Negenhonderd gebruikers van drie gemeenten maken op 1 januari 2020 gebruik van Unit4 Financials

De Connectie is het shared service center van de gemeenten Rheden, Arnhem en Renkum. De jonge organisatie koos voor Unit4 Financials als centraal financieel systeem voor álle aangesloten partijen. Project- en programmamanager Erwin Braskamp is verantwoordelijk voor de implementatie van het systeem. Ook draagt hij zorg voor het harmoniseren van de financiële processen en de managementinformatie. Braskamp vroeg Unit4-expert Solmate om voor de nodige kennis, expertise en ondersteuning te zorgen zodat de keiharde deadline gehaald kan worden.

De gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden richtten in de zomer van 2017 De Connectie op.
De Connectie is een shared service center dat de bedrijfsvoering van de drie gemeenten verzorgt. Naast de drie gemeenten bedient De Connectie ook verschillende andere publieke organisaties zoals de Vervoersorganisatie Regio Arnhem Nijmegen. De dienstverlening van De

 Connectie varieert van inkoop en aanbesteding, belastingen en facilitaire zaken tot digitale informatievoorziening, administratie en ICT. In totaal werken er zo’n vierhonderd professionals voor het bedrijf. 

Unit4 Financials

Ook de administratie en het beheer van de financiële systemen van de aangesloten gemeenten en enkele andere partijen worden door De Connectie verzorgd. Om dit kostenefficiënt te kunnen doen, was het zaak om de verschillende financiële systemen samen te brengen in één enkel systeem en álle verwante processen te harmoniseren en te standaardiseren. Dat klinkt eenvoudiger dan het was. “Elke gemeente heeft zijn eigen financiële systeem”, vertelt project- en programmamanager Erwin Braskamp. “Na een zorgvuldige aanbesteding koos De Connectie voor Unit4 Financials als centrale financiële oplossing. Unit4 Financials kwam als beste uit de bus als het gaat om de verhouding tussen prijs en kwaliteit.” Ook van belang was de behoorlijke ervaring die Unit4 binnen de overheid heeft opgebouwd. Zo is voor Unit4 Financials een praktische standaard template beschikbaar waarmee lokale overheden een vliegende start kunnen maken: de Basisinrichting Lokale Overheden (BiLO). Braskamp: “Met Unit4 Financials haal je een flexibel topproduct in huis. Deze blokkendoos moet je wel eerst helemaal inrichten. Dankzij de voorgeconfigureerde BiLO-template kun je heel snel aan de slag.”

Implementatie, harmonisatie en inzicht

Braskamp werd aangetrokken om de implementatie van het systeem te organiseren en te zorgen voor procesharmonisatie en managementinformatie. Niet de meest eenvoudige klus. “Je hebt te maken met allerlei verschillende stakeholders. Daar komt nog bij dat je ook in een politiek landschap opereert waarin aan de gemeenteraden verantwoording wordt af afgelegd. Daarnaast moesten medewerkers ook op een andere manier gaan werken. Ook dat kan soms uitdagend zijn.” Toch vormt al die complexiteit voor Braskamp geen enkel bezwaar. “Ik vind het een uitdaging om binnen die complexiteit te zoeken naar oplossingen.” Braskamp werkte tien jaar bij Deloitte, begon daarna voor zichzelf en is al meer dan 25 jaar werkzaam in gemeenteland. De expert op het gebied van gemeentelijke bedrijfsvoering combineert begrip van gemeentelijke processen met financiële kennis en IT-expertise. Precies waar De Connectie om vroeg.

Behoefte aan kennis en expertise

“Al vrij snel werd duidelijk dat we niet genoeg kennis en expertise van Unit4 Financials in huis hadden om een volwaardig gesprekspartner te kunnen zijn voor de aanbestedende partij. Die kennis moet je wel in huis hebben. Daarnaast is het goed om een intermediair te hebben; iemand die de brug slaat tussen de gemeente en de leverancier. Een partij die ook voor contra-expertise kan zorgen. Daarom besloten we Solmate in te schakelen. Veel medewerkers van Solmate werkten voorheen bij Unit4. Bovendien kennen ze het gemeentelandschap.”

Aanvankelijk was het de bedoeling om op 1 januari 2019 van start te gaan met het nieuwe systeem. Die deadline bleek niet haalbaar. De nieuwe datum werd 1 januari 2020. Die deadline is harder dan hard. Tegen die tijd moeten alle aangesloten gemeenten over zijn. Braskamp twijfelt er niet aan dat die deadline gehaald wordt. Het projectteam heeft ervoor gekozen niet met een big bang live te gaan, maar steeds kleine stappen te zetten en de verschillende partijen één voor één aan te sluiten. In april ging de Vervoersorganisatie Regio Arnhem Nijmegen als eerste over. De relatief kleine implementatie - zes users, maar wél midden in het boekjaar - verliep gestroomlijnd. Nu zijn de drie gemeenten aan de beurt. Per 1 juni heeft Rheden als eerste gemeente het nieuwe financiële systeem in gebruik genomen. Daarmee kreeg het systeem er in één keer honderd gebruikers bij. De gemeenten Arnhem, Renkum en De Connectie zelf gaan per januari 2020 over. Uiteindelijk telt het systeem in totaal ruim negenhonderd gebruikers.” 

Belangrijkste mijlpaal

Braskamp heeft er alle vertrouwen in. “Die eerste implementatie was onze belangrijkste mijlpaal van het project. We hebben er geweldig veel van geleerd.” Het succes van zo’n implementatie zit hem overigens niet alleen in een succesvolle technische ingebruikname van het systeem. Ook de zachte kant moet kloppen. “Samen met Solmate hebben we instructiefilmpjes gemaakt, handleidingen ontwikkeld en opleidingen gegeven. Na de live-gang is er gedurende enkele weken een medewerker van Solmate aanwezig om collega’s te helpen en vragen te beantwoorden.” De eerste ervaringen op de werkvloer zijn positief. Braskamp: “We nemen afscheid van álle papieren processen. Met de invoering van Unit4 Financials werkt iedereen digitaal. Dat is natuurlijk spannend. Je verruilt je vertrouwde werkwijze en een financieel systeem waarvan je alle finesses kent voor iets nieuws. Gebruikers geven aan dat het even wennen is, maar dat ze vervolgens wel degelijk prima werken met het nieuwe systeem.”

Pragmatisch en oplossingsgericht

Solmate speelde een voorname ondersteunende rol in het project. “Solmate schakelt snel”, zegt Braskamp. “Ze zijn pragmatisch en oplossingsgericht. Dat is prettig. In de zomer van 2018 had ik met spoed iemand nodig omdat mijn eigen medewerkers overvraagd werden. Dat pakte Solmate direct op. Vervolgens heeft Solmate ons fantastisch ondersteund met het migratieproject. Ze hebben zich écht gecommitteerd aan onze deadlines. Sommige medewerkers werkten ’s avonds, in het weekend en soms zelfs op hun vakantieadres door om de deadlines te halen. Dat vind ik niet vanzelfsprekend, maar prettig is het wel, zeker voor mij als project- en programmamanager. De samenwerking met Solmate voelt als een partnerschap.”

Meer weten over De Connectie? Kijk op www.connectie.nl.