Vakantietijd is documentatietijd

Hoe vaak komt het niet voor dat je binnen je bedrijf iets wilt aanpassen in een bestaande situatie, maar niet goed kunt overzien wat de effecten van de aanpassing zullen zijn op dat wat je niet wilt veranderen? Als consultant kom ik bij veel bedrijven over de vloer waar dat probleem speelt. In mijn optiek zou dit probleem relatief eenvoudig opgelost kunnen worden met een goede, actuele documentatie. Dat klinkt eenvoudig maar de praktijk wijst vaak uit dat er nogal wat haken en ogen zijn rondom documentatie.

Doel van de documentatie
Bijna iedere manager vindt dat documentatie met betrekking tot systemen en bedrijfsprocessen wenselijk is maar is ook van mening dat documenteren tijdrovend is en aanvoelt alsof het zinloos is. Als je de documentatie nodig hebt, blijkt deze niet actueel te zijn, staat er niet in wat je zoekt of weet niemand meer waar het is opgeslagen. Deze drie afzonderlijke problemen hebben een gezamenlijke oorzaak: de organisatie is vergeten wat het doel is van deze documentatie.

Te veel, te weinig of verkeerd
Maar weinig managers stellen documentatie zelf op en dat is op zich begrijpelijk. Niet iedere manager vindt dit uitdagend werk. Het opstellen en bijwerken van de documentatie van systemen en processen wordt vaak gedelegeerd aan medewerkers op het laagste niveau van de organisatie. Hierbij wordt vaak vergeten uit te leggen met welk doel de documentatie moet worden opgesteld en wat de documentatie moet omvatten. Er wordt hierdoor veel te veel of juist te weinig vastgelegd. Ook wordt vaak verkeerde informatie opgenomen in de documentatie en is de vorm waarin documentatie wordt opgesteld niet optimaal. Wat zou het doel van documentatie moeten zijn?

• Controle op ongeautoriseerde wijzigingen.
• Ondersteuning inwerken nieuwe medewerker.
• Ondersteuning bij beslissingen over wijzigingen in bestaande situatie.

Controle op ongeautoriseerde wijzigingen
Om later te kunnen verifiëren of er geen ongeautoriseerde wijzigingen zijn doorgevoerd, kan het volstaan om eenvoudig vastleggen hoe de huidige, goedgekeurde stand van zaken is. Vaak zijn eenvoudige lijsten waarin toegangsrechten of autorisaties en limieten zijn vastgelegd van grote waarde. Het produceren van dergelijke documentatie is over het algemeen eenvoudig te automatiseren en kost weinig onderhoudstijd.

Ondersteuning inwerken nieuwe medewerker
Een beknopte documentatie kan een heel goed middel zijn bij het inwerken van nieuwe medewerkers. Zij hebben vooral behoefte aan uitleg waar hij/zij wat kan vinden. Informatie over het aanvragen van vakantiedagen moet geen 6 pagina's met allerlei screenshots bevatten. Het is veel praktischer om een lijst met veel gestelde vragen en bijhorende heldere antwoorden op te stellen. Mogelijke vragen zijn bijvoorbeeld: ‘Waar kan ik vakantiedagen aanvragen?’ ‘Wie moet ik hiervoor toestemming vragen?’ en ‘Waar kan ik zien hoeveel dagen ik nog heb?’ De systemen waar een (ongeoefende of incidentele) medewerker gebruik van moet maken, dienen zo ingericht te zijn, dat de basistaken vanzelfsprekend zijn.

Ondersteuning bij beslissingen over wijzigingen in bestaande situatie
Dit laatste punt wordt vaak over het hoofd gezien bij het opstellen van documentatie. Of het is wel erkend als doel, maar wijzigingen zijn verkeerd uitgewerkt in de documentatie. Ik geef het toe: ook ik heb in het verleden inrichtingsdocumentatie opgesteld met teveel pagina’s en te veel droge beschrijvingen van welke vinkjes aan of uit stonden. Dat was leerzaam en doe ik nu anders zodat documentatie aantoonbaar helpt bij het nemen van beslissingen over wijzigingen in systemen en processen. De eerste les die ik heb geleerd: als het niet noodzakelijk is om later te kunnen aantonen hoe de instellingen waren, dan hoef je geen instellingen te beschrijven die je eenvoudig zelf kunt nakijken in het systeem.

Wat en waarom
In de documentatie moet zeker wel beschreven staan onder welke omstandigheden het systeem of proces doet wat het moet doen. Ook bij deze beschrijving geldt: hoe korter, hoe beter. Naast een beknopte beschrijving van wat het systeem of proces moet doen, is het belangrijk om vast te leggen waarom hiervoor is gekozen. Dat is onder meer van belang voor nieuwe medewerkers en helpt bij het bepalen van de wenselijkheid van een aanpassing. Een belangrijke tweede les die ik heb geleerd: documenteer het wat en het waarom in plaats van het hoe.

Hou het kort
Om documentatie beknopt te kunnen houden is het ook belangrijk om de juiste vorm van documenteren te vinden. Waar mogelijk wordt bij software in de broncode vastgelegd wat er gebeurt en waarom. Als je dit in een apart document doet ben je veel meer tijd en ruimte kwijt met het beschrijven waar bepaalde informatie te vinden is. Indien nodig kan in een los document worden beschreven hoe de structuur van de software in elkaar steekt en welke componenten waar te vinden zijn.

Plaatjes in plaats van lappen tekst
Voor het professioneel documenteren van processen is een plaatje veel meer geschikt dan een hele lap tekst. Er zijn vele programma’s beschikbaar waarmee je snel en eenvoudig goede plaatje kunt maken, Zelf gebruik ik engage modeler, een webbased, lean procesmodel programma. Mijn tip: maak het niet moeilijker dan nodig. Je kunt een theoretisch perfect kloppend plaatje maken dat onbegrijpelijk is voor mensen die niet thuis zijn in procesmodellering. Je kunt ook een plaatje maken dat theoretisch net niet perfect is, maar dat de doelgroep in één oogopslag precies duidelijk maakt wat je wilt vertellen. Ik zou zeggen: wees praktisch, kies voor het tweede.

Minder tijd
Als je bovenstaande uitgangspunten volgt, zul je merken dat het bijhouden van documentatie veel minder tijd kost dan je denkt. De processen en uitgangspunten veranderen niet als iemand een vinkje wijzigt. Doordat documentatie helpt bij het nemen van beslissingen en het inwerken van nieuwe medewerkers, zul je ook merken dat de documentatie meer leeft en vaker wordt geraadpleegd. Het grote belang van actuele documentatie zal duidelijk zijn. Met goede, actuele documentatie is het eenvoudiger om beslissingen te nemen over wijzigingen in systemen en processen waarbij de kans kleiner is dat je iets over het hoofd ziet en er minder ongewenste effecten zullen optreden.

Vakantietijd is documentatietijd. Succes met het optimaliseren van je documentatie in de komende tijd.

Terwijl u bezig bent met uw documentatie kunt u zich wellicht afvragen: voldoen de huidige financiële processen binnen uw organisatie? Haalt u hieruit de door u gewenste resultaten? Of zijn er verbeteringen mogelijk om uw financiële processen te verbeteren waardoor u de efficiency binnen uw organisatie verhoogt, uw kosten verlaagt en uw inzicht vergroot?

Met onze scan krijgt u in korte tijd een glashelder antwoord op deze essentiële vragen.