Ervaar je ook dat je ieder jaar de begroting weer opnieuw opbouwt, waardoor je veel tijd kwijt bent en de mogelijkheden in de rapportages niet erg flexibel zijn?
Veel overheden halen ieder jaar in de periode april tot september de begroting uit het financiële systeem, passen dit aan en lezen het opnieuw in. Zou het niet mooi zijn als je de begroting met meerjarig perspectief in kan voeren, waarbij je historisch kunt volgen wat de stand van zaken op een bepaald moment is geweest?
Planning & Control cyclus altijd inzien
In dit geval zou je direct kunnen zien wat de stand van zaken van de primitieve begroting in 2022 was. En de stand na de eerste en tweede bestuursrapportage. Ofwel: je kan op ieder willekeurig moment in de Planning & Control cyclus een willekeurig begrotingsjaar inzien.
De P&C cyclus ziet er over het algemeen als volgt uit:
Iedere fase van de P&C cyclus dient als rapportagemoment te worden ingericht in Unit4 ERP, hierover later in dit artikel meer.
Doorlopend begroten zorgt voor flexibiliteit
Door de introductie van ‘doorlopend begroten’ kunnen wij die flexibiliteit realiseren. In dit geval werken we slechts met 1 versie van de begroting.
In deze versie worden de begrotingsmutaties als het ware gestapeld. De allereerste begroting die in Unit4 ERP wordt vastgelegd, is de stand van de totale begroting op een bepaald moment (bijvoorbeeld de primitieve begroting 2022). Alle volgende begrotingstransacties zijn mutaties op de vorige begroting. Dat geldt niet alleen voor begrotingswijzigingen in een bepaald jaar, maar ook voor de primitieve begrotingen.
Hierdoor worden structurele wijzigingen direct voor de volledige tijdshorizon vastgelegd. Én hierdoor is de herkomst van een wijziging altijd terug te vinden in de historie.
Begroting rapportages
Hieronder staat schematisch de relatie tussen de doorlopende begrotingsversie en hoe de begroting per vier jaarschijven gerapporteerd wordt. Horizontaal zie je de begrotingstijdvakken van 4 jaar en verticaal een begrotingsperiode (jaar). Via de kenmerken van de begrotingsdimensies kan je in de rapportages de juiste selectie maken om de cijfers voor 1 cyclus te extraheren. De begroting wordt over het algemeen vastgelegd voor een periode van 20 jaar.
Hoe gaat dit in zijn werk?
Om doorlopend begroten in te voeren in je Unit4 ERP pakket, voer je een aantal stappen uit.
Je start met het koppelen van iedere begrotingsregel aan een begrotingswijzigingsnummer. Dit wijzigingsnummer is een attribuut in Unit4 ERP.
Aan ieder wijzigingsnummer koppel je weer een rapportageattribuut waarop gerapporteerd kan worden.
Denk hierbij aan de volgende attributen:
o Wijzigingssoort: hiermee geef je aan wat voor soort wijziging het is. Denk aan Raad, College of administratief.
o Wijzigingsdatum: wanneer heeft de wijziging plaatsgevonden?
o Rapportagemoment: bij welk moment in de P&C cyclus hoort de wijziging? Bijvoorbeeld de 2e bestuursrapportage 2022.
Je kunt de begrotingswijzigingen handmatig invoeren of door middel van de invoegtoepassing Excelerator. Hieronder zie je een voorbeeld van een wijziging die vanuit een Excel wordt ingevoerd en waarvoor de wijziging is doorgevoerd van 2023 t/m 2040.
Voorbeeld doorlopende begroting
In dit voorbeeld werken we met één deelproject en splitsen we deze niet uit naar rekening. Stel dat we starten met de primitieve begroting van 2022. Er is een structurele begroting van 100.000 per jaar. De kolom Wijz verwijst naar een wijzigingsnummer.
Voor de 1e en 2e Burap 2022 worden mutaties vastgelegd, per saldo is de begroting voor 2022 nu 100.600.
Voor de primitieve begroting van 2023 ga je verder met de meerjarige bedragen die in de voorgaande primitieve begrotingen al waren vastgelegd.
Na het inlezen van de wijzigingen kun je vervolgens op basis van het wijzigingsnummer en het rapportagemoment gaan tijdreizen door de begroting en kun je de begroting op ieder moment presenteren. Dit doe je met behulp van information browsers in Unit4 ERP op basis van de plannertransacties.
Doorlopend begroten: ook voor jou interessant?
Door doorlopend begroten en de mogelijkheid van tijdreizen krijg je beter en sneller inzicht, waardoor de kwaliteit van het begrotingsproces aanzienlijk zal verbeteren. Kan je hier nog wat hulp bij gebruiken? Neem dan contact met ons op via onderstaande button.
