Het implementeren van een nieuw ERP-systeem biedt kansen om processen te verbeteren en informatie slimmer te benutten. Toch ligt er een veelvoorkomende valkuil op de loer: onvoldoende aandacht voor de informatiebehoefte van gebruikers.
Wat heeft jouw organisatie écht nodig om efficiënter en effectiever te werken? En hoe zorg je ervoor dat het nieuwe systeem volledig aansluit op de praktijk? Een grondige behoefteanalyse, in combinatie met het actief betrekken van gebruikers, is noodzakelijk om deze uitdaging te tackelen. In deze blog vertel ik je waarom dit zo belangrijk is én hoe je voorkomt dat een mismatch in informatiebehoefte het succes van de implementatie in de weg staat.
Wat verstaan we onder informatiebehoefte?
Een nieuw ERP-systeem moet aansluiten op de dagelijkse praktijk van jouw organisatie. Daarbij draait informatiebehoefte om de vraag: Welke gegevens en inzichten zijn nodig om werkzaamheden efficiënt en effectief uit te voeren? En aan welke informatiebehoefte wordt momenteel voldaan en dient ook door het nieuwe systeem ontsloten te worden? Uiteraard zal de eerste input hiervoor komen vanuit het huidige systeem.
Een nieuw systeem biedt vaak nieuwe mogelijkheden. Dit opent de deur naar aanvullende informatie die nu mogelijk nog ontbreekt. Denk bijvoorbeeld aan rapportages die meer inzicht geven in trends, of gegevens die processen verder kunnen automatiseren. Door deze behoeften vooraf in kaart te brengen, voorkom je dat medewerkers belangrijke informatie missen of niet het maximale uit het systeem kunnen halen.
Maar informatiebehoefte draait niet alleen om data. Er is ook een informatieplicht vanuit het projectteam om medewerkers goed te informeren over de veranderingen en de impact hiervan op hun dagelijkse werkzaamheden. Zonder deze duidelijkheid kan onzekerheid ontstaan, wat kan zorgen voor weerstand en gebrek aan vertrouwen bij het nieuwe systeem.
Wat zijn de risico’s als je informatiebehoefte negeert?
Het negeren van de informatiebehoefte kan grote gevolgen hebben voor het succes van de implementatie. Hieronder beschrijven we de belangrijkste risico’s:
- Weerstand en onzekerheid bij medewerkers
Als medewerkers zich niet gehoord voelen, kan dit leiden tot weerstand. Onzekerheid over wat het nieuwe systeem betekent voor hun werk, zorgt voor een lagere acceptatiegraad. Dit verlaagt de implementatie en verlaagt de productiviteit.
- Suboptimaal gebruik van het systeem
Wanneer het nieuwe systeem niet de juiste informatie biedt, bestaat het risico dat medewerkers het systeem niet volledig benutten. Dit kan een impact hebben op de efficiëntie binnen de organisatie. Door hier tijdig aandacht aan te besteden, kan vertraging in het implementatietraject worden voorkomen en blijven kosten beheersbaar.
- Gebrek aan kennis en ondersteuning
Zoals besproken in de valkuil onderschat training niet, zijn training en ondersteuning belangrijke onderdelen van de informatievoorziening. Informatiebehoefte draait niet alleen om de data die het systeem levert, maar ook de kennis en ondersteuning die gebruikers nodig hebben om het systeem optimaal te benutten.
- Onjuiste besluitvorming
Als de informatie niet volledig of niet juist is, kan dit invloed hebben op de kwaliteit van de besluitvorming. Wanneer de werkelijke informatiebehoefte niet goed in kaart is gebracht, bestaat het risico dat er beslissingen worden genomen die niet aansluiten bij wat de organisatie daadwerkelijk nodig heeft. Het is daarom belangrijk om flexibel te blijven, zodat de informatie kan worden afgestemd op veranderende behoeften van medewerkers.
Hoe inventariseer je de informatiebehoefte?
Het opstellen van een behoefteanalyse is een belangrijke stap. Dit begint met het betrekken van medewerkers die het beste zicht hebben op de benodigde informatie. Key-users, proceseigenaren en managers kunnen gezamenlijk bepalen welke gegevens onmisbaar zijn en in welke vorm deze beschikbaar moet zijn.
Het gesprek hierover stopt niet na de eerste inventarisatie. Tijdens het implementatietraject kan de informatiebehoefte veranderen, bijvoorbeeld omdat processen worden aangepast. Regelmatige evaluatiemomenten helpen om deze veranderingen tijdig op te vangen.
Daarnaast is documentatie belangrijk. Zorg dat gebruikers makkelijk toegang hebben tot heldere en overzichtelijke informatie, bijvoorbeeld in de vorm van handleidingen of procesbeschrijvingen. Dit helpt niet alleen tijdens de implementatie, maar ook daarna, wanneer gebruikers zich het nieuwe systeem verder eigen maken.
Een stevige basis voor succes
Het implementeren van een nieuw ERP-systeem biedt veel kansen, maar vraagt ook om een grondige voorbereiding. Het centraal stellen van informatiebehoefte is hierin belangrijk. Door een behoefteanalyse te combineren met heldere communicatie en continue afstemming, zorg je ervoor dat het systeem niet alleen technisch succesvol wordt geïmplementeerd, maar ook optimaal door medewerkers wordt gebruikt.
Bij Solmate weten we hoe belangrijk het is om een implementatietraject goed aan te pakken. Onze expertise helpt organisaties om valkuilen, zoals een mismatch in informatiebehoefte, te vermijden. Wil je weten hoe wij jouw implementatie kunnen ondersteunen? Neem contact met ons op, we denken graag met je mee.
