Wat moet een organisatie niet uit het oog verliezen als zij Unit4 ERP in gebruik gaat nemen? Unit4 ERP is een blokkendoos met veel bouwstenen. Het kan je meest complexe wensen vervullen, maar is ook dusdanig groot dat je makkelijk een praktische stap of functie over het hoofd ziet. Eerder schreven we bijvoorbeeld al over reporting, flexi-fields en workflow.
Als ervaringsdeskundige neem ik je in deze blog mee in het implementeren van de software en vervolgens de livegang en beheer van Unit4 ERP.
Implementatie Unit4 ERP
Als Unit4 ERP geïmplementeerd wordt, dan is de afdeling functioneel beheer idealiter vanaf het begin betrokken. Als vraagbaak, maar zeker ook bij het testen van het systeem. Dit is essentieel, want de functioneel beheerders moeten uiteindelijk het nieuwe systeem gaan beheren.
Met de kennis die je opdoet in workshops, detailtrainingen en testfases, stel je de applicatie zoveel mogelijk af op de wensen van de organisatie. De implementatiefase is gericht op oplossingen, hands-on doorpakken, aanpassen, verbeteren en documenteren waar nodig. Je zal zien dat er vele verzoeken binnenkomen. Deze worden soms door het projectteam besproken en soms direct doorgevoerd.
Vaak zie je dat de vragen complexer worden wanneer de organisatie meer met het systeem vertrouwd raakt en meer heeft kunnen testen. Deze complexere vragen vergen meer ‘rekenkracht’ en creativiteit van de consultants en functioneel beheerders.
Livegang en beheer
Na deze implementatiefase vindt de livegang plaats. Dit leidt direct tot enkele aanpassingen in het werk van functioneel beheerders en consultants. De projectorganisatie wordt namelijk vervangen door de reguliere lijnorganisatie en hierbij horen aanpassingen in de manier van werken.
De lijnorganisatie komt ‘in control’. Vooral in de eerste fase worden beheerders daardoor overspoeld met vragen en gewenste aanpassingen. Het is belangrijk dat je benadrukt dat de aanpassingen in de implementatiefase zonder problemen doorgevoerd konden worden, maar dat dit nu het ‘gebruikelijke’ besluitvormingsproces van de lijnorganisatie volgt.
Maak het niet te ingewikkeld
Stel nu dat je als functioneel beheerder pas ná het implementeren betrokken bent bij Unit4 ERP, hoe ga je daar dan mee om? Mijn tip: denk niet te ingewikkeld.
In het implementatieproces wordt er inhoudelijk steeds meer gevraagd. Complexe problemen vergen steeds vaker een complexe oplossing. Dit kan in het beheerproces in de weg gaan zitten. Maar vaak zijn ook ogenschijnlijk complexe problemen ‘makkelijk’ op te lossen.
Zit de stekker in het stopcontact?
Ik werd laatst bijvoorbeeld benaderd met een, volgens de gebruiker, complex issue. Ik ging ervan uit dat de gebruiker gelijk had, want het probleem kwam mij ook vreemd voor. Aangezien ik niet betrokken was bij de werkstroom, ging ik in een testomgeving zoeken naar de fout.
Uiteindelijk heb ik er een collega bijgehaald. Toen wij radeloos werden en steeds ingewikkelder begonnen te denken, hebben we uiteindelijk de werkinstructie erbij gepakt. Wat bleek? De gebruiker had de handleiding verkeerd geïnterpreteerd. Het probleem bleek uiteindelijk geen probleem.
Dit valt de gebruiker natuurlijk niet kwalijk te nemen. Voor iedereen is het een nieuw systeem. Ook voor ons was dit specifieke stuk inrichting nieuw. Wij hadden de werkinstructie natuurlijk eerder kunnen raadplegen, maar we zaten zo complex te denken, dat we er niet bij stilstonden dat het probleem eventueel niet bestond. Sta in de beheerfase dus ook stil bij de meest simpele oplossingen die je kunt bedenken.
Kan je nog wat extra hulp gebruiken bij de implementatie of het beheer?
Neem dan gerust contact met ons op via onderstaande button.
