Voor je vaste activa administratie in Unit4 Financials by Coda maak je gebruik van de module Assets. Deze activa-module stelt je in staat om moeiteloos ongeëvenaarde hoeveelheden activa te beheren, zelfs in complexe omgevingen. Hoe schep je overzicht in een module waarin zoveel mogelijk is? Hoe zorg je dat je vaste activa administratie effectief is ingericht, zodat de informatiebehoefte van je organisatie hier ook in wordt meegenomen?
Bepaal specifieke informatiebehoeften
Bij het inrichten van de module Assets begin je met het inventariseren van de informatiebehoeften van de organisatie. Naast de verplichte indeling in immateriële, materiële en financiële vaste activa, is er ook ruimte voor specifieke informatiebehoeften.
Hiervoor kijk je naar de behoeften van de organisatie en de verplichtingen waaraan je moet voldoen. Vervolgens verken je de functionaliteiten binnen de module Assets. Met een training of workshop raakt jouw organisatie vertrouwd met deze functionaliteiten en de randvoorwaarden. Binnen deze kaders kun je bepalen welke informatie je nodig hebt en hoe je deze kunt opvragen.
Gebruik Generiek Opvragen in Assets
Als de standaardindeling niet voldoende is voor jouw specifieke informatiebehoeften, kun je dit met diverse functionaliteiten oplossen. Een goed voorbeeld hiervan is Generiek Opvragen, waarmee veel klantspecifieke aanpassingen mogelijk zijn. Deze aanpassingen kun je zelf toepassen, maar je kunt hier ook een consultant voor inschakelen.
Stel je voor dat je een rapport nodig hebt met de verloopstaat van activa dat de waarden van een specifiek activaboek toont. Of een rapport dat niet alleen de verloopstaat van activa, maar ook de toekomstige afschrijvingslasten weergeeft. Het is zelfs mogelijk om een activa-rapport met terugwerkende kracht te produceren, zelfs als het vijf jaar geleden betreft.
Met deze flexibiliteit in je activa-administratie creëer je meer ruimte en voorkom je achterstanden in de processen rondom je vaste activa administratie. Je bent niet gebonden aan strikte tijdslijnen en kunt efficiënter werken.
Generiek Opvragen in de praktijk
In de praktijk betekent dit dat je als organisatie, zelfs bij plotselinge groei door nieuwe toepassingen of aanpassingen in regelgeving, met hetzelfde financiële systeem kunt blijven werken.
Zo heeft het Generiek Opvragen-rapport geholpen bij een van de grootste woningbouwverenigingen van Nederland. De organisatie moest verplicht de ‘componentenbenadering’ toepassen, waardoor de omvang van de activa-administratie groeide van 10.000 naar meer dan 50.000 activa. Dankzij Generiek Opvragen werd het rapport zo aangepast dat de organisatie dezelfde volledigheid van informatie kon inzien als voor de ‘componentenbenadering’.
Houd je vaste activa administratie overzichtelijk
In de module Assets kun je op elk moment aanpassingen doorvoeren. Dit is handig bij een plotselinge groei van je activa door een wijziging of wanneer je moet voldoen aan nieuwe regels vanuit een functionele analyse. Deze aanpassingen kunnen echter invloed hebben op de grootboekadministratie, informatiebehoeften en rapportages. Daarom is het verstandig om de gewenste aanpassingen eerst met een consultant te bespreken. Zo brengen we de gevolgen voor de vaste activa-administratie en grootboekrekeningen in kaart.
Met deze voorkennis kun je zelf beslissen om bijvoorbeeld andere activagroepen te maken of meer grootboekrekeningen te gebruiken. Heb je hulp nodig om de inrichting van je activa-administratie aan te passen of efficiënter in te richten? Onze consultants staan voor je klaar.
Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan.
