Is een voorlopige jaarafsluiting in Unit4 Financials (Coda) mogelijk?

Het nieuwe jaar is al enkele maanden onderweg en de lente is in aantocht. Vanuit mijn ervaring als assistant financial director weet ik dat het begin van het jaar altijd een drukke periode is vanwege het voorbereiden van de jaarrekening. Over enkele maanden wordt het boekjaar 2016 afgesloten.

Het jaarafsluitingsproces is een standaard functionaliteit binnen Unit4 Financials. Dit proces is onomkeerbaar. Hierdoor wachten organisaties vaak tot de jaarrekeningen zijn gedeponeerd om het boekjaar af te sluiten.

Totdat het jaar is afgesloten, dienen eventuele wijzigingen op de stambestanden van een rapport te worden verwerkt. Is in uw rapport een verwijzing opgenomen naar de openingsbalans door middel van een relatieve jaarperiode (bijvoorbeeld +000/0)? Dan dient u deze verwijzing aan te passen op één van de volgende manieren:

• Een hard gecodeerde jaarperiode (bijvoorbeeld 2016/0)
• Een relatief gecodeerde jaarperiode (bijvoorbeeld -001/0)

De reden van deze wijziging is dat de beginbalans pas ingevuld wordt na het afsluiten van het boekjaar. Nadat het jaar is afgesloten dienen deze wijzigingen ongedaan gemaakt te worden, aangezien de openingsbalans van 2017 dan is gevuld.

Ik heb mijzelf vaak afgevraagd of een voorlopige jaarafsluiting binnen Unit4 Financials te realiseren is. Na enig speurwerk blijkt het inderdaad mogelijk te zijn om met de standaard functionaliteiten van Unit4 Financials een jaar voorlopig af te sluiten.

Deze functionaliteit biedt de volgende voordelen:

• Transacties boeken in meerdere boekjaren;
• Automatisch berekenen van de voorlopige openingsbalans;
• Automatisch berekenen van het voorlopige resultaat;
• Efficiënter omgaan met de rapporten;

Door gebruik te maken van deze optie is het mogelijk om al vroeg in het jaar over een beginbalans te beschikken. Het voordeel daarvan is dat u niet hoeft te wachten op de accountantscontrole. Om dit te realiseren dient er een éénmalige aanvulling in de Unit4 Financials inrichting te worden gecreëerd.

Bent u nieuwsgierig naar deze functionaliteit of wenst u functionele en/of technische ondersteuning bij de voorbereiding van de jaarafsluiting?

Neem dan vrijblijvend contact op met Solmate.