Ben je al bekend met flexi-fields binnen Unit4 ERP? Dit is een handige manier om extra informatie op te slaan op attribuut stambestanden. Denk bijvoorbeeld aan crediteuren, debiteuren, projecten en werkorders. De flexi-fields zijn volledig naar wens in te richten en bovendien te gebruiken in rapportages.
De eerste blogs in deze serie over Unit4 ERP hebben we de workflow, relaties, en rekeningregels toegelicht. Weet je dit nog? In deze blog kom je de ins en outs van flexi-fields te weten.
Extra tabblad in projectstambestand
Wanneer we kijken naar de verschillende tabbladen onder het projectstambestand zien we de volgende tabbladen:
Onder deze tabbladen kan je al erg veel informatie opslaan. Toch zou het fijn zijn als er een tabblad ‘overig’ komt waar de volgende zaken extra worden opgeslagen:
- Is het project onderhevig aan een accountants controle?
- Wat is de rol van de organisatie binnen het project?
- Een tekstveld voor extra informatie.
Deze zaken gaan we nu stap voor stap aanmaken.
Stap 1: aanmaken nieuw attribuut
Voor de accountantscontrole en rol organisatie moeten attributen aangemaakt worden. Deze zien er als volgt uit:
Stap 2: definiëren flexi-fields
In het scherm ‘definitie van groepen met flexibele velden’ maken we een nieuwe groep aan met de beschrijving ‘overig’. Daar voegen we de twee aangemaakte attributen toe.
Wanneer je een nieuwe regel toevoegt, zie je dat er automatisch een kolomnaam voor het betreffende flexi-field wordt gegenereerd. Vervolgens kiezen we bij gegevenstype ‘attribuut’. We kiezen natuurlijk de attributen die we in het begin aangemaakt hebben.
Wanneer we de twee attributen hebben toegevoegd, voegen we nog één rij toe. Deze is voor de extra informatie die we willen gaan opslaan en heeft als gegevenstype ‘tekst’. Nu ziet het scherm er als volgt uit en kunnen we het opslaan:
Let op: het veld accountantscontrole is verplicht gemaakt. Deze dient dus altijd ingevuld te worden.
Stap 3: koppelen nieuwe flexi-fields aan attribuut stambestand
In deze laatste stap koppelen we de flexi-fields aan het attribuut stambestand ‘project’. Dit gebeurt via het scherm ‘groep met flexibele velden aan attribuut koppelen’. Deze staat onderaan het scherm ‘definitie van groepen met flexibele velden’ waar we de velden net aangemaakt hebben.
Je selecteert hier het attribuut. Dit is in ons geval ‘project’ en vervolgens kies je ‘projoverig’. Dit is de naam die we gegeven hebben aan ons flexi veld. We kiezen voor tab 1 met de tabnaam ‘Overig’.
Tot slot moeten we gebruikers rechten te verlenen, zodat ze het nieuwe tabblad kunnen zien. Hoe dit precies werkt, is het onderwerp van de volgende blog. Wanneer de rechten verleend zijn en er opnieuw ingelogd is, is het nieuw aangemaakte flexi-field zichtbaar:
De velden ‘Accountantscontrole’ en ‘Rol organisatie’ maken gebruik van een attribuut. Deze hebben voorgedefinieerde waarden die door een dropdown zichtbaar zijn. Het laatste veld is een tekstveld en is vrij in te vullen door de gebruiker.
In deze blog heb je gezien hoe je een flexi-field maakt, hoe je deze aan een attribuut koppelt én hoe je de lay-out eenvoudig aanpast. Een flexi-field zal altijd aan een rol of gebruiker gekoppeld moeten worden voordat deze zichtbaar is. Deze rollen en rechten binnen Unit4 ERP zullen we in de volgende blog behandelen. Wil je deze niet missen? Zorg dan dat je je inschrijft op de nieuwsbrief.
