Succesvolle implementatie van een ERP-systeem is niet één, twee, drie gepiept. Hier gaan een aantal processen aan vooraf, zoals systeemintegratietesten (SIT) en gebruikersacceptatietesten (GAT). Na goedkeuring van beide testen, wordt een vrijgave advies uitgebracht om live te gaan.
Ik ben Petra Kroos-Kerpershoek, consultant bij Solmate en in die hoedanigheid heb ik ook vaak als testcoördinator gewerkt. In deze blog neem ik je mee in de fase na de goedkeuring van de SIT: de gebruikersacceptatietesten. Hoe zet je deze op en hoe pak je het aan? Hoe voer je ze uit? En hoe stel je vervolgens het vrijgave advies op? Je leest onze aanpak in deze blog.
Opzet van de GAT binnen Unit4 ERP
Voordat we beginnen met de gebruikersacceptatietesten, kijken we naar de openstaande bevindingen vanuit de systeemintegratietesten. Dat is belangrijk, zodat dezelfde bevindingen niet opnieuw terugkomen in de GAT. Na een akkoord op de SIT, kunnen we starten met de GAT.
De GAT zijn bedoeld om het gehele proces van de verschillende werkstromen binnen ERP te testen. De verschillende werkstromen binnen ERP zijn:
- R2R: Record to Report/Registreren tot Rapporteren
- S2C: Sales to Cash/Verkoop tot Ontvangst
- B2C: Budget to Control/Budget tot Controle
- P2P: Procure to Pay/Bestellen tot Betalen
- PLC: Project Life Cycle/Projecten levenscyclus
- FA: Fixed Assets/ Activa
Testplan van de GAT binnen Unit4 ERP
In het testplan staan onder meer een planning en hoe de testen uitgevoerd moeten worden. Ook inventariseren we wie gaat testen. In de planning wordt vastgesteld op welke dagen de trainingen plaatsvinden en in welke periode wordt getest. Hierop volgt een specifieke planning: wie gaat wanneer testen? Ook de testruimtes worden alvast gereserveerd.
Testcases maken
Per werkstroom worden er testcases opgesteld. Hierbij schrijven we handleidingen met daarin gedetailleerde informatie voor de testcases. Zo hoeft de tester niet eerst uit te zoeken hoe hij of zij een actie moet uitvoeren. Het is belangrijk dat alle stappen die de eindgebruiker doet bij normale werkzaamheden, voorkomen in de testcases.
Per werkstroom is er een Quick Reference Guide voor Unit4 opgesteld. Deze gebruiken we als leidraad voor het opstellen van de testcases en de handleiding. Waar nodig vullen we de informatie aan.
Testcases en bevindingen van de GAT in Excel
De testcases worden vaak opgesteld in Excel. De organisatie kan ervoor kiezen om de testcases volledig in Excel op te stellen én om daar ook de bevindingen in vast te leggen. De tester mailt zijn of haar bevindingen en de bijbehorende printscreens naar een centrale mailbox. Vervolgens legt de testcoördinator deze vast in DevOps. Ook wijst de coördinator een behandelaar toe.
Bevindingen kunnen daarnaast via een andere route worden verwerkt. Bijvoorbeeld door een format van Unit4 in te lezen in DevOps. De tester kan vanuit DevOps de testcases beoordelen en gelijk een bug aanmaken bij een bevinding. Deze bug, inclusief printscreens, wordt toegewezen aan de functioneel beheerder. Deze methode heeft mijn persoonlijke voorkeur, omdat het minder foutgevoelig is. Ook ligt de gehele testfase vast op één plek.
Een dag van gebruikersacceptatietesten
De testcases zijn opgesteld, de handleidingen zijn geschreven en de trainingen zijn gevolgd. Het testen van de werkstromen kan beginnen!
De testdag begint met een dagstart. De testcoördinator legt uit hoe de testen gedaan moeten worden en waar en hoe de bevindingen worden vastgelegd. Ook vertelt de coördinator wat te doen als de testers ergens niet uitkomen.
Tijdens het testen is de testcoördinator aanwezig om vragen te beantwoorden. Er is vaak een functioneel beheerder bij die, als dat mogelijk is, een bevinding gelijk kan oplossen. Daarnaast vind je op een testdag ook key-users. Dat zijn gebruikers die al ervaring hebben met ERP door bijvoorbeeld de systeemintegratietesten.
Het einde van de dag wordt afgesloten door de testcoördinator. De volgende dag staat er een nieuwe groep testers klaar voor de nieuwe ronde tests. De GAT vinden plaats op de geplande testdagen. De gehele testperiode duurt meestal twee tot zes weken.
Het afronden van de GAT
Na het uitvoeren van de testen van alle werkstromen, is er ruimte gereserveerd voor het oplossen van de bevindingen. Bij iedere bevinding hoort:
- Een status
- Een prioriteit
- Een tag
- Een ID-nummer
Met deze onderdelen maken de testcoördinator en functioneel beheerder query's. Zo worden de bevindingen en hun status inzichtelijk. Op deze manier worden de problemen met prioriteit als eerste opgelost. Hiermee kan er een akkoord worden gegeven op het vrijgave advies Unit4 ERP. Problemen met minder prioriteit kunnen soms na de GAT of de livegang nog worden opgelost.
Vrijgave advies Unit4 ERP
In het vrijgave advies worden het testdoel, de testfase, het advies, de resultaten, de bevindingen en de risico’s vastgelegd. Wordt er een positief advies afgegeven? Dan is één van de belangrijkste stappen genomen om live te gaan met het Unit4 ERP-systeem.
De expertise van Solmate gebruiken?
Solmate is gespecialiseerd in de implementatie en integratie van Unit4 ERP(x). Wil jij weten wat we voor jou kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op. Dan kijken we samen naar de mogelijkheden.
