Geschreven door: John van Dijk
We leven in een snel veranderende wereld, waarbij de ontwikkelingen elkaar in een snel tempo opvolgen. Deze veranderingen vragen vaak aanpassingen in de manier waarop organisaties werken.Bedrijfsprocessen veranderen en daarmee eisen aan de operationele applicaties. Heel valide besluit een organisatie om een nieuw operationeel systeem aan te schaffen en te implementeren.
Schijnbaar logisch is, om meteen het financieel administratief systeem ook maar te vervangen. Daarin vaak aangemoedigd door de leverancier van de operationele software.
Ook ontevredenheid over de huidige inrichting van het financiële systeem kan een reden zijn om nieuwe financieel administratieve software aan te schaffen.
Echter, zeker niet in alle gevallen zal de aanschaf van nieuwe software, automatisch leiden tot het beoogde resultaat. Stel jezelf de vraag: ‘Staat de toegevoegde waarde in een goede verhouding tot de kosten”. Sterker het aanschaffen van een nieuw financieel systeem kan het bedrijfsrisico juist verhogen. Een nieuw systeem kan immers zo zijn eigen problemen hebben.
Software selectie
In een traditioneel software selectie traject zijn een aantal stappen te benoemen. Ik zal hier in het kort de stappen langslopen:
Stap 1 Initiatie en oriëntatie
De behoefte aan vernieuwing van de software is binnen de organisatie onderbouwd en onderkend.
Stap 2 Lijst van eisen en wensen
Belangrijk is het bepalen van de gewenste functionaliteit en de beoogde verbeteringen van het financieel administratief pakket. Vergelijk de gewenste situatie (SOLL positie) ten opzichte van de huidige inrichting (IST positie).
Stap 3 Selecteer de aanbieders
Op basis van de eisen en wensen kun je een beperkt aantal aanbieders selecteren.
Stap 4 Demonstraties, referentiebezoek en pakketkeuze
De software moet worden gedemonstreerd en op basis van een aantal criteria kan het meest geschikte software pakket worden geselecteerd.
Stap 5 Onderhandelen en aanschaf
De onderhandelingen kunnen worden gestart en de software aangeschaft.
Ik vind het logisch dat in een dergelijk traject de huidige financieel software ook meegenomen moet worden. Het huidige systeem neemt zelfs een speciale positie in.
Rol huidige software
In het huidige financieel administratieve software pakket is reeds veel tijd en geld geïnvesteerd. Waarschijnlijk is de software nog niet afgeschreven. De medewerkers zijn vertrouwd met het systeem en de financiële processen geborgd.
Wellicht het belangrijkste feit: Het systeem heeft zich bewezen in de praktijk in uw organisatie.
Coda is heel flexibel
Als we ons focussen op het financieel administratief systeem Coda, dan zijn er zeker mogelijkheden om te herimplementeren.
Coda is een heel flexibel pakket, waarbij de inrichting kan worden aangepast aan de huidige eisen en wensen. Bijvoorbeeld het introduceren van een nieuw rekeningschema, gewijzigde interface, invoeren werkkostenregeling. Ook is het te overwegen om bepaalde Coda modules, bijvoorbeeld e-Assets te gaan gebruiken of Coda functionaliteit, zoals generiek opvragen of aanmanen.
Het voordeel is dat de medewerkers al vertrouwd zijn met Coda, dat verkleint de kans op invoerfouten en bespaart op de opleidingskosten.
Op basis van mijn ervaring met Coda adviseer ik om het herinrichten van Coda serieus te overwegen.
Door: John van Dijk QC
Wil je meer weten over dit onderwerp. Solmate heeft de afgelopen jaren veel ervaring opgebouwd op het gebied van CODA. Met deze kennis hebben we een CODA scan ontwikkeld. Met deze scan kan je jouw CODA omgeving volledig in kaart brengen. Wil je meer weten?
Meer inspiratie en kennis
Gerelateerde blogs
