Nog geen twee jaar geleden nam de gemeente 's-Hertogenbosch de beslissing: wij stappen over naar Unit4 ERPx. Met alle functionaliteiten die dit systeem heeft, is het fijn als iemand daarin begeleidt. Daarom schakelden ze de hulp van Solmate in. “Het is prettig samenwerken met Solmate. Ze maken zowel de functioneel beheerders als de andere collega’s wegwijs in het programma,” vertelt Roel Claassen, projectleider bij de gemeente ’s-Hertogenbosch.
Voorheen gebruikte de gemeente andere software. “De inrichting daarvan was uniek in Nederland. Dat maakte het beheer en onderhoud lastiger,” zegt Roel. De gemeente wilde graag nieuwe functionaliteiten, maar die waren lastig te realiseren in het oude pakket. Daarom koos ze uiteindelijk voor een nieuw systeem: Unit4 ERPx.
Bij de implementatie van een nieuw systeem staat er veel op het spel, zeker als gemeente. Daarom was het van belang dat de implementatie soepel zou verlopen. Maar hoe zorg je daarvoor als je eigen medewerkers het systeem nog niet (goed) kennen? De gemeente 's-Hertogenbosch vloog hierbij de hulp van Andrew Faber in. In deze blog vertelt projectleider Roel Claassen hoe de samenwerking tussen de gemeente en Solmate is verlopen.
“De mensen van Solmate voelen als one of us.”
Een nieuwe werkwijze
“We willen als organisatie stappen zetten in het Purchase-to-Pay-proces. Hieraan ligt ten grondslag dat de gemeente ’s-Hertogenbosch is onderverdeeld in zes sectoren, waaronder Sociale Ontwikkeling en Bestuurszaken. Voorheen had iedere sector een eigen werkproces. Met het nieuwe systeem gaan we allemaal op één manier werken. Naast Solmate heeft Capgemini ons (namens Unit4) ook geholpen met de implementatie van Unit4 ERPx, maar Solmate was meer one of us en heeft intern het project gestroomlijnd.”
Op de koffie bij Solmate
“Toen we net met het Unit4 ERPX-project startten, heb ik een berichtje op LinkedIn geplaatst. Daar kreeg ik een reactie op van Harry Nap, de algemeen directeur van Solmate. Hij zei: ‘Hé, wij zijn een Bosch bedrijf met veel ERP-kennis, willen jullie een kopje koffie komen drinken?’
Op dat moment waren we nog in de voorbereidende fase, dus we hadden nog geen noodzaak om experts in te schakelen. Een paar maanden later kwamen we tot de conclusie dat we toch iemand moesten inhuren. Dat hebben we gedaan via een inhuurdesk. Uiteindelijk bleek Solmate de beste kandidaat.”
Wegwijs worden in Unit4 ERPx
“ERPx is een pakket met veel functionaliteiten, en dat kost tijd om je weg erin te vinden. Onze functioneel beheerders wisten nog niet alles over het pakket. Bij voorgaande implementaties van andere grote systemen hadden we ervaren dat het handig is om er iemand bij te hebben die het systeem goed kent. Zo kan je tempo maken in het implementatieproces.
Daarom ondersteunt Andrew Faber nu onze functioneel beheerders. Hij helpt hen om Unit4 ERPx te leren kennen. We zitten nu nog in de testperiode en hier is hij actief bij betrokken. Zo helpt hij bijvoorbeeld bij het oplossen van een bepaalde foutmelding. Het geeft onze functioneel beheerders veel rust dat er nu iemand is die ze verder helpt.”
Solmate verzorgt ook tests en opleidingen
“Na de implementatie hadden we behoefte aan extra begeleiding. Daarom is het fijn dat we samenwerken met Solmate, omdat zij ons verder wegwijs maakt in het programma.
Andrew was de eerste collega van Solmate die ons kwam ondersteunen. Daarnaast hebben we hulp gekregen bij de testcoördinatie en zijn er een aantal opleidingen en trainingen georganiseerd. Dat waren bijvoorbeeld trainingen aan de financiële collega's en webinars aan overige medewerkers.”
De implementatie
“De collega’s groeien inmiddels in hun rollen binnen het nieuwe systeem. Dat is goed om te zien en geeft mij vertrouwen in de livegang. Je hebt altijd collega’s die zeggen: ‘Maar vroeger was het beter! Waarom werkt het niet zoals ik gewend ben?’ Dat hoort er allemaal bij. Als organisatie moeten we echter deze stap vooruitzetten.”
“Zo'n dynamisch systeem als Unit4 ERPx vergt een heel leerproces.”
De samenwerking met Solmate
“De samenwerking verloopt prettig. Solmate geeft aan welke dingen we zelf kunnen oppakken en welke zij kunnen overnemen. Als we zelf ergens aan moeten werken, dan deelt Andrew hoe we dat het beste kunnen doen. Zo kunnen we op den duur onze eigen mensen opleiden om het systeem te gebruiken.
Nu we live zijn, hebben we een proces afgesproken waarin we nog steeds actief gebruikmaken van de hulp van Solmate. Als we een verbeterpunt zien, dan zetten we dat apart en schakelen we Solmate in. We monitoren hoe het systeem zich gedraagt en welke aanpassingen we eventueel nog willen maken. Zo'n dynamisch systeem vergt een heel leerproces. Over een tijdje zullen we alle touwtjes zelf in handen nemen en zal Solmate meer een sparringpartner zijn.”
