Na maanden van voorbereiding is het zover: jullie nieuwe ERP-systeem is live. De inrichting is afgerond, de processen zijn getest en de gebruikers zijn getraind. Toch is dit niet het moment om achterover te leunen.
De eerste facturen worden verwerkt, de goedkeuringen lopen door het systeem en de gebruikers loggen in. Dit is het moment waarop je vragen krijgt als: “Waarom komt deze factuur bij mij?” of “Waarom kan ik mijn budgetten niet coderen?”
In deze blog lees je waarom ondersteuning na de livegang net zo belangrijk is als de implementatie zelf. En hoe je voorkomt dat de adoptie van het systeem stagneert.
Gebruikersvragen zijn een goed teken
Zodra collega’s met het nieuwe systeem werken, stuiten ze op vragen. Dat is mooi! Het betekent namelijk dat ze actief bezig zijn en het systeem serieus nemen. De projectgroep kent de processen door en door, maar voor veel medewerkers is het wennen aan nieuwe schermen, knoppen en werkwijzen.
Tijdens de implementatie is veel aandacht besteed aan training en communicatie. Processen zijn getest en op de praktijk afgestemd. Toch blijft de overgang altijd spannend. Handleidingen en stappenplannen bieden houvast, maar soms is directe ondersteuning nodig.
Vooral in de eerste weken is het belangrijk om goed bereikbaar te zijn en gebruikers snel op weg te helpen. Door vaste contactmomenten in te plannen en key-users aan te wijzen, zorg je dat vragen vlot worden beantwoord en onzekerheid verdwijnt. Korte instructies, zoals schermvoorbeelden of video’s, helpen bovendien om veelvoorkomende problemen snel op te lossen.
Hoe makkelijker je het medewerkers maakt, hoe sneller ze het systeem onder de knie krijgen.
Structuur aanbrengen in de eerste weken
De eerste weken na de livegang laten zien hoe het systeem in de praktijk functioneert. Gebruikers lopen soms tegen onverwachte obstakels aan. Denk bijvoorbeeld aan autorisaties die niet goed staan, budgetten die niet kloppen of rapportages die nog niet de juiste data tonen.
Een goed doordacht go-live plan helpt om deze periode soepel te laten verlopen. Hiermee breng je vooraf in kaart wanneer bepaalde processen, zoals factuurboekingen en betalingen, voor het eerst worden uitgevoerd. Op deze momenten kun je extra ondersteuning bieden. Het helpt om een consultant of key-user beschikbaar te hebben, zodat problemen direct worden opgelost.
Houd grip op binnenkomende vragen
Daarnaast is het belangrijk om grip te houden op de binnenkomende vragen. Heeft iedereen op elk moment ad hoc ondersteuning nodig? Dan kan het overzicht snel verloren raken. Duidelijke afspraken helpen om hier meer structuur in aan te brengen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Een vast aanspreekpunt. Zorg dat medewerkers weten waar ze met vragen terechtkunnen.
- Inloopmomenten. Plan vaste tijden waarop vragen gesteld kunnen worden, zodat het team ongestoord kan doorwerken.
- Structuur in vraagafhandeling. Houd bij welke vragen vaak terugkomen en stem hier de ondersteuning op af.
Door dit goed te regelen, creëer je rust en voorkom je dat iedereen langs elkaar heen werkt.
De volgende fase: optimalisatie en doorontwikkeling
Zijn de medewerkers eenmaal gewend aan het systeem? Dan belanden we in de volgende fase van de implementatie. Want vaak blijkt in de praktijk dat sommige processen optimaler kunnen verlopen. Of dat extra functionaliteiten nodig zijn. Met deze kansen kun je het systeem nog verder verbeteren.
Let hierbij op dat de wijzigingen in het systeem weloverwogen worden doorgevoerd. Niet alles hoeft direct aangepast te worden, maar als verbeteringen nodig zijn, is het verstandig deze eerst goed te testen voordat ze in productie worden genomen.
Dit is hét moment om dashboards verder te ontwikkelen. Zo krijgen gebruikers beter inzicht in relevante gegevens en kunnen ze nog efficiënter werken.
Sommige medewerkers merken pas na enkele weken waar ze in de praktijk tegenaan lopen. In dat geval kan extra training helpen om de werkwijze te verbeteren. Door op het juiste moment aandacht te besteden aan aanvullende uitleg, voorkom je frustratie en benut je het systeem optimaal.
Na de livegang begint het pas echt
De livegang is een mijlpaal geen eindpunt. De manier waarop het systeem wordt ondersteund en doorontwikkeld, bepaalt namelijk het uiteindelijke succes. Door gebruikers actief te begeleiden, vragen gestructureerd op te pakken en verbeteringen door te voeren, zorg je ervoor dat het ERP-systeem optimaal functioneert. Zo kan het een goede bijdragen leveren aan de organisatie.
Heb je behoefte aan ondersteuning bij de optimalisatie van je ERP-systeem? Neem contact met ons op!
