. De toekomstige datum waarop ze niet meer in het systeem hoeven, kan dan alvast ingevoerd worden. Deze gebruikers kunnen dan periodiek definitief verwijderd worden.
Onzichtbaarheid van inactieve gebruikers
Hoewel de functie erg handig is, zijn er nog een aantal verbeterpunten. De inactieve gebruikers verdwijnen namelijk in het systeem. Ze zijn niet standaard zichtbaar bij onderhoud of overzichten.
Het is me ook opgevallen dat je geen reden voor inactiviteit kan opgeven.
Zwangerschapsverlof, een langdurige ziekte, een externe consultant of een collega die uit dienst gaat, hebben verschillende afhandelingsprocedures. In één oogopslag kunnen zien wat de reden is voor inactiviteit zou handig zijn, maar is helaas nog niet mogelijk. Met deze optie zou je bijvoorbeeld alle collega’s die uit dienst zijn na een bepaalde datum kunnen verwijderen.
Voor de andere verbeterpunten hebben we de volgende oplossingen gevonden:
- Onderhoud stambestand gebruiker
Inactieve gebruikers zijn niet standaard opvraagbaar bij onderhoud van de stambestand gebruiker. Om de gebruiker te vinden, moet je via het vergrootglas op het stambestand gebruiker gaan zoeken. Vervolgens moet je in het volgende scherm onderaan het vinkje “Inactief” opnemen aanzetten.
- Foutmelding bij aanpassen workflow positie hiërarchie
Een plek waar de inactieve gebruiker nog bestaat, is in de workflow positie hiërarchie, maar die geeft een foutmelding. De aanpassing lukt alleen als je de inactieve gebruiker eerst weer actief maakt.
- Inactieve status en data opnemen in de beveiligingsrapportages
De inactieve gebruikers staan niet in de standaard beveiligingsoverzichten die middels het “Administration Menu” zijn op te vragen.
Voor dat laatstgenoemde kun je een consultant van Solmate inhuren om een mooi rapport met Generiek opvragen te maken, met zowel actieve als inactieve gebruikers. Of beter nog, volg een training Generiek Opvragen van een Solmate consultant, en er gaat een wereld voor je open.
Meer inspiratie en kennis
Gerelateerde blogs
