Het boeken van een jaarafsluiting met beginbalans, eindbalans en resultaat in een BILO-omgeving (Basis Inrichting Lokale Overheden) verloopt anders dan de standaard ‘technische’ jaarafsluiting functionaliteit die je in Unit4 Financials by Coda vindt.
Als overheidspartij heb je namelijk te maken met gedetailleerde begrotingsboekingen. De begrotingsboekingen in combinatie met jaarschijven wil je onveranderd opvragen over meerdere jaren heen. Gelukkig is hier er een passende oplossing voor, namelijk de functionaliteit: Herverdelen. In deze blog leggen we je uit hoe je deze functie in Unit4 Financials by Coda gebruikt.
We gaven hier recent ook een webinar over.
Wil je deze terugkijken? Klik dan hier.
Waarom een jaarafsluiting?
Bij het uitvoeren van de jaarafsluiting worden de baten en lasten (winst- en verliesrekeningen) verwerkt om het resultaat vast te stellen en te boeken. Vervolgens evalueer je de saldi van de balansrekeningen en stel je op basis daarvan een eindbalans van het af te sluiten jaar op, evenals een beginbalans voor het nieuwe jaar. Op deze manier wordt de prestatie van het financiële systeem direct gemanaged, waardoor er geen noodzaak is om de saldi van voorgaande jaren steeds opnieuw te berekenen.
Gebruik de functionaliteit ‘herverdeling’
Binnen Unit4 Financials by Coda voer je via de functionaliteit herverdeling de jaarafsluiting uit. Voor deze herverdeling zijn 3 processen en dus 3 configuraties nodig. We zetten ze voor je op een rij:
Proces 1: Resultaat
Het bepalen en boeken van het resultaat van de taakvelden (baten en lasten).
Proces 2: Beginbalans
De saldi van de balansrekeningen bepalen en boeken in openingsbalans (periode 0)
Proces 3: Eindbalans
De saldi van de balansrekeningen bepalen en tegenboeken in eindperiode (9998)
Zodra de configuraties van deze drie processen goed zijn ingesteld, kunnen ze jaarlijks opnieuw worden ingezet. Door gebruik te maken van relatieve data en periodes (die door het systeem worden bepaald), is het niet meer nodig om deze aan te passen.
Aan de slag!
Tijd om aan de slag te gaan. Voor de jaarafsluiting in Unit4 Financials by Coda zijn de volgende stambestanden nodig om het proces uit te kunnen voeren:
- 3 stambestanden Document voor boeken van de cijfers (JR-RES, JR-BB0 en JR-JRE)
- 3 stambestanden Herverdelingsregel
- 3 specifieke stambestanden Selecties
- 3 stambestanden Verdeling
Belangrijk! Gedurende het jaar staat de nummerreeks van de stambestanden documenten dicht, zodat niet onbedoeld boekingen gemaakt kunnen worden. Op het moment dat je de jaarafsluiting processen start, zet je de reeks documentnummers van tevoren tijdelijk open.
Het uitvoeren van de jaarafsluiting
Het uitvoeren van een herverdeelproces is zeer eenvoudig. Bij ieder proces, voer je dezelfde paar stappen uit.
Stap 1: Kies welke herverdelingsregel je gaat uitvoeren (resultaat, openingsbalans of eindbalans)
Stap 2: Geef een lognaam op
Stap 3: Klik op herverdelen
Als je dit hebt gedaan, gaat het gekozen proces draaien en komt vervolgens met een boekingsvoorstel. Dit voorstel wordt naar het register geboekt. In het register kun je de boeking controleren en vervolgens definitief doorboeken. Het proces is daarmee afgerond.
Belangrijk! De transacties met een betaalstatus ‘open voor betaling’ worden door het systeem meegenomen in de beginbalans en in de eindbalans. Deze dienen met elkaar afgeletterd/gematched te worden. Hiervoor kan een op maat gemaakte afletterassistent gebouwd worden die dit uitvoert. Ook dit is een kwestie van één keer inrichten.
Alternatief: herverdelingsketen
Eventueel is mogelijk een herverdelingsketen in te richten. Een keten zorgt ervoor dat je alle herverdelingsprocessen achtereenvolgens door het systeem laat uitvoeren. Dit maakt het uitvoeren van de jaarafsluiting tot een automatische flow, net als bij de standaard technische jaarafsluiting in Unit4 Financials by Coda. Wil je toch goed de controle op de keten houden? Dan kun je deze beter als de 3 losse processen doorlopen.
Ondersteuning nodig?
Met bovenstaande tips ben je goed op weg om het jaarafsluiting proces door te voeren in Unit4 Financials by Coda. Mocht je toch nog vragen hebben of ondersteuning nodig hebben? Neem gerust contact met ons op.
Meer inspiratie en kennis
Gerelateerde blogs
