De laatste tijd leven wij in een wereld waarin wij vaker dan ooit thuiswerken. Ik ben ervan overtuigd dat onze thuiswerkplek het ‘nieuwe normaal’ wordt en dat in het licht daarvan het automatiseren van de informatiestroom een nog belangrijkere rol gaat spelen. Van (handmatig) informatie halen gaan we naar (automatisch) informatie brengen.
Van halen
Bij het aanmaken van een inkooporder moet de beoordelaar voorzien worden van onderbouwende informatie zodat hij/zij een juist besluit kan nemen. Hierbij kun je denken aan documenten die de basis zijn van de inkooporder zoals een offerte, mail of een Word-document. Nadat alle informatie verzameld is en als één bijlage gekoppeld is aan de inkooporder wordt deze digitaal ter goedkeuring aangeboden. De beoordelaar kan de order dan evalueren op basis van de documenten en de informatie die daarbij aanwezig is.
Een belangrijke vraag kan de beoordelaar niet direct beantwoorden. Namelijk: is er voldoende budgetruimte om de bestelling bij de leverancier te plaatsen? Hiervoor moet de beoordelaar vaak een apart overzicht opvragen om te controleren of er voldoende budget is. Tussen het moment dat de inkooporder aangemaakt is en het beslissingsmoment kan enige tijd zitten, waardoor er mogelijk niet voldoende budgetruimte meer over is om de order goed te kunnen keuren. Bovendien kost dit traject ook (onnodig) veel tijd van de beoordelaar.
Naar brengen
Dit heeft mij aan het denken gezet of het mogelijk is om, naast de gebruikelijke informatie, de beoordelaar te informeren over de budgetruimte die bestond op het moment dat de inkooporder ter goedkeuring werd aangeboden. Het antwoord op deze vraag is Ja.
Zoals mijn collega Mark Poll in zijn blog “Workflow, sleutel tot foutloze administratie” schreef kan de workflow van Unit4 Financials namelijk breder ingezet worden dan gebruikelijk is.
Om de beoordelaar te informeren over de budgetruimte dienen de volgende aandachtspunten te worden behandeld:
- Bepalen van de juiste definities
Het bepalen van de juiste definities is belangrijk. Het veroorzaakt miscommunicatie als de definitie van het begrip budgetruimte niet voor iedereen helemaal helder is. De budgetruimte is het resultaat van het budget minus alle harde en zachte verplichtingen, reserveringen en de gefactureerde orders. Deze bedragen kunnen worden vastgelegd in zogenaamde “vrije velden”. - Eliminatie van het effect van het voorgaande begrotingsjaar
Hier valt te denken aan de situatie rondom de jaarwisseling. Er zijn mogelijk goedgekeurde orders die nog niet gefactureerd zijn door de leveranciers en/of orders die intern nog niet goedgekeurd zijn.
De waardes van bovengenoemde velden kunnen, op het moment dat de order ter goedkeuring is aangeboden, worden bepaald en vastgelegd in het orderdocument. Hiermee heeft de beoordelaar alle noodzakelijke informatie om een beslissing te nemen.
Door gebruik te maken van deze oplossing breng je de informatie direct naar de beoordelaar en voorkom je veel handmatige handelingen.
Meer weten?
Wilt u meer weten over deze oplossing of een andere toepassing van workflow, neem dan contact op.
