Jouw organisatie heeft gekozen voor een nieuw financieel pakket: een ERP-systeem. In de vorige blog ‘de keuzes in jouw procesinrichting’ kon je lezen dat het essentieel is om te begrijpen hoe beslissingen de inrichting van het systeem beïnvloeden en hoe dit past in het grotere geheel. In deze blog bespreek ik een volgende veelvoorkomende valkuil: houd de organisatie aangehaakt. Nog belangrijker: ik leg je uit hoe je deze valkuil vermijdt of overwint.
Wanneer je in een project werkt, kan het zo zijn dat je de buitenwereld totaal vergeet. Je bent tenslotte samen met de projectmedewerkers hard aan het werk om een goed werkend systeem neer te zetten. Jullie zijn goed op de hoogte, maar hoe zit het met de rest van de organisatie? Weten zij wat hen te wachten staat en weet jij voldoende wat hun verwachtingen zijn? Blijven zij aangehaakt en weten zij welke veranderingen eraan komen?
Waarom moeten we überhaupt veranderen?
Een van de redenen dat je een nieuw ERP-systeem implementeert, is waarschijnlijk: slimmer werken in minder tijd. Dat houdt in dat processen en taken op de financiële administratie gaan verschuiven, veranderen of verdwijnen. Dit zorgt voor onzekerheid, medewerkers gaan zich zorgen maken over de werkverdeling en vragen zich af waarom het überhaupt moet veranderen?
Hoe stap je over deze valkuil heen of klim je er weer uit?
Wanneer medewerkers niet worden meegenomen in het proces en dus niet betrokken raken bij de verandering, bestaat de kans dat zij zich gaan verzetten. Dit resulteert in een trage adoptie en uiteindelijk het ontwijken van gebruik van het nieuwe systeem. Dat wil je natuurlijk voorkomen.
Heldere en gestructureerde communicatie helpt jou om jouw organisatie mee te nemen gedurende het gehele project. Een duidelijk communicatieplan ondersteunt jou met het proactief delen van informatie. Dit gaat veel verder en is veel uitgebreider dan ik in deze blog kan laten zien. Toch neem ik je met wat tips mee in wat communicatie en verandermanagement in het project voor jou kunnen betekenen.
Communicatieplan geeft houvast
Een communicatieplan helpt bij een succesvolle adoptie van jouw nieuwe ERP-systeem. Frequente, duidelijke communicatie, via diverse kanalen, voor de juiste doelgroep en op het juiste moment, houdt medewerkers geïnformeerd en betrokken. Dit vermindert onzekerheid en weerstand. Door bovendien feedback en vragen te faciliteren, voelen medewerkers zich meer betrokken bij de aanstaande verandering, wat leidt tot een soepelere overgang en een beter eindresultaat.
We geven 5 tips om hoe je jouw organisatie hiermee betrokken houdt:
Tip 1: Neem de organisatie mee in de verandering
Geef regelmatig presentaties voor de hele organisatie om zo de noodzaak en de voordelen van de nieuwe software uit te leggen. Dit helpt om de visie duidelijk te communiceren en zorgt ervoor dat iedereen begrijpt waarom de verandering nodig is. Dit biedt de medewerkers de gelegenheid om vragen of zorgen te uiten en deze aan te pakken.
Tip 2: Plaats updates op het intranet
Gebruik het intranet als een centrale bron voor updates over de voortgang van de implementatie. Met artikelen en updates blijft iedereen op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en mijlpalen. Wanneer medewerkers zien dat vooruitgang wordt geboekt en hun feedback wordt gehoord, zorgt dit naast transparantie voor een hogere betrokkenheid.
Tip 3: Maak het een agendapunt op maandelijkse afdelingsoverleggen
Zorg ervoor dat de voortgang en impact van het ERP-systeem een vast agendapunt zijn op de maandelijkse afdelingsoverleggen. Dit biedt een gestructureerde gelegenheid om updates te delen, vragen te beantwoorden en eventuele problemen direct aan te pakken. Door deze regelmatige interactie wordt de betrokkenheid van de afdelingen vergroot en blijft de verandering top-of-mind bij alle medewerkers.
Tip 4: Gebruik blogs om processen toe te lichten
Publiceer regelmatig korte blogs die specifieke aspecten van het ERP-systeem of gerelateerde processen toelichten. Blogs kunnen ook praktische tips en best practices bevatten, waardoor medewerkers zich beter voorbereid voelen en meer vertrouwen krijgen in het gebruik van het nieuwe systeem.
Tip 5: Schakel een verandermanager in
Verwacht je veel weerstand in de organisatie? Dan kan het waardevol zijn om een ervaren verandermanager in te huren om de communicatie en het veranderproces te begeleiden. Een verandermanager kan helpen om een coherent en strategisch communicatieplan op te stellen, ervoor zorgen dat alle betrokkenen op de juiste manier worden geïnformeerd en dat eventuele weerstand effectief wordt gemanaged. Hun expertise kan de transitie versoepelen en de kans op een succesvolle adoptie van de nieuwe software vergroten.
Wacht niet tot er weerstand ontstaat
Voor jouw organisatie is het implementeren van een nieuw financieel systeem en de communicatie daaromheen geen dagelijks werk. Door tijdig hulp in te schakelen bij zo'n groot project creëer je rust, overzicht en tijd.
Solmate heeft de expertise om je proactief te ondersteunen bij inrichtingsvraagstukken, houdt je doelstellingen scherp, en zorgt dat de organisatie wordt meegenomen in het hele traject. We kennen het klappen van de zweep en zijn experts in implementaties, zowel aan de leverancierskant als aan de klantkant.
