Veel organisaties zijn bezig met het afronden van de jaarrekening of hebben dit zelfs al afgerond. We doen dit maar 1 keer per jaar en het is daardoor alles behalve een routineklus. Het is daarom goed om terug te kijken. Hoe heb je dit vorig jaar gedaan en waren er toen bijzonderheden?
Checklist jaarafsluiting
Een goede voorbereiding voor de jaarafsluiting is key. Dit betekent dat je op zoek gaat naar documentatie van het afgelopen jaar. Je voert in ieder geval deze controles uit:
- Is er een goede back-up gemaakt?
- Zijn alle transacties ingevoerd?
- Zijn alle vaste activa-transacties verwerkt?
- Zijn de documenten voor de jaarafsluiting aanwezig en correct?
- Staan er geen documenten meer in het register, intercompany-proces of in de Link-tabellen voor het jaar dat wordt afgesloten?
- Zijn de boekingsrekeningen voor de jaarafsluiting ingesteld?
- Zijn de rekeningtypes correct ingesteld als Balansrekening of Resultaatrekening?
- Staat de huidige periode van de beveiligingsgroepen op het nieuwe boekjaar?
- Heb je toegang tot periode 0 van het nieuwe boekjaar (periode 0 is de periode waarin de beginbalans wordt geboekt) en periode 9999 van het af te sluiten boekjaar (periode 9999 is de periode waarin de eindbalans wordt geboekt)?
- Zijn er linker- en rechterlijsten veranderd op rekeningen die in de jaarafsluiting worden meegenomen?
- Zijn er rekeningen geblokkeerd die in de jaarafsluiting worden meegenomen?
- Is er een documentcontrole en een saldocontrole uitgevoerd om de juistheid van de gegevens te controleren?
Naast deze controles, dien je voor het af te sluiten boekjaar een balans- en resultatenrekening te draaien. Zo kun je het resultaat van het afgelopen jaar en de saldi op de balansrekeningen bepalen. Deze bedragen dienen overeen te komen met de cijfers die later in de boeking van de jaarafsluiting staan.
Documentcontrole
Het laatste punt op de checklist verdient extra aandacht. Met de documentcontrole voer je een controle uit op de juistheid en geldigheid van de boekingsregels in het systeem en met de saldocontrole controleer je de bedragen van de individuele boekingsregels met de saldotabel. Als er uit beide controles geen fouten komen, ga dan verder met de jaarafsluiting. Indien er wel fouten worden gemeld, dan zal je hier aandacht aan moeten besteden en eventueel contact moeten zoeken met de beheerder of een externe partner om het probleem te verhelpen.
Laatste versie Unit4 Financials = minder stress
De jaarafsluiting was de afgelopen jaren altijd definitief. Eenmaal gedraaid, was er geen weg meer terug. Bij menig persoon is weleens het zweet uitgebroken als een collega aan het bureau stond met een correctieboeking in het oude boekjaar, terwijl de jaarafsluiting al was gedraaid. Alleen via technisch ingrijpen op de database kon de jaarafsluiting worden teruggedraaid.
Maar dat zal nu minder stress opleveren. In de laatste versie van Unit4 Financials (in de wandelgangen Versie 15) is het proces van de jaarafsluiting flink onderhanden genomen. Het is nu mogelijk om een voorlopige jaarafsluiting te draaien, zodat de beginbalans op verzoek kan worden bijgewerkt. De voorlopige jaarafsluiting kan je blijven draaien zo vaak als nodig is, totdat je ervoor kiest om een volledige jaarafsluiting te draaien.
Daarnaast is het nu mogelijk om deze volledige jaarafsluiting ongedaan te maken. Dus mochten er toch nog correcties nodig zijn in het afgesloten boekjaar dan draaien we hem gewoon terug. 
Voorgenoemde aanpassingen in het proces van de jaarafsluiting zijn fantastische verbeteringen waar al jaren om gevraagd en geroepen wordt.
Bijzondere jaarafsluitingen
Het laatste aandachtspunt: administraties waarvoor het normale proces van jaarafsluiting niet werkt. Dit zijn administraties van bijvoorbeeld lokale overheden waar de BILO (Basis Inrichting Lokale Overheden) is ingericht en administraties die op element 1 de bedrijfscode zijn ingericht (een bedrijven / filialen administratie).
Bij de lokale overheden met een BILO-inrichting is op element 1 onderscheid gemaakt tussen realisatie en begrotingsboekingen. Het normale jaareinde-proces is alleen mogelijk per bedrijf en kan geen onderscheid maken tussen specifieke kenmerken op element 1 zoals begroting, realisatie of juridische entiteit.
In deze specifieke situatie dient er een herverdelingsproces ingericht te worden in Unit4 Financials. Zo kan de begin- en eindbalans geboekt worden, evenals het resultaat op de W&V-rekeningen. Door de herverdeling in de juiste volgorde uit te voeren en in het register te boeken, is ook hier sprake van een voorlopige jaarafsluiting. Zo kan de journaalpost na controle altijd nog worden verwijderd als je ontevreden bent met het resultaat.
Welke vorm van jaarafsluiting ook van toepassing is op jouw organisatie: het valt of staat bij een goede voorbereiding. Controleer de cijfers en inrichting goed en er staat je een vlekkeloos jaareinde te wachten.
Meer inspiratie en kennis
Gerelateerde blogs
