Projectmanagement is meer dan alleen vergaderingen bijwonen

Dat projectmanagement meer is dan alleen vergaderingen bijwonen, lijkt een vrij logische constatering. Helaas komen we het tegenovergestelde in de praktijk nog regelmatig tegen.

Bij een implementatietraject van nieuwe software, schuift een bedrijf meestal iemand uit de eigen organisatie naar voren om het interne projectmanagement op zich te nemen. Deze medewerker heeft in veel gevallen nog geen ervaring met de taak en bijkomende verantwoordelijkheden. Daarnaast wordt deze projectmanager vaak onvoldoende vrijgemaakt om de opdracht goed uit te voeren. ‘Dat kunnen ze er prima naast doen’, hoor je dan zeggen.

Dit is een recept voor problemen, want de praktijk wijst uit dat de dagelijkse beslommeringen van de medewerker veel tijd vragen én een hogere prioriteit krijgen. De gevolgen voor de kwaliteit van het project zijn dan ook evident. Dit afbreukrisico is onnodig en zou je als organisatie niet moeten nemen. Bovendien moet je het ook je medewerkers niet aan willen doen.

Wat komt er dan allemaal kijken bij projectmanagement? Is het wel echt zo’n grote taak? Wij schetsen een beeld.

10 zaken die onmisbaar zijn voor een succesvol project

1. Projectdriehoek

Onderstaande driehoek laat zien dat omvang (scope), kosten (budget) en tijd (planning) alle drie even belangrijk zijn voor de uiteindelijke kwaliteit en daarmee voor het slagen van een project. Het is de taak en de uitdaging van de projectmanager om die driehoek in tact te laten. Het veranderen van één onderdeel heeft altijd gevolgen voor tenminste één van de twee andere onderdelen.

2. Communicatie

Duidelijk en tijdig communiceren is cruciaal voor het project. Binnen het projectteam, maar ook binnen de organisatie is het van belang dat iedereen aangesloten blijft en goed geïnformeerd is. Dit betekent: uitleggen wat je doet, waarom je dit doet en steeds vragen om feedback. Wanneer mensen geen vragen stellen krijgen ze ook geen antwoorden.

3. Resources

Het is belangrijk dat de ervaren collega’s tijd nemen om kennis over te dragen en samen te werken met externe consultants. Aan deze ervaren medewerkers wordt ook door de organisatie zelf veel getrokken en dat kan intern tot frictie leiden. Naast beschikbaar zijn, moeten deze personen ook goed bereikbaar zijn. Dat geldt ook voor contacten bij externe partijen. Duidelijke afspraken over inzet en beschikbaarheid zijn dus van belang.

4. Verantwoordelijkheid

Een andere belangrijke factor is dat duidelijk moet zijn wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer een bepaalde taak opgeleverd moet worden. Voor iedere actie van de actielijst moet iemand verantwoordelijk zijn, anders gaat iedereen elkaar aankijken.

5. Planning

Een strakke planning is cruciaal. Het geeft overzicht, structuur en helpt om prioriteiten te stellen, wat de kwaliteit van het project ten goede komt. Een goede planning is maatwerk en vraagt tijd en aandacht. Op deze planning wordt het project gestuurd, indien nodig wordt er geëscaleerd en er worden problemen voorgelegd aan de stuurgroep, zodat passende maatregelen genomen kunnen worden.

6. Scope

De scope is het vooraf definiëren wat binnen het project valt en wat niet. Het is belangrijk dat er niet afgeweken wordt van de vastgestelde scope. Het helpt bij het volgen van de planning, het tijdig opleveren en binnen het budget blijven. Het klinkt eenvoudig, maar het ‘niet-afwijken’ van de vooraf vastgestelde scope is minder makkelijk dan het lijkt.

Hoe bepaal je of een verzoek wel gehonoreerd moet worden, omdat het nu eenvoudig kan worden toegepast? Na oplevering van het project wordt het misschien wel een complexere aanpassing? Of gaat dit eenvoudige verzoek je hele planning hopeloos in de war schoppen?

7. Testen

Een overzichtelijke testaanpak en testplan, duidelijke testscripts, goede controle en begeleiding, zijn ontzettend essentieel.

Testen is een tijdrovend en soms saai onderdeel van het project. Je valt regelmatig in herhaling, maar het is van wezenlijk belang voor het slagen van het project. Testen is niet ‘even kijken of het werkt’, maar het doorlopen van verschillende teststadia die op elkaar aansluiten en allemaal van even groot belang zijn. Denk aan de
Unittest, functionele test, gebruikersacceptatietest, ketenintegratietest, performancetest, regressietest, etcetera.
Vooraf wordt de test én de verwachtte uitkomst beschreven, testbevindingen worden gedocumenteerd, geanalyseerd, opgelost en opnieuw getest.

8. Risico analyse

Effectief risicomanagement speelt een grote rol in het proces van slagen of mislukken van een project. Maak niet de fout om risico’s te onderschatten, want het gevolg kan zijn dat ze groter worden en zich tegen het project keren.

9. Project sponsor

Wat enorm helpt is om binnen de organisatie een betrokken project sponsor te hebben die feeling heeft met- en zich verantwoordelijk voelt voor het project, zodat er bij escalatie een sterke interne partner is om het project de juiste focus te laten behouden.

10. Strategische visie

Het is een voordeel wanneer het lopende project onderdeel uitmaakt van de strategische toekomstvisie van het bedrijf. Met andere woorden: in hoeverre speelt de lange termijnvisie van de organisatie een rol in het project? Welke andere grote veranderingen spelen er of zijn er gepland? En hoe verhoudt het huidige project zich daartoe?
Onderdeel zijn van die strategische toekomst visie betekent ook dat het project automatisch focus heeft en met aandacht gevolgd wordt door de organisatie.

Samenvattend

De bekende quote ‘Ik heb het nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan’ klinkt ontwapenend, maar ik zou organisaties willen adviseren om dit niet toe te passen op de interne projectmanager die voor dat nieuwe en prestigieuze project naar voren wordt geschoven. Dan is het wellicht toch beter om eens vrijblijvend met Solmate te gaan praten en te kijken wat hun ervaren project managers voor uw organisatie kunnen betekenen.

Neem  gerust contact met ons op via onderstaande button.