Ben je vanwege Corona tot nu toe coulant geweest met aanmaningen en het in rekening brengen van extra kosten? Dan zou daar weleens verandering in kunnen komen nu de overheid de regels gaat versoepelen. Of je nu in de publieke of commerciële sector opereert; dit is een goed moment om te kijken naar de module Collection Fees van Unit4 Financials.
Collection Fees is begin dit jaar beschikbaar gekomen voor versie 14 en 15. Het breidt de standaard functionaliteit voor aanmaningen in Unit4 Financials uit met de mogelijkheid om kosten in rekening te brengen voor het invorderen van facturen, waarvan de betalingstermijn is verstreken.
Wij beoordelen het product. Werkt het zoals verwacht en hoe gebruikersvriendelijk is het?
Hoe werkt Collection Fees?
Voor ieder stambestand aanmaning kan worden vastgelegd of en hoe incassokosten en rente worden berekend en in rekening worden gebracht.
Deze verwerking van de incassokosten loopt via een achtergrondproces. Dit proces berekent voor ieder ‘bevestigd’ aanmaanvoorstel de kosten. Eventueel boekt Collection Fees tevens de kosten- en rentejournaalposten.
De rente en kosten worden in gecontroleerde tabellen weggeschreven. Deze tabellen kunnen vervolgens gebruikt worden voor het opnemen van de rente en kosten in de herinnerings- en aanmaanbrieven.
Schematisch ziet dit er zo uit:
Rente
Als je gebruik wil maken van de berekening en het boeken van deze rente, dan geldt hiervoor de volgende methode van renteberekening.
De inrichting van het stambestand rente kan er als volgt uitzien.
Kostenberekening
De kosten worden berekend onder de volgende voorwaarden:
- Invorderingskosten worden berekend indien een document in een aanmaanbrief is opgenomen en de vervaldatum verstreken is.
- Voor berekening van de kosten worden alle documenten die in één brief zitten en waarvoor nog geen kosten zijn berekend meegenomen.
- Voor het totaal van de documenten wordt de kostenstaffel toegepast die van toepassing is op de aanmaandatum.
- Als het berekende bedrag lager is dan een ingesteld minimum of hoger dan een ingesteld maximum, dan wordt dit minimum of maximum toegepast.
- De berekende kosten worden naar rato van de documentbedragen toegerekend aan de documenten.
Algoritme inrichten
In het menu Extension zijn de volgende opties beschikbaar:
Door in dit menu te kiezen voor Kosten kun je het algoritme inrichten op basis waarvan kosten berekend moeten worden.
De invorderingskosten kunnen vervolgens in 3 soorten ingericht worden, namelijk:
- Publieke sector dwangbevelen
- Publieke sector kosten
- Commerciële sector kosten
De module Collection Fees is dus niet alleen geschikt voor de publieke sector, zoals gemeenten en provincies, maar kan ook gebruikt worden in de commerciële sector.
Hieronder zie je een voorbeeld van de inrichting van aanmaankosten in de publieke sector. Hierbij wordt bij openstaande vorderingen tot een bedrag van € 454,- een bedrag van € 8,- in rekening gebracht. Vanaf € 454,- is dit bedrag € 17,-.
En hieronder een voorbeeld van commerciële kosten, waarbij zowel rekening wordt gehouden met grensbedragen, procentuele kosten en minimum en maximum bedragen.
Algoritme koppelen aan aanmaanfase
Nadat de kostenalgoritmes zijn ingevoerd, gaan we dit koppelen aan een specifieke aanmaanfase. Dit kun je doen in het menu Invordering.
Stel dat het een aanmaanrun met 3 fases betreft.
- Fase 1 is een herinnering, waarvoor geen incassokosten in rekening hoeven te worden gebracht.
- Fase 2 betreft een aanmaning, waarvoor aanmaankosten in rekening moeten worden gebracht die ook daadwerkelijk geboekt moeten worden.
- Fase 3 betreft een dwangbevel, waarvoor aanmaankosten in rekening moeten worden gebracht die ook daadwerkelijk geboekt moeten worden.
De inrichting voor de eerste twee fasen ziet er dan als volgt uit.
Indien voor aanmaningen rente en kosten zijn ingesteld, dan kun je dit op aparte documentcodes laten boeken. Op deze manier is het onderscheid tussen kosten en rente duidelijk zichtbaar in de boekhouding.
Het rente- en kostendocument krijgen altijd een verwijzing naar het originele document en kun je op die manier ook samen met het brondocument opvragen.
Het automatisch boeken of berekenen van de aanmaankosten en rente wordt uitgevoerd via een achtergrondtaak op basis van de aanmaanrun die eerder is uitgevoerd. Deze taak ziet er als volgt uit:
Nadat de taak is uitgevoerd, zijn de invorderingskosten beschikbaar om af te drukken op de herinnering of aanmaning.
Conclusie
De werking van Collection Fees is eenvoudig en eindgebruikers hoeven hier weinig voor te doen. Alle acties vinden namelijk op de achtergrond plaats. Qua gebruikersvriendelijkheid zit dit proces daarom prima in elkaar.
Het inrichten van de module Collection Fees is eenvoudig en kost eveneens niet veel tijd. De stambestanden van kosten, rente en invordering richt je snel in. Meer aandacht gaat naar de processen rondom Collection Fees die als doel hebben om de invorderingskosten ook daadwerkelijk op een aanmaning te kunnen afdrukken. De Collection Fees tabellen moeten namelijk gekoppeld worden aan de aanmaantabellen van Unit4 Financials. Ook moet je een nieuw stambestand opmaaktype aanmaken en afdrukformaten aanpassen. Het is verstandig om deze werkzaamheden door een ervaren beheerder of consultant uit te laten voeren, zodat dit optimaal werkt.
In het verleden had ik persoonlijk nog wel wat kanttekeningen bij de gebruiksvriendelijkheid en de werking van deze module. Maar de vernieuwde module is echt een verrijking voor Unit4 Financials gebruikers die veel te maken hebben met invorderingen.
