Stap 2: SOW en offerte
Op basis van de resultaten uit de CMA zorgt Unit4 voor een offerte. Daar zit ook een SOW (Statement of Work) bij, waarin precies staat wat je van Unit4 mag verwachten en Unit4 van jou verwacht.
Stap 3: Maatwerk en Interfaces
Als klant zul je er zelf voor moeten zorgen dat maatwerk en interfaces worden vervangen. Dit kan met standaardoplossingen of door aanpassingen door te voeren die voldoen aan de eisen die Unit4 hieraan stelt. Het is een belangrijke factor in het gehele proces. Wanneer dit niet zorgvuldig wordt afgewogen, dan kan dit de doorlooptijd van de Cloud-transitie nadelig beïnvloeden. Solmate kan je hierbij natuurlijk ondersteunen.
Stap 4: De overeenkomst is getekend, en dan?
Na het ondertekenen van de overeenkomst met Unit4 leveren zij 3 omgevingen op, die bestaan uit een Applicatie- en een Database server:
- PREV – Testomgeving
- ACPT – Acceptatie omgeving
- PROD – Productie omgeving.
Als klant lever je een database aan, op een door Unit4 hiervoor beschikbaar gestelde onboarding server. Unit4 zorgt voor de upgrade naar de meest recente versie van de Continuous Release en plaatst de geüpgradede database op de PREV- en eventueel ook op de ACPT- en PROD-omgevingen.
Wat betekent dit voor jouw Unit4 Financials by Coda systeem?
Wat deze overgang naar de Cloud voor jou betekent, hangt deels af van de huidige status en inrichting van jouw financiële systeem. Denk bijvoorbeeld aan de versie van Unit4 Financials by Coda die je gebruikt en de mate waarin maatwerk of interfaces zijn toegepast. Deze twee belangrijke factoren leggen we hieronder uit.
1. De Financials (CODA) versie die je momenteel gebruikt
- Wanneer je al gebruikmaakt van de Continuous Release, dan kan over het algemeen een vrij eenvoudige lift en shift plaatsvinden. Dat betekent dat je database wordt opgepakt en in de Cloud wordt gezet. Als het nodig is, volgt er nog een upgrade naar de meest recente kwartaal release.
Is je huidige inrichting voorzien van maatwerk en interfaces, dan is dat een bepalende factor voor hoe de shift zal verlopen. - Gebruik je versie 14 of een oudere versie van Unit4 Financials by Coda, dan zal tijdens de Cloud-transitie ook een upgrade naar de meest recente release van de Continuous Release moeten plaatsvinden.
Gebruik je daarnaast Financials by Coda in combinatie met een Oracle-database? Dan moet er een migratie naar Microsoft SQL server uitgevoerd worden. Onze Unit4 consultants kunnen je hierbij ondersteunen.
2. Het gebruik van maatwerk en/of interfaces
- Het is essentieel dat in dit voorbereidende proces inzichtelijk wordt welk maatwerk of welke interfaces er binnen Unit4 Financials by Coda gebruikt worden.
- Interfaces die gebruikmaken van de direct database benadering zullen, als ze daar nog geen gebruik van maken, aangepast moeten worden tot het gebruik van webservices.
- Indien je daarnaast een reporting tool, zoals Cognos, gebruikt dan is dat in de Unit4 Cloud niet langer toegestaan en zal er een replica database aangeschaft moeten worden, waar direct access wel mogelijk is.
Waar kun je bij zo’n grote migratie op letten?
In de praktijk is een overstap altijd complexer dan je denkt. Ook met een goede voorbereiding zijn er zaken die onverwacht je aandacht kunnen vragen tijdens de overstap. Dat kan variëren van uitval van collega’s of partners tot aan andere externe invloeden die naast de migratie invloed hebben op het verloop van je proces. Denk ook aan resources die niet tijdig beschikbaar zijn, waardoor vertraging ontstaat. En niet te vergeten: dagelijkse werkzaamheden die voorrang krijgen, waardoor de voorbereiding van de migratie verschoven dient te worden.
Rondom de migratie zelf zijn er ook aandachtspunten. Bij de inventarisatie die vooraf aan de migratie plaatsvindt, kan het niet benoemen van die ene uitzondering kostbare gevolgen hebben. De migratie kan vastlopen, omdat er een ‘onbekende’ functie opduikt. Ook kunnen er extra functionaliteiten of wijzigingen worden doorgevoerd, als die tijdens het proces nodig blijken te zijn. Neem daarnaast het testen, de functionaliteiten en interfaces serieus. Hoe doelgerichter je test en ontdekt waar nog verfijning nodig is, hoe meer tijd en geld je ermee bespaart.
Ondersteuning bij de migratie door Solmate kan zorgen voor een soepelere overgang. Vraag je ondersteuning tijdig aan. Voor koppelingen met andere systemen is vaak een andere partij nodig. Hierdoor heb je snel met meerdere partijen te maken en die moeten allemaal in de juiste volgorde hun werk doen. Plan daarom je tijdsloten ruim van tevoren in en reken op extra doorlooptijd.
Vragen of meer informatie?
Heb je vragen of wil je meer informatie over de migratie van on-premises naar de cloud? Neem dan contact op met Carlo Rolle of Peter Vu.
