Het zijn bijzondere tijden, daar zijn we het allemaal wel over eens. In hele korte tijd zijn er maatregelen van kracht geworden, die een half jaar geleden nog ondenkbaar leken. Of toch niet? Er waren al organisaties voorbereid op wat er te wachten stond. Niet uit pessimisme of doemdenken, maar vanwege het doel van de organisatie en de open blik van het bestuur. Ziekenhuizen hebben bijvoorbeeld rampenplannen en het RIVM heeft rekenmodellen voor het geval er een epidemie of pandemie uitbreekt. Dit ‘scenario-denken’ kan ook voor jouw organisatie interessant zijn.
Voorbereid zijn is het halve werk
Deze plannen zijn zelden helemaal perfect voor de daadwerkelijke situatie. Het is echter veel makkelijker om op basis van een bestaand plan te handelen, en het plan gedurende het proces bij te stellen, dan zonder plan geconfronteerd te worden met een pandemie. Toen de coronacrisis uitbrak, wist het RIVM dankzij het uitgewerkte scenario precies hoe ze moest handelen. Dat heeft ongetwijfeld betere resultaten opgeleverd, dan als daar pas over nagedacht zou worden als de ramp zich al aan het voltrekken was.
Kracht van scenario-denken
Dit is scenario-denken. Er is vooraf nagedacht over wat er zou kunnen gebeuren en hoe zo’n situatie gehandeld moest worden. Waar mogelijk zijn er al voorbereidingen getroffen, denk aan het opstellen van rekenmodellen en het uitwerken van een communicatieplan. De huidige pandemie is vast niet het enige scenario dat is uitgewerkt. Er zijn plannen voor een dijkdoorbraak, ongeluk met een chemisch transport en een grote aanslag. Niemand weet of en wanneer een dergelijke situatie zich zal voordoen. Wat we wel weten, is dat het zich kán voordoen en dat het enorm helpt om in die situatie te weten hoe je moet handelen en dat je benodigde middelen al klaar hebt liggen. Dat is de kracht van scenario-denken.
Excel ongeschikt voor scenario’s
Om snel een scenario door te rekenen, wordt vaak nog gebruik gemaakt van Excel. Dit is op zich een logische keuze als je één scenario wilt doorrekenen. Zodra je echter op basis van een startsituatie (die overigens door de tijd heen zal veranderen) meerdere scenario's wilt uitwerken met verschillende uitgangspunten, dan is Excel totaal ongeschikt. Gelukkig zijn er betere tools op de markt.
Tip: Unit4 Financial Planning & Analyses
Zodra dit financiële scenario's betreft, waar overigens niet altijd financiële data aan ten grondslag ligt, zijn tools als Unit4 Financial Planning & Analyses (FP&A, het vroegere Prevero) ideaal. Hierin kun je op basis van een standaard budget of forecast een oneindig aantal scenario's uitwerken, met ieder eigen uitgangspunten. De gevolgen van aannames en maatregelen worden automatisch doorgerekend. De inzichten die je hierdoor krijgt, kunnen dienen als basis voor toekomstige plannen. Daardoor kunnen negatieve gevolgen van mogelijke toekomstige gebeurtenissen worden beperkt en waar mogelijk ook kansen die die gebeurtenissen scheppen worden verzilverd.
Wil je hier meer over weten? We lichten graag de mogelijkheden toe.
