Wil je meer weten over Unit4 Enterprise Resource Planning (Unit4 ERP)? Of juist leren hoe je efficiënter werkt met rekeningregels binnen dit systeem? Dan heb je de juiste blog gevonden. Rekeningregels vormen je boeksleutel op rekeningniveau in Unit4 ERP, geven je veel flexibiliteit en mogelijkheden om boekingen te doen en het proces te vereenvoudigen.
Attributen
In deze serie blogs gaan we steeds in op een ander onderdeel van Unit4 ERP. Heb je de eerste blog al gelezen? Daarin gaven we je een eerste inkijkje in het systeem en beschreven we kort het fenomeen ‘attributen’. Een attribuut in Unit4 ERP is een tegenhanger van het element in Unit4 Financials. Je kunt gemakkelijk filteren op attributen, waardoor je snel overzicht krijgt van de belangrijkste instellingen en kenmerken. Attributen spelen een belangrijke rol binnen de rekeningregels.
Rekeningregels
Wat zijn rekeningregels dan precies? Rekeningregels sturen, beperken en valideren boekingen. Dit gebeurt door middel van de volgende controlemechanismes: verplichte velden, vaste waardes door middel van auto completion (automatisch aanvullen) en validatie.
Bovenstaand voorbeeld laat een rekeningregel zien op een rekening voor mobiele telefonie. Zoals je kan zien is categorie 5 voorbehouden aan het attribuut GSM. Dit is een verplicht veld dat de gebruiker zelf invoert (zie kolom gebr. invoer). Vervolgens zal Unit4 ERP zelf de medewerker, gebaseerd op de GSM-waarde, en de kostenplaats (KPL) van de medewerker automatisch aanvullen. Na het invullen van de valuta, belastingcode en belastingsysteem wordt de rekeningregel opgeslagen en kan deze in het rekenstelsel toegekend worden aan een rekening. In dit voorbeeld gaan we deze rekeningregel gebruiken voor de mobiele telefoniekosten (42000).
Nieuwe boeking invoeren
Wanneer we een nieuwe boeking willen doen krijgen we onderstaand veld te zien:
Door rekening 42000 op te geven verandert de regel als volgt:
Nu zien we het attribuut GSM ineens tevoorschijn komen. Als we dit invullen, wordt automatisch de juiste medewerker gekozen en daarmee ook de kostenplaats waar deze medewerker aan vebonden is. Met een eenvoudige beschrijving en enkel het invoeren van een bedrag rond je deze boeking nu met succes af. Het op deze manier inrichten van een rekeningregel voorkomt op voorhand (onnodige) fouten en maakt het proces van een boeking een stuk simpeler.
Vooraf nadenken over type rekeningregels
Bij het kiezen van de juiste categorie bij je attributen, kun je het beste als eerste bedenken welke type rekeningregels je nodig hebt. In het voorbeeld is het attribuut GSM gezet op categorie 5 en medewerker op categorie 3. Wanneer attributen dezelfde categorie hebben is het niet mogelijk ze in dezelfde rekeningregel toe te passen.
Elke rekening uit het grootboekschema zal vebonden moeten worden met een rekeningregel. De ervaring leert dat gemiddeld genomen er tussen de 10 á 15 rekeningregels benodigd zullen zijn. Dit omdat diverse generieke rekeningregels gebruikt kunnen worden voor meerdere rekeningen uit het grootboekschema tegelijkertijd.
Rekeningregels zonder verplichte velden
Het is ook mogelijk om rekeningregels te definiëren, waarbij velden niet verplicht zijn en automatisch aanvullen niet aangevinkt is. Dit betekent dat bijvoorbeeld GSM niet gekoppeld is aan een medewerker en een medewerker niet aan een kostenplaats. Dit is alleen niet aan te raden, omdat het tot fouten en onnodige vertraging in het boeken van kosten kan leiden. Je legt de verantwoordelijkheid van het invullen van de juiste telefoonnummers en medewerkers bij de gebruiker en niet bij Unit4 ERP. En dat terwijl dit systeem het net zo makkelijk van je over kan nemen.
Tussenoplossing
Je zou ook nog een tussenstap kunnen nemen. Daarmee valideer je wel of de combinatie van attribuut(waarden) mogelijk is. Hiervoor zijn indirecte relaties nodig tussen de attributen. Daarnaast zijn voor het automatisch kunnen aanvullen van gegevens directe relaties tussen deze attributen nodig.
Serie blogs over Unit4 ERP
De voordelen van rekeningregels binnen Unit4 ERP zijn je nu hopelijk een stuk duidelijker geworden. Dit was de tweede blog van de serie over deze software. De eerste blog kun je hier teruglezen. De volgende keer zal ik het belang en de mogelijkheden van relaties in Unit4 ERP beschrijven.
