De verborgen kosten van een 'as-is' upgrade

Het is maar al te verleidelijk als je gaat upgraden met een systeem: "We kiezen voor een as-is upgrade, met minimale kosten." Op zich is dit ook een logische keuze als de upgrade wordt gestuurd door technische redenen, zoals aflopend support, onafhankelijkheid van onderliggende operating systems of middleware. In dergelijke gevallen voldeed het systeem aan de wensen van de gebruikers en wordt de upgrade vaak gezien als een pure kostenpost. Voor een keer kan het ook geen kwaad om een upgrade zo op te pakken. Als dit echter de standaard wordt voor upgrades, dan nemen de verborgen kosten toe.

De tijd dat bedrijven iedere vijf jaar hun hele IT-landschap op de schop namen is gelukkig voorbij. IT-systemen zijn tegenwoordig dusdanig in de organisatie verankerd, dat het belangrijker is het systeem continu optimaal in te zetten, dan om periodiek een nieuw systeem te implementeren. Door de bestaande systemen echter alleen technisch te laten meegroeien met de organisatie en niet de nieuwe mogelijkheden van de nieuwe versies in te zetten, neemt de toegevoegde waarde van het systeem door de tijd niet toe. Dat is zonde, want juist het periodiek implementeren van deze nieuwe opties maakt dat de organisatie optimaal wordt bediend.

Latente behoeften van de medewerkers in verschillende lagen van de organisatie worden vaak niet concreet benoemd en geregistreerd. Als bij nieuwe versies geen aandacht wordt besteed aan wat de nieuwe versie aan extra mogelijkheden biedt, dan zullen de gebruikers ook steeds minder de neiging hebben om hun wensen kenbaar te maken. Ook zijn zij onvoldoende op de hoogte van wat de bestaande systemen nog meer voor hen kunnen betekenen. Daarnaast geeft het management met haar keuze voor as-is upgrades een signaal af dat procesoptimalisatie en verbetering van systeemgebruik geen prioriteit heeft. Dit dempt de interne innovatie zonder dat dit direct zichtbaar wordt.

Door als management ervoor te kiezen de extra mogelijkheden van nieuwe versies van bestaande systemen actief te beoordelen op bruikbaarheid in de organisatie, worden medewerkers gestimuleerd actief te blijven zoeken naar verbeteringen in hun handelen. Dit levert op termijn veel meer op dan de extra kosten die het implementeren hiervan met zich meebrengen.