Velen van ons werken tegenwoordig thuis. En terwijl je zo het risico op besmetting vermindert, bespaar je ook nog eens veel reistijd. Dankzij moderne systemen, zoals Unit4 Financials of Unit4 ERP, heb je toegang tot alles wat je nodig hebt. Even via een Teams- of een Googlemeeting overleggen en je kunt aan de slag.
Is jouw thuiswerksysteem al optimaal?
Alleen en toch samen
Bestelaanvragen, orders, …
We hebben een handige ‘procurement-module’ ingericht. Hierin kunnen de aanvrager, goedkeurder, besteller en de ontvanger van goederen of diensten ieder vanaf hun eigen plek werken. Voor een aantal is dat thuis, anderen kunnen dankzij het thuiswerken van collega’s toch veilig naar kantoor. Voor de werkzaamheden maakt het niet uit. Als er vragen zijn, kan er direct verwezen worden naar transacties in het systeem. Workflow zorgt er daarnaast voor dat de informatie tijdig doorstroomt.
Inkomende facturen, onkostennota’s, bankafschriften, …
Heb je al geïnvesteerd in scannen, ‘travel and expenses’-software, e-facturatie en Crescendo? Mooi, want dit rendeert extra in deze tijd. Als inkomende documenten gedigitaliseerd zijn, kun je deze namelijk overal oppakken en verder verwerken. Workflow, commentaarvelden en bijgevoegde documenten kunnen transacties verduidelijken voor iedereen die ermee te maken heeft. Flexibele velden, op elementen en transacties in Financials of op attribuut-masterfiles in ERP, kunnen de nodige toelichting verschaffen en de transparantie verhogen. Dat scheelt weer een teams-meeting.
Uitgaande facturen, rapporten, …
Zowel Financials als ERP laten het toe om uitgaande facturen te creëren of om scans toe te voegen aan facturen die door organisatie-eigen systemen worden gegenereerd. Als alle informatie aanwezig is, wordt rapporteren en het bespreken van zaken makkelijker. Ook als iedereen op een andere plek zit. Dankzij de rapporteringsfuncties in Financials en ERP is het mogelijk om stamgegevens en de inhoud van flexibele velden bij transacties te tonen. Rapporten kun je zodanig aanpassen dat ze ook voor de eindgebruikers uit andere afdelingen duidelijk zijn.
Wat kunnen we verbeteren?
Is het door de impact van Covid 19 wat kalmer aan de operationele kant? Dan is dit het uitgelezen moment om stil te staan en na te denken over procesoptimalisaties. Ga eens na wat verdere digitalisering, e-facturatie en rapportages kunt betekenen voor de financiële dienst. Hoe kan de afdeling daarnaast betere ondersteuning geven aan de organisatie? Denk tot slot ook eens na over manieren waarop je met mensen uit de organisatie, door een goede toegankelijkheid van het systeem, de samenwerking kunnen verbeteren.
Vrijblijvend ideeën bespreken of samen sparren? Neem contact op met Carlo Rolle.
