In de zoektocht naar een best-of-breed oplossing voor het financiële systeem viel de keuze van Universiteit Twente op Unit4 ERP. Met de implementatie van het ERP-systeem namen zij afscheid van veel maatwerkoplossingen die in de loop van de tijd ontwikkeld waren. In plaats daarvan wordt nu veel meer samengevoegd, geautomatiseerd en gewerkt met workflows. Dit moet het financiële proces versnellen en verbeteren. 2 mei 2022 vond de livegang plaats.
De Universiteit Twente heeft met veel financiële complexiteit te maken en het is belangrijk dat de ERP-software deze complexiteit zoveel mogelijk wegneemt. Denk aan verschillende subsidiegevers met hun eigen vereisten ten aanzien van de financiële verantwoording. Ook de btw-structuur is ingewikkeld, omdat het een fiscale tussenvorm betreft. Niet alle btw kan afgedragen of teruggevorderd worden. Ook het schrijven van uren ligt gevoelig binnen de universitaire wereld en moest met de grootste zorg in Unit4 ERP geïmplementeerd worden.
Cijfers die een indruk geven van de omvang van de administratie van afgelopen 15 jaar:
23 miljoen grootboektransactieregels | ruim 1 miljoen inkoopfacturen en declaraties | meer dan 600.000 verkoopfacturen.
We spreken over het implementatietraject en de rol van Solmate met Hans Westerik, projectleider en informatieadviseur binnen de IT-afdeling, en Carola Slot, lead-user bij de implementatie en coördinator functioneel beheer binnen Finance van Universiteit Twente.
Implementatie Unit4 ERP
Het systeem waar de universiteit op draaide was ‘end of life’, wat betekende dat een nieuwe aanbesteding uitgeschreven moest worden. Unit4 kwam als winnaar uit de bus. “We hebben contact gehad met Unit4 om een planning op te stellen en hebben allerlei workshops gehad om aan te geven wat we wilden. Hierin beantwoordden we vragen als: Wat zijn best practices? Hoe passen onze processen daarin? En: kunnen we onze manier van werken aanpassen? Toen de uitgangspunten duidelijk waren en de resultaten van de workshops waren vastgesteld kon de testomgeving ingericht worden”, aldus Carola.
“Het is een heel groot complex project geweest”, vervolgt Hans. “De coronasituatie maakte het extra uitdagend, vooral in de fase waarin we de testomgeving moesten inrichten. Maar het is prettig verlopen. Er was goed samenspel tussen de projectgroep en de consultants. Waar mogelijk probeerden we allemaal toch naar de universiteit te komen. Als je (met gepaste afstand) naast elkaar zit in één ruimte, werk je toch efficiënter.”
Rol van Solmate
Unit4 vervulde in eerste instantie de rol van implementatieconsultant, maar door capaciteitsgebrek is, door Unit4, Solmate ingeschakeld met Bastiaan Fiselier, Frans Brouwer, Timothy ten Brinke en Fjona Aalbertsen. Hans: “Later hebben wij Bastiaan en Frans van Solmate zelf opnieuw ingehuurd, omdat de eerste ervaringen positief waren. Er werd goed geadviseerd en meegedacht met onze organisatie. Solmate heeft echt een wezenlijke rol vervuld in de implementatie.”
Carola: “Bastiaan en Frans brachten kennis mee uit hun ervaringen bij andere organisaties en wisten welke best practices op ons van toepassing waren. Ook konden ze toelichten hoe andere organisaties met bepaalde uitdagingen omgaan. Daar hebben we veel van opgepikt. Door de pragmatische en flexibele houding van de consultants verliep de implementatie soepel.”
Functioneel beheer en doorontwikkeling
Universiteit Twente zet Bastiaan nu ook in voor het functioneel beheer, vanwege zwangerschapsverlof van een eigen functioneel beheerder. “Met zijn kennis kunnen we het systeem en onze processen verder optimaliseren, automatiseren en door ontwikkelen”, stelt Hans. Carola: “We hebben bovendien nog een rapportagewerkgroep die bezig is om allerlei rapporten op te stellen. Met hulp van Bastiaan worden de rapportages in een heldere structuur opgeleverd. Verder gaan we naar een dashboard, om meer functie-specifieke informatie op te leveren”
Stevige basis voor de toekomst
Hoe bevalt het systeem nu de Universiteit Twente er een tijdje op draait? “Het is een stuk flexibeler qua inrichting, eenvoudig om mee te werken en is in grote mate uit te breiden. Daarnaast hebben we meer mogelijkheden voor rapportages en worden onze processen met workflows ondersteund. Daar zien we echt verbeteringen in”, aldus Carola.
“Met het oude systeem zaten we op een verouderde infrastructuur. Met allemaal maatwerk dat aan elkaar geknoopt was. Dat hebben we kunnen opschonen. We hebben nu een basis voor de toekomst gelegd, waar we echt op door kunnen groeien”, concludeert Hans.
