Unit4 Financials vormt de financiële ruggengraat van Alcomotive, een Belgische distributeur van diverse Aziatische automerken. Solmate hielp Alcomotive bij de upgrade van Unit4 Financials naar versie 14 en hielp bij het verhuizen van de software naar de cloud-omgeving van Amazon.
Het Belgische Alcomotive importeert en distribueert vierwielers van de merken Hyundai, Suzuki, SsangYong, Isuzu, MG en Maxus. Het bedrijf startte vlak na de Eerste Wereldoorlog met de import van motoren.
Geleidelijk kreeg het importeren van vierwielers de overhand. Wie nu naar Alcomotive kijkt, ziet een gezonde, ambitieuze organisatie met ruim driehonderd medewerkers die vierhonderd dealers belevert in Nederland, België, Luxemburg, Duitsland, Zwitserland en Polen. In die landen verkoopt Alcomotive enkele tienduizenden auto’s per jaar en draait het een jaaromzet die in de buurt komt van 700 miljoen euro.
“De complexiteit van ons werk zit hem in het optimaal aan laten sluiten van vraag en aanbod”, vertelt Hans Christiaens, ERP Application Manager bij Alcomotive. “Wij helpen autoproducenten om hun aanbod te vertalen naar de Europese markt. Onze toegevoegde waarde zit hem in de diepe verbondenheid met de markt en onze nauwe contacten met de dealers.”
“Het is fijn om geholpen te worden door een partij met brede ervaring in meerdere landen die bovendien de resources heeft, die over de expertise beschikt én achteraf ongoing support kan bieden.”
Hans Christiaens, ERP Application Manager bij Alcomotive
Nauw verweven
Unit4 Financials vormt al jaren het financiële hart van Alcomotive. Ruim honderd mensen verspreid over de zes Europese vestigingen van Alcomotive gebruiken het financiële systeem. Unit4 Financials is nauw verweven met de rest van het IT-landschap van Alcomotive. Er liggen bijvoorbeeld talloze links met allerlei systemen, variërend van het wagenbeheersysteem en de treasury-omgeving tot en met iVAT (BTW-afwikkeling) en Crescendo (bankafschriftverwerking).
Op het moment dat de support op Unit4 Financials 12 af begon te lopen, ging Alcomotive op zoek naar een partij die het systeem naar versie 14 zou kunnen brengen. “Daarnaast moesten ook iVAT en Crescendo naar een nieuwe versie gebracht worden”, vertelt Christiaens. “Daarbij hadden we ook besloten om ál onze servers, honderdvijftig in totaal, in de AWS cloud te consolideren. Het ging dus niet alleen om het upgraden van onze financiële omgeving, maar óók om het rehosten van de systemen.”
Solmate kwam al snel uit de bus als de voor Alcomotive meest geschikte partij. Dat zat hem onder meer in Solmates brede, internationale ervaring met Unit4 Financials en het feit dat Solmate zelfs een aantal oud-medewerkers van Unit4 had ingelijfd om de Belgische markt optimaal te kunnen bedienen. Daarnaast bleek Solmate ook in staat om na afloop van het project voor ondersteuning te blijven zorgen. “Toen was de keuze snel gemaakt”, aldus Christiaens.
Uitgebreide impactanalyse
Het upgraden van Unit4 Financials is specialistenwerk. Het vergt de nodige kennis en ervaring om de software van Unit4 soepel en zonder problemen naar een hogere versie te tillen. De wens van Alcomotive om alle servers te consolideren in de AWS cloud zorgde voor nog wat éxtra complexiteit.
Om die reden maakten de experts van Solmate samen met Alcomotive eerst een uitgebreide analyse van de impact die de upgrade en de verhuizing zouden hebben. Christiaens: “Die functionele en technische impactanalyse vormde de basis van ons project. Vervolgens zijn we het project met elkaar uit gaan rollen over een periode van zes maanden. Solmate installeerde de software op de nieuwe servers en ondersteunde het interne team bij de omschakeling naar de nieuwe omgeving. Vervolgens is het een kwestie van data overhevelen naar de testomgeving. Daarna ga je testen, controleren en aftoetsen. In die fase kijk je samen met je collega’s of alles werkt en of iedereen met de nieuwe software kan werken. Ook simuleerden we de transitie van de oude naar de nieuwe situatie om de go-live te oefenen.”
Tijdens het project deed zich nog een kleine uitdaging voor rondom de GDPdU rapportagemodule voor de Duitse markt. Die module bleek (nog) niet geschikt gemaakt te zijn voor versie 14. “Mogelijk zijn ze die een beetje vergeten”, zegt Christiaens voorzichtig. “Unit4 ontwikkelde of ondersteunde de module in ieder geval niet (meer). Solmate is toen bij andere Duitse klanten gaan kijken hoe deze functionaliteit het beste ingericht kon worden en heeft deze in de nieuwe omgeving alsnog gerealiseerd. Dat laat goed zien wat de toegevoegde waarde is van een implementatiepartner met brede ervaring én klanten in meerdere landen.”
“Het is prettig dat we snel en eenvoudig kennis en resources bij kunnen schakelen. Het is win-win, zowel voor Solmate als voor ons.”
Hans Christiaens, ERP Application Manager bij Alcomotive
Frequente afstemming
Inmiddels draait versie 14 al meer dan een jaar stabiel en naar volle tevredenheid. Christiaens is tevreden over het verloop van het project. Zo is hij erg te spreken over de communicatielijnen van Solmate met Unit4, wat prettig was bij het uitzoeken en regelen van een aantal zaken rondom de licenties. Ook over de projectbegeleiding van Solmate was Christiaens te spreken. “Wat belangrijk is in zo’n project is een zeer frequente afstemming met de implementatiepartner”, legt Christiaens uit. “We overlegden wekelijks met de projectmanager van Solmate. Het is prettig om de communicatie gaande te houden om zaken snel en makkelijk op te kunnen pakken.”
Naar aanleiding van de ervaringen tijdens de upgrade, heeft Alcomotive besloten om de samenwerking met Solmate te verlengen. “Het is fijn om geholpen te worden door een partij met brede ervaring in meerdere landen die bovendien de resources heeft, die over de expertise beschikt én achteraf ongoing support kan bieden. We kunnen veel zelf. Toch is het prettig dat we snel en eenvoudig kennis en resources bij kunnen schakelen. Het is win-win, zowel voor Solmate als voor ons.”
Kan je nog wat extra hulp gebruiken bij het upgraden van Unit4 Financials?
Neem dan gerust contact met ons op via onderstaande button.
Meer inspiratie en kennis
Gerelateerde blogs
